Har processen kidnappat förhandlingen?

KRÖNIKA av Anna Lensmar-Friedman i Dagens juridik

Enligt statistik från International Association for Commercial & Contracts Managers, IACCM:s, årliga undersökning Top Terms in Negotiations upplever bara tjugosex procent av de 1 200 svaranden från både köpar- och säljarsidan globalt att rätt frågor diskuteras i förhandlingen.

Mängden data vi alla hanterar dagligen ökar. Att det numera finns experter på att systematisera och värdera data är därför inte förvånande. Användandet av så kallade sourcing advicers som med hjälp av beprövad metodik kan hantera stora mängder data och hjälpa beställaren att jämföra alternativ, förekommer idag inom så gott som samtliga branscher där utbudet av produkter och leverantörer är stort. Frågan är vad man missar när man tar en komplex verklighet och tvingar leverantörer att anpassa sig till mycket snäva svarsalternativ. Kommer man att se det bästa alternativet och hitta den optimala lösningen?

Många bolagsjurister har under de senaste åren stött på inköpsprocesser där man på säljarsidan skall svara på hur man ställer sig till givna villkor för transaktionen, klausul för klausul. Ofta är möjligheterna att svara begränsade till svarsalternativen ”Compliant” eller ”Not Compliant”.

Efterföljande förhandling med utvalda leverantörer tenderar att fokusera på de utestående ”Not Compliant”-klausulernas lydelse. Det medför förvisso att förhandlingen blir begränsad och tydligt jämförbar mellan olika leverantörer. Men det är inte så säkert att en hårt processtyrd förhandling möjliggör en optimal win-win/”expanding the cake”-lösning i Fisher/Ury´s anda. En förutsättning för en win-win-lösning var ju nämligen att parterna hade ett tillräckligt ömsesidigt förtroende för att exponera vad man vill ha ut av förhandlingen och ork att gemensamt finna lösningar som kunde tillgodose bådas intressen.

Mycket tyder istället på att de hårt styrda förhandlingarna tenderar att minska utrymmet för att hitta optimala lösningar. Statistik från IACCM:s årliga undersökning Top Terms in Negotiations visar att endast tjugosex procent av de 1200 svaranden från både köpar- och säljarsidan globalt upplever att rätt frågor diskuteras i förhandlingen, jämfört med vad som har störst påverkan på hur lyckad affären blir.

Bland de frågor som ägnas mest tid under förhandlingen återfinns i toppen sådana frågor som kanske oftast markeras som ”Non Compliant”, så vis hade man bättre kunnat reda ut vad som skulle levereras under avtalet  leverantörer.  sig till de givna svarsalternati till exempel Limitation of Liability, Indemnification, Price / Charge / Price Changes, Intellectual Property och Confidential Information / Data Protection.

De svarande skulle om de fick önska istället föredra att mest tid hade ägnats åt att förhandla Scope and Goals, Change Management, Communications and Reporting, Responsibilities of the Parties och Service Levels and Warranties. På så vis hade man bättre kunnat reda ut vad som skulle levereras under avtalet, på vilket sätt och kunnat undvika tvist.

Att metodiskt sålla i informationsflödet är nödvändigt men det gäller att som beställare ha ett öppet sinne för hur man kan tillgodose sina behov. Om man låter processen kidnappa förhandlingen och skapar en för snäv beskrivning av vad man söker så är det troligt att man får just det beskrivningen innehåller och går miste om andra lösningar man själv inte känt till eller kunnat formulera.

Anna Lensmar-Friedman

Poolia Legal