Nytt grepp satte fart på sommarrekryteringen.

När Elgiganten Logistik sökte semestervikarier inför sommaren, blev det Poolia som fick uppdraget att vaska fram rätt kandidater. Det blev ett lite annorlunda upplägg, som avslutades med att alla kandidater bjöds in till två effektiva halvdagar hos kunden. ”Har vi samma behov nästa sommar kommer vi att göra på exakt samma sätt” säger ekonomichef Lars Bergh som är mycket nöjd med resultatet.

Elgiganten Logistik har sitt distributionscenter strax söder om Jönköping, och levererar varor till varuhus och slutkunder i hela Norden. Personalstyrkan varierar över säsong – från ca 300 när det är som minst att göra, till det dubbla under högsäsong. Charlotte Järeby Hellman är kontorschef på Poolia i Jönköping och kundansvarig för Elgiganten Logistik;
”Vi har ju sedan tidigare konsulter på plats hos Elgiganten Logistik, och för en regelbunden dialog med dem. Därför föll det sig naturligt att ta upp hur de hade tänkt sig att göra med personal över sommaren. Så vi satte oss ner gemensamt redan i mars för att se över vilket behov de hade.”

Komplext uppdrag för skarpa studenter.
Elgiganten Logistik har fullt tryck över sommaren, samtidigt som många ur den egna personalen tar ut semester. Till viss del löser företaget detta med internrekryteringar, men behovet av extern rekrytering uppgick till tio konsulter från Poolia från mitten av juni och cirka tio veckor framåt.

”När vi bestämt oss för vilka profiler vi sökte började vi med arbetet att leta fram passande kandidater” berättar Charlotte. ”Vi tittar såklart på kompetens och egenskaper – men även personlighet är viktigt. I det här fallet åkte Martin Jelvestam, som är kandidatansvarig hos oss, ut till Jönköpings Tekniska Högskola. Där marknadsförde han tjänsterna under en arbetsmarknadsdag, och tog in intresseanmälningar. Samtidigt låg vi ute med en platsannons på hemsidan.”

Lars Bergh har goda erfarenheter av att använda sig av högskolestudenter:
”När man ska sätta sig in i ett relativt komplext arbete på kort tid är det en fördel att ha en eftergymnasial utbildning. Hos oss krävs mycket systemkunskap och personalen måste kunna ha ett helhetsperspektiv. Man måste kunna se vilka konsekvenser saker och ting får – till exempel om någonting går snett här, vad händer då senare i kedjan?”

Snabbt jobb gav positiv feedback.
Martin Jelvestam gick igenom alla ansökningar som kom in. De kandidater som var mest intressanta kontaktade han för att genomföra en personlig djupintervju. Resultatet av intervjuerna låg sedan till grund för vilka 14 som valdes ut till att gå vidare till sista steget.

”I normala fall går man ju tillväga så att man träffar kandidaterna en och en” berättar Charlotte. ”Men den här gången bestämde vi oss för att göra det sista urvalet på ett lite annorlunda och mer effektivt sätt – både för oss och för kunden.”
I stället för att göra som på traditionellt vis, delades kandidaterna nu in i två grupper som bjöds in till varsin halvdag hos Elgiganten Logistik. Väl på plats fanns det två representanter från Elgiganten som skötte intervjuerna parallellt. De som inte intervjuades fick titta på en film där de fick mer information om företaget. På plats fanns även Sara Nilsson, som är konsultchef på Poolia, för att prata med kandidaterna om vad det innebär att arbeta som uthyrd konsult hos dem.

”Du kan ju tänka dig hur lång tid det hade tagit att bara behöva dra företagspresentationen vid varje intervjutillfälle” säger Charlotte. ”Nu räckte det med en torsdagseftermiddag och en fredagsförmiddag så var vi klara med både presentationen och fjorton intervjuer.”

Lars tillägger:
”Jag tyckte det kändes jättebra! Alla kandidaterna fick exakt samma information och i pauserna samlades vi en liten stund och bjöd på frukt. Det gjorde att vi avdramatiserade själva intervjuförfarandet som ju annars kan kännas lite pirrigt. Jag har fått mycket positiv feedback, både från kandidaterna och från de som genomförde intervjuerna.”

Samarbete inför framtiden.
”Det var väldigt bra personer som vi fick in, så där ska Poolia ha en stor eloge för att de lyckades hitta så rätt redan från början” berättar Lars.
Av totalt 14 kandidater har 10 fått erbjudande om att gå in som konsulter över sommaren. Under maj månad får de ta del av ett introduktionsprogram hos Elgiganten Logistik, där de får information om arbetsplatsen och arbetsuppgifterna, följt av konkret utbildning i system, rutiner, etc. I början av juni, när skolan tar ett uppehåll, blir de första tillgängliga på heltid och då drar arbetet i gång på allvar. Men Lars ser inte att samarbetet måste stanna där:
”Förra sommaren var det flera av konsulterna som fick förlängt uppdrag över hösten. Och i dag, ett år senare, har vi fortfarande ett par konsulter från Poolia som är kvar hos oss. Vem vet vad som händer efter den här sommaren?”