Rena himmelriket med RingUp:s elektroniska körjournal

Övergången till elektronisk körjournal har blivit rena himmelriket för Spiken Equipment & Service AB i Skövde.

– Vi har ökat effektiviteten och våra anställda riskerar inte längre att göra fel och beskattas för bilförmån. Dessutom är det en användarvänlig lösning, säger Magnus Perlforsen, företagets vd.

Spiken Equipment & Service AB säljer och servar liftar och annan nödvändig utrustning för fordonsverkstäder. Magnus Perlforsen är en av tre delägare till företaget som startade 1998. I dag är man tolv anställda och har försäljning och service till verkstäder över så gott som hela Sverige.

– Sammanlagt har vi tio fordon som rullar. De flesta är servicebilar, men vi har även ett par personbilar som våra säljare använder.

I samtliga fall måste det föras noggrann körjournal på fordonen för att den som har dispositionsrätten inte ska använda den för privat bruk, mer än vad skattereglerna medger.

Tidigare gjordes detta helt manuellt genom att fylla i en kördagbok som låg i bilen. Där skulle anges datum, klockslag för när resan började och slutade, mätarställning, antal kilometer som körts och resans syfte.

– Jag fick tjata på personalen att de inte skulle glömma bort detta, vilket var lätt om det var en stressig dag. Att göra det i efterhand blev sällan bra eftersom man inte alltid kom ihåg alla resor, säger Magnus.

Dyrköpt
För personalen kunde det bli dyrköpt slarv om körjournalen inte var ordentligt ifylld.

– Många som använder företagsbilar i tjänsten tänker inte på att de själva blir ansvariga och får betala skatt för bilförmån om de blir kontrollerade och körjournalen inte stämmer. Det var detta vi ville rädda våra anställda från, samt att arbetet skulle bli effektivare.

För ett halvår sedan kontaktade Magnus Perlforsen RingUp/Skövde för att byta till RingUp:s egen elektroniska körjournal.  Något som Magnus inte ångrat.

– Nej, körjournalen var enklare än jag hade trott. Den kopplas till bilens OBD-uttag och fungerar sedan som en GPS, där allting sköter sig automatiskt. Personalen, som alla kör en egen firmabil, behöver inte göra någonting så längre resorna är i tjänsten. Gör man en privat resa kan man enkelt registrera det genom en app i telefonen.

Ökad effektivitet
Det har inte bara blivit en trygghet för hans anställda. Magnus märker också att effektiviteten ökar, vilket av naturliga skäl också påverkar lönsamheten i slutändan.

– När personalen slipper föra manuell körjournal, hinner de i stället ringa ett extra samtal, det som man inte skulle hunnit med annars.

För honom själv är det också enkelt att via datorn följa sin personal på vägarna och veta var bilarna befinner sig för stunden.

– Det händer att de som är ute och inte hittar en verkstad, ringer till mig. Då kan jag hjälpa dem. Samma sak om en kund ringer och är i akut behov av hjälp med något. Jag kan se om någon av våra bilar finns i närheten och be dem åka dit. En annan fördel är enkelheten i att göra kostnadsuppföljningar. Jag ser exakt hur mycket bilarna rullar, hur mycket drivmedel vi förbrukar och så vidare.

Hjälp direkt
Magnus Perlforsen ser stora fördelar med att ha en lokal leverantör av telefonitjänster och elektronisk utrustning.

– Har vi problem med något så är det bara att höra av sig till RingUp/Skövde så får vi hjälp direkt. Vi hade tidigare ett Malmöbaserat företag och då var det inte alls samma service.

RingUp/Skövde har även installerat en molnbaserad växellösning och sköter abonnemangen åt Spiken Equipment & Service AB.

Växeln är oerhört smidig. Till och med jag som inte känner mig så bekväm med ny teknik, kan enkelt vidarekoppla ett samtal. De bevakar också våra mobilabonnemang och anpassar dem efter hur de används. Kort och gott gör de vår telefoni billigare och effektivare, summerar Magnus Perlforsen.

--------------------

Så här fungerar RingUp:s elektroniska körjournal
RingUp:s elektroniska körjournal är inte större än ett visitkort. Den placeras i bilens serviceuttag och loggar alla resor, start och slutadress, samt mätarställning vid resans början och slut med mera. Föraren väljer själv om det är en privatresa eller tjänsteresa via mobilappen, i webbgränssnittet eller genom en tidsstyrning – där föraren även kan se alla sina resor och övrig statistik om detta önskas. Möjlighet finns även att ha en knapp på körjournalsenheten. När månaden är slut får ekonomiavdelningen ut en rapport och kan därefter attestera denna enkelt. Rapporten kommer alltid i tid och är alltid rätt, vilket sparar er tid och pengar. Dessutom går det att importera rapporten direkt i affärssystemet. RingUp:s elektroniska körjournal är godkänd av Skatteverket.

--------------------

Kan bli dyrt för både företaget och den anställde
Både den anställde och företaget drabbas vid en kontroll om firmabilen inte har en korrekt förd körjournal – detta gäller inte minst många hantverkare som utan att tänka sig för råkar köra privatärenden med firmabilen. Den anställde förmånsbeskattas och företaget får betala sociala avgifter och skatt på den överskjutande summan. Det kan i vissa fall bli mycket pengar eftersom Skattemyndigheten har rätt att gå fem år tillbaka i tiden och göra kontroller. Det är inte säkert att det räcker att föra kördagbok med papper och penna, om Skattemyndigheten bedömer att den kan vara manipulerad. De kan då kräva in mer bevisföring om bilens körsträcka och jobbet som utfördes. Den som har dispositionsrätten på firmabil har tillåtelse att köra max 100 km vid högst tio tillfällen under ett år enligt gällande skatteregler.