Mötesteknik

Retorikhuset, håller som bekant, kurser i Mötesteknik. Vi hittade nu i veckan ett utdrag ur tidningen Chef där de tar upp kostnaden för företagsinterna möten.

Ett 1,5 timme långt möte med tio deltagare kostar i snitt 7000 kr för företaget. Det är lika mycket som en halvtidstjänst för ett möte i veckan.”Tänk på möten som om de vore flygturer i business class, något man bara gör när man verkligen, verkligen måste”.

Referens till artikeln finnes här: http://www.chef.se/dynamisk/index.php/index/artikel/18-saett-att-inte-doeda-dina-moeten/234951.html

Vi har länge förstått problemet med ineffektiva möten. Så här kommer ett par effektiva mötestips från oss på Retorikhuset:

Före mötet:

1. Bjud in enbart nödvändiga deltagare!
2. Förbered deltagarna på vad som kan förväntas av dem!
3. Skicka en kallelse med agenda som en förberedelse inför mötet.
4. Ordna dina dokument i god tid till mötet.
5. Se till att du planerar in förberedelserna inför mötet- och efterarbetet i god tid.
6. Var snabb med att ta ställning till störningar under mötet.

Under mötet:

1. Starta och avslutat mötet i tid!
2. Visa respekt för deltagarna och stäng av mobiltelefonerna.
3. Var tydlig med syftet och målet med mötet.
4. Ordförande för mötet bör styra mötet mot mål!
5. Avbryt samtidigt långtalare.
6. Summera besluten ni kommit fram till. Avgör då om det behövs ett nytt möte.
7. Utvärdera mötet.

Efter mötet:

1. Planera in aktiviteterna ni kommit överens om- och påbörja genomförandet av avfattande beslut.
2. Skriv protokoll. Koncist och överblickbart. Bifoga samtidigt en åtgärdslista!
3. Skicka protokoll senast 2 dagar efter mötet.