Värdet av systemstöd för fakturering

Internfakturering – mer ansvar, mer kontroll

Internfakturering kan användas mellan divisioner eller avdelningar som ”köper” tjänster eller produkter av varandra. Ofta består processen av en köpande avdelning och en säljande avdelning, där den säljande avdelningen tar emot intäkterna på en gång – en smidig ärendehantering som stannar inom företaget. Att fakturera internt löser bland annat problem som kan uppstå inom organisationer som saknar styrning och riktlinjer när det kommer till internhandel. Det är relevant och förekommande för såväl privat som offentlig sektor.

När behövs internfakturering?

Att ha möjlighet till internfakturering kan vara fördelaktigt oavsett om det är nödvändigt i dagslägets ärendehanteringssystem eller inte. Nödvändigheten kan komma att bli aktuell när företaget minst anar det, exempelvis när en avdelning är i behov av en tjänst eller produkt som lönar sig att införskaffa internt. Att söka sig till andra företag för tjänster som redan finns inom företaget för att de, vid första anblick, är billigare kan vara missvisande. Företaget har trots allt kostnader för just denna tjänst. Att använda tjänsten internt kan därför bidra till att företaget tjänar på det mer än vad man kan tro, eftersom de fasta kostnaderna för tjänsten finns där för avdelningen oavsett. Intern fakturering kan även komma till pass vid ärendehantering mot extern part. På samma sätt som underkonsulter kan fakturera genom ett företag kan den interna avdelningen fakturera sitt arbete genom företaget mot extern part. När internfakturering blir mer förekommande förflyttas avdelningarna ifrån en central kostnadsmodell och låter dem ansvara mer för sina egna kostnader och funktioner.

Systemstöd och ABC-kalkyler

Självklart kräver internfakturering ett tillräckligt utvecklat systemstöd för att funktionen ska fungera samt att de interna fakturorna är lika integrerade i systemet som de externa fakturorna. För att dessutom veta hur mycket som ska faktureras och till vilken avdelning kan en kostnadskalkyl underlätta. Den traditionella påläggskalkyleringen går ut på att beräkna vad produktens självkostnad är genom pålägg för indirekta kostnader. En ABC-kalkyl, Activity Based Costing, baserar sig istället på aktiviteter. Med aktiviteter menas alla typer av händelser samt arbetsuppgifter med specifika mål, som produktdesign eller distribution av färdiga produkter. Omkostnader fördelas utifrån aktiviteter som skapar kostnader för avdelningen. Direkta kostnader, exempelvis material, fördelas fortfarande på produkten. Med en ABC-kalkyl kan avdelningarna enkelt se, utöver fasta kostnader, de aktiviteter som lånats ut avdelningarna emellan. ABC-kalkyler förekommer vanligen inom tillverkningsindustrin, eftersom dessa typer av kalkyler även inkluderar kostnader för företaget under produktionens process.

Funktionen ska hjälpa – inte stjälpa

Det är inte ovanligt att ansvaret som tillförs med internfakturering bidrar till ökad självständighet hos avdelningarna. Om företaget är i behov av internfakturering bör ni observera att det kräver att ni kan jonglera mellan omvärldsbevakning, att söka nya kunder, vårda befintliga kunder, ansvara för försäljning, administrativa uppgifter och mer.

Trots många fördelar bör företaget tänka igenom beslut för internfakturering innan det används. Internfakturering kan generera i missförstånd och oenigheter, exempelvis kring vilken avdelning som ska stå för vilka delkostnader, hur mycket tid som har lagts ned och liknande. Se till att internfaktureringen inte blir en arena för osämja, utan att det istället används för sina fördelar. Vid implementering av internfakturering är det därför av vikt att ha relationer och relationshantering i åtanke.