Digitaliseringen går trögt trots hårdnande regelverk, stora vinster och effektiva verktyg

Trots automatiserade processer i arbetsflödet inom revisions- och juristbranschen ligger denna bransch efter i sin digitalisering och det finns riskfyllda manuella moment kvar vid bland annat värdepappersdokumentering trots effektiva verktyg. Åtstramningar och omformuleringar i MAR och Aktiebolagslagen kan innebära kommande krav för både onoterade bolag och underbolag till börsnoterade bolag att redovisa digital dokumentation. Detta skapar konkurrensfördelar för snabbt adaptiva revisions- och advokatbyråer som RSM, MAQS, Delphi, Vinge och partners som Bolagsrätt. De sticker ut när det kommer till att digitalisera sina processer och är några av de första att erbjuda effektiv och säker digital värdepappers-dokumentering till sina kunder. De har därför fått berätta hur de tänker och agerar.

Vi lever i en värld där förändring och flexibilitet snabbt har blivit en naturlig och förväntad del i både vardagen och arbetet. Ny teknik och digitalisering förändrar och förenklar vårt sätt att leva och arbeta. Antalet nystartade företag slår nya rekord då det blir allt enklare och billigare att bilda aktiebolag. Fast-anställningar minskar och konsultuppdrag ökar, geografiska begränsningar raderas, flexi-kontor kombineras med hemkontor samtidigt som nya affärsmöjligheter öppnas och hela världen är en potentiell kund eller kollega för vilket företag som helst. Men det ställer ökade krav på våra system, rutiner om arbetssätt.

Digitalisering berör allt; från de interna systemen, till lösningen mot kund i företagets tjänsteerbjudande men också krav på att de tjänster man köper in externt erbjuder digitaliserade verktyg och arbetssätt. Alla företag kämpar i individuell takt framåt i sin digitalisering och ordet återkommer i varje uppdaterad version av affärsplanen. Om man inte har en kompetent, samarbetsvillig & affärs-fokuserad IT-avdelning är det lätt att tro att nya plattforms-implementeringar och digitala arbetssätt är något som bara kommer vara komplicerat och kostsamt och därför skjuts på framtiden. Den långsiktiga målsättningen att ha digitaliserat hela arbetsflödet i verksamheten och friktionsfritt sammankopplat alla delar i affärsprocessen för att på bästa sätt effektivisera affären känns då oändligt långt bort.

Men ju snabbare verksamhetsförändringar kunderna har, desto viktigare att revisions- och advokatbyråerna tar stöd av digitala verktyg för att säkerställa kvalité och eliminera manuella moment. Samma sak gäller för styrelser, att både ha kontroll på den expanderande verksamheten, som att hålla reda på de juridiska aspekterna och säkerställa att kvalitet, säkerhet och rutiner för dokumentation efterföljs. Lagar och förordningar för aktiebolag tar inte hänsyn till den mänskliga faktorn oavsett orsak. Ett manuellt misstag kan bli väldigt dyrt och smärtsamt.

Revision behöver förändras i takt med samhället
Revision kan beskrivas som ett kontrollerande organ som säkerställer att information är tillförlitlig och trovärdig. Således existerar revision för att fylla ett behov i samhället och därmed kan det också förväntas att revision behöver förändras i takt med att samhällets behov och efterfrågan förändras. FAR, Sveriges branschorganisation för revisorer, beskrev tidigt digitaliseringen som ett paradigmskifte inom revisionsbranschen och påpekade att de som blickar mot framtiden kan ligga steget före, undvika fallgropar och enklare tillvarata de möjligheter som möjliggörs. Det fortsatta ökandet av företagens komplexitet och storlek har medfört att riskexponering också stegrats vilket ställer ännu större krav på att revisionsbyråerna fortsätter utvecklas och erbjuder relevanta, värdefulla och mer effektiva tjänster. Flertalet finansiella skandaler sedan 2000-talets början, som exempelvis Enron-skandalen år 2001, har också påverkat kraven som ställs på revision, vilket triggade en regleringsfas inom revisionsbranschen.

Långt ifrån alla har lyckats maximera nyttan av den digitala utvecklingen och anpassa verksamheten. Många arbetsmoment sker digitalt, men vissa steg i processen sker fortfarande manuellt och lämnar stor risk för misstag. Teknik finns för att genomföra fler förändringar mot ett mer digitaliserat och automatiserat arbetssätt, men det går fortfarande trögt. Det kan bero på investeringskostnaderna men också på bristen av IT-kompetens eller en nytänkande och förändrings-benägen företagskultur.

Den digitala utvecklingen av revisionsbranschen leder också till skiftande organisationsstrukturer, vilket betyder förändrade kompetensbehov inom revisionsbyråerna. Digitaliseringen ger revisorerna mer tid åt rådgivning och eliminerar administration men kräver mer kvalificerad kunskap av rådgivaren och skapar ett kunskapsgap mellan universiteten och revisionsbyråerna som i vissa fall leder till att färre nyexaminerade personer anställs.

RSM, som är ett av världens största nätverk inom revision, skatt och rådgivning med fokus på medelstora ägarledda- och entreprenörs-drivna företag. De har 51 000 medarbetare i 123 länder som alla tillämpar samma metodik och principer. De är också rankade som en av Sveriges mest attraktivaste arbetsplatser vilket till viss del kan bero på sitt nytänkande och inkluderande företagskultur. ”Digitalisering behöver inte vara problematiskt och tungt att genomföra likväl som att innovationsarbete inte behöver komma från en ny revolutionerande teknik och innebära stora förändringar. För oss handlar innovationsarbete om att kontinuerligt hitta enkla och praktiska lösningar och förbättringar som underlättar vårt arbete genom att lyssna på vår personal och förstå var tidstjuvarna i det dagliga arbetet finns. Om den möjligheten till dialog inte finns, fastnar frustrationen hos varje individ och blir kanske aldrig löst. På samma sätt försöker vi skapa en kultur som utmanar gamla sanningar, omfamnar misslyckanden och firar både små och stora segrar. Det behöver inte alltid bli en perfekt lösning direkt utan man får starta i liten skala med ett problem som är lösbart, se över alternativen och sen våga testa,” berättar IT-chef Fredrik Högström på RSM.

Regelverken hårdnar och digital dokumentation poängteras
Henrik Kristensen är grundare av NVR, Nordiska värdepappersregistret, som är världsledande för sitt register av onoterade bolag. Han ser flera indikationer på att digital värdepappersdokumentering går mot att införas som standard även för oregistrerade aktiebolag.”För att belysa önskemål om ökad säkerhet, har Aktiebolagslagen omformulerats på punkten om krav på att föra aktiebok. Tidigare beskrevs kravet som ”ska föras i lösblad” till nuvarande formulering ”skall göras digitalt men får även föras i lösblad” vilket visar på ett kommande digitaliserings-krav även för svenska onoterade aktiebolag. Regelverket inom Marknadsmissbruksförordningen, MAR, som innehåller omfattande regler om förbud mot marknadsmissbruk, dvs. förbud mot insiderhandel, marknadsmanipulation och olagligt röjande av insiderinformation hårdnar succesivt. Det tyder på att det bara en tidsfråga tills det krävs att börsnoterade bolag med underbolag också ska redovisa korrekta aktieböckerna för dessa underbolag för att bibehålla sin börsnotering då underbolagen många gånger står för det största värdet i toppbolaget. Här finns det många bolag som har ett stort arbete att göra och som kan ta tid om det fattas information. Min rekommendation är att börsnoterade bolag snarast se över sina underbolags aktieböcker för att säkerställa att lagkraven följs då det annars kan få omfattande följder”, säger Henrik Kristensen, grundare av NVR.

Enkel och säker dokumentation med digital aktiebok
En digital aktiebok online säkerställer att det bara finns en uppdaterad och korrekt version av aktieboken och att de hårda lagkraven följs. Manuella dokument eller digitala filer på servern tenderar att försvinna eller skapas i olika versioner och då tar man en stor risk. Bolagsrätt är ett av Sveriges största samarbetspartner till advokat- och revisionsbyråer och tillhandahåller kvalificerad rådgivning inom aktiebolagsrätt och firmarätt. De är en känd och pålitlig leverantör av lagerbolag och tillhandahåller granskning och upprättande av bolagshandlingar samt tjänster inom snabbavveckling. ”Vi hanterar dagligen en stor mängd ärenden avseende bland annat bolagsbildning, nyemission av aktier, emission av teckningsoptioner och konvertibler, minskning av aktiekapital, fusion, gränsöverskridande fusion samt delning. NVR´s plattform för aktiebok ger oss och våra kunder en möjlighet att ta fram rapporter; såsom ägaröversikt, aktieöversikt och sammanställning av genomförda transaktioner. Vi har därför valt att implementera plattformen som ett alternativ för lagerbolag och kommer sannolikt i framtiden att ha den som en generell tjänst i vårt utbud”, berättar Anders Larsson, VD på Bolagsrätt.

MAQS Advokatbyrå arbetar med målsättningen att i en föränderlig värld erbjuda proaktiv och högkvalitativ affärsjuridisk rådgivning som följer den snabba samhällsutvecklingen och vann 2020 priset som Årets advokatbyrå. De arbetar kontinuerligt med att hitta nya verktyg för sin digitalisering och var några av de första byråerna att erbjuda sina klienter digital värdepappershantering via licens hos Nordiska Värdepappersregistret (NVR). ”Advokatbranschen har en lång resa kvar inom digitalisering av fler automatiserade processer som skulle effektivisera vårt arbete men våra höga krav på säkerhet, kvalité och individuella anpassningar gör att vissa verktyg som finns idag inte fungerar som vi önskar. Därför är vi väldigt nöjda med att denna tjänst finns, som underlättar delar av vårt arbete. Digital aktiebok sparar oss enormt mycket tid och minimerar risken för fel då allt sköts automatiskt eller med ett enkelt knapptryck vilket kunde ta flera timmar tidigare beroende på vilka uppdateringar som behövde göras. Plattformen underlättar registreringar av transaktioner och emissioner, förberedelser inför bolagsstämma, ägaranalys och ersätter behovet av att manuellt uppdatera antal aktier och aktienummer, vilket minskar risken för felberäkningar. Det skapar även en väsentligt förbättrad tillgänglighet jämfört med fysiska versioner och risken för överraskningar elimineras, som vid exempelvis skatterevision, företagsförvärv, Euroclear-anslutning eller börsintroduktion där kraven är extremt höga och har noll tolerans för minsta fel”, berättar Mikael Kowal, Partner och styrelseledamot på MAQS Advokatbyrå.

NVR´s plattform sköter automatiskt ändringar vid text namn- eller adressbyte då aktieboken är kopplad till personnummer eller organisationsnummer beroende på ägaren. Manuell uppdatering av bolag med många ägare är tidskrävande och svåra att känna till vilket kan leda till problem och brott mot Aktiebolagslagen som både ställer krav på att alla ägare ska kontaktas samtidigt och att aktieboken alltid ska vara uppdaterad. Inloggning sker via bank-id så ingen obehörig kan komma åt informationen i plattformen. Den erbjuder också automatiserad bevakningstjänst som notifierar förändringar hos till exempel Bolagsverket. ”Notifieringsfunktionen togs fram som en säkerhetstjänst för våra kunder då felaktigheter kan uppstå eftersom vem som helst kan skicka in en förändringsanmälan till Bolagsverket, oavsett om man tecknar bolaget eller inte. Bolagsverket varken granskar eller inväntar godkännande vid förändringsanmälningar utan har endast en viss fördröjning i sin handläggning. För att upptäcka en felaktig ändring krävs digitala bevakningstjänst som skickar notiser vid förändringar och man hinner då kontakta Bolagsverket innan ändring sker”, berättar Henrik Kristensen NVR.

”Vi ser denna lösning som ett väldigt bra komplement i vårt arbete och stärker den höga service vi levererar till våra kunder. Vi har haft en fantastisk bra dialog med Nordiska värdepappersregistret under hela resan som hjälpte oss med både implementationen, specialanpassningar och utveckling av verktyget enligt våra behov. Vi får snabb hjälp när vi har frågor och det är till och med så att NVR i vissa fall hjälper till med grundarbetet i integrationsprocessen av våra kunders manuellt förda aktiebokshistorik när vi själva inte har tid” säger Mathias Christensen, Skattejurist på RSM.

”Vi har de högsta kraven på en korrekt, effektiv och säker hantering av all dokumentation då följderna blir stora och kostsamma om det skulle blir fel. Vi var noga med att välja ett enkelt och kostnadseffektivt digitalt verktyg som erbjuder högsta möjliga kvalité och säkerhet och har säkerställt att plattformen från NRV uppfyller alla våra krav,” skriver Advokatbyrån Vinge på sin hemsida under sina tjänsteerbjudanden.

”Våra tjänster utförs på så kallade raid:ade serverdiskar, vilket innebär att information sparas på fler än en serverdisk vid varje ögonblick. I händelse av serverkrasch på en serverdisk finns informationen alltid tillgänglig på en annan serverdisk. Dessutom tas dagliga backuper där säkerhetskopior skapas löpande. De servrar som hanterar våra digitala tjänster för aktieboksadministration är också fysiskt skyddade mot brand och stöld och våra brandväggar och virusskydd hålls därtill ständigt uppdaterade”, avslutar Henrik Kristensen.

FAKTARUTA
Brott mot aktiebolagslagen
Utifrån Ekobrottsmyndighetens riktlinjer kan brott mot aktiebolagslagen straffas med böter eller fängelse i upp till ett år. Detta gäller primärt att nedan punkter följs:

• Föra aktiebok där alla ägarförändringar historiskt och till dags datum dokumenterats
• Hålla aktieboken tillgänglig
• Innehålla regler om styrelsesammanträde
• Följa låneförbudet
• Följa förbudet att ej sprida aktier, teckningsrätter, skuldebrev eller teckningsoptioner
• Alla styrelsemedlemmar informeras samtidigt

Skribent: Sylvia Martinsson, Be Seen Strategy Consulting AB