Nå framgång med optimerade processer

Att optimera interna processer innebär att kartlägga och utvärdera i syfte att effektivisera flödet inom verksamheten. För att säkerställa att utvecklingen fortskrider i takt med den konkurrerande marknaden behöver mål förtydligas och analyser genomföras med jämna mellanrum. Tack vare att de interna processerna ständigt optimeras kommer även all form av ärendehantering och flöde att effektiviseras. Ett effektivt flöde säkerställer att uppgifter utförs, samt att de utförs på ett korrekt sätt.

Värdet av processutveckling

Idag är det inte ovanligt att subprocesser av en verksamhet är ytterst funktionella, medan samspelet med resterande delar genererar i en bristfällig helhet. Processutveckling handlar i grund och botten om att optimera just helheten och se till att samtliga delar har det bästa möjliga flödet. Ett optimalt helhetsflöde resulterar i att företaget lättare kan identifiera var värdet skapas i verksamheten, vilket vidare kan utnyttjas när det kommer till kundfokus. Det är inte enbart effektivitet i det interna ärendehanteringssystem som behöver föreligga för att helheten ska vara gynnsam, utan även effektiviteten utifrån externa parters perspektiv. Det finns många fördelar med att optimera interna processer, inte bara som företaget har att hämta affärsmässigt, utan även för personalen och kunderna.

Från kartläggning till förbättring

För att kunna utveckla en process behöver företaget ha full koll på hur den faktisk ser ut. Detta genomförs med en grundlig kartläggning. Behovet av en kartläggning föreligger ofta, speciellt då företaget står inför stora förändringar såsom uppköp, förändring av ledningsgrupp, nya centrala system i verksamheten och dylikt. Genom en kartläggning kan företaget identifiera hur processen är utformad och således även analysera hur den kommande optimeringen av processen kan te sig.

När kartläggningen är genomförd kan företaget optimera flödet genom en processförbättring. Behöver någonting korrigeras eller elimineras helt och hållet? Finns det något som kan standardiseras i ärendehanteringssystemet, exempelvis med AI? Kan samordningen med kund eller leverantör förbättras? Med kartläggningen som grund för er analys kan ni skapa en intressant diskussion inom företaget över vad som kan göras för att processutveckla och uppnå ett optimalt flöde.

Viktigt att komma ihåg är att en processutveckling inte enbart innebär att se till dokumentation och flödesscheman. Det finns befintliga metoder och ideologier som ni kan inspireras av för att se helheten i processoptimering.

Metodiker för processutveckling

Det finns flera metodiker och teorier som kan användas för att optimera processer. Tre av dem etablerade är Lean, Sex sigma och Kaizen. Lean, syftar till att maximera kundvärdet och samtidigt minska resursslöseri. Detta utförs för att nå ett optimalt flöde för verksamheten. I Sex sigma är målet att spara resurser genom att minska på variationer i processen. Här ligger mindre fokus på logistik och flöden än i jämförelsevis Lean. En tredje metodik för processutveckling är det japanska begreppet Kaizen, som myntades av ingen mindre än Toyotas grundare. Genom Kaizen arbetar företaget mot ständig förbättring genom små handlingar och ingrepp, snarare än stora förändringsarbeten.

Oavsett tillvägagångssätt är det viktigt att ha i åtanke att metoden inte bör användas som mål för hur företaget ska karaktäriseras som helhet. Effekten blir med högst sannolikhet bättre genom att snarare betrakta ett tillvägagångssätt som en guide och verktyg för inspiration och utveckling.