Varje timme av sjukhusflytten är planerad

Snart är det dags. I slutet av september flyttar hela S:t Eriks Ögonsjukhus från Kungsholmen till helt nybyggda lokaler i Hagastaden i närheten av Karolinska Universitetssjukhuset. Planeringen av flytten, som ska ta nio dagar, har pågått i två år.

Att flytta ett sjukhus är en komplex logistisk utmaning. Inte minst eftersom all verksamhet ska bedrivas in i det sista i de gamla lokalerna. När flytten är genomförd ska verksamheten återupptas i de nya lokalerna så snabbt som möjligt.

– Det kräver extremt god planering och grundliga förberedelser för att en flytt av det här slaget ska kunna genomföras så effektivt och på så kort tid som möjligt, säger Saija Sethfors, övergripande projektledare för flytten av S:t Eriks Ögonsjukhus.

Att hela sjukhus flyttar hör inte till vanligheterna. Men Saija Sethfors har faktiskt varit med förr; som projekt- och driftsättningsledare för Nya Karolinska Solna. Vid den gigantiska flytten samlade hon erfarenheter som hon tagit med sig till detta uppdrag.

– Alla bitar måste finnas på plats, oavsett om sjukhuset som ska flytta har 450 eller 7000 medarbetare, säger hon.

År 2016 beslutade landstingsstyrelsen att S:t Eriks Ögonsjukhus skulle flytta till nya lokaler. Syftet var att få bättre förutsättningar för att fullgöra uppdraget att bedriva högspecialiserad ögonsjukvård, forskning och utbildning. Under de senaste två åren har Saija Sethfors och hennes kollegor planerat inför flytten.

– Allt ligger i detaljerna. Vi flyttar under nio dagar, från 18 till 27 september. Planeringen för dessa nio dagar är styrd per timme, säger hon.

Cirka 90 procent av den medicinsk-tekniska utrustningen flyttas med, liksom sjukhusets IT-system. Annat sorteras bort, återvinns eller kastats. En arkivarie har också varit behjälplig vid digitalisering av dokument.

– Under de 30 år S:t Eriks Ögonsjukhus funnits på Kungsholmen har arkiven naturligtvis fyllts på och detta var ett bra tillfälle att gå igenom vad som kan digitaliseras, säger Saija Sethfors.

Anne-Charlotte Backlund och Saija Sethfors går igenom flyttschemat. Foto: Jens Sølvberg.

Undersköterskan Anne-Charlotte Backlund har varit med och planerat flytten för administrationen, forskningsverksamheten och histopatologen, men även för retinamottagningen, onkologen och ST-läkarna. Ledordet för att få allt att fungera har varit ”information”. Hon har deltagit i flyttsamordnarmöten och skapat en intern flyttblogg där hon löpande informerat personalen om viktiga hållpunkter i flyttplaneringen.

– Jag har även satt upp informationstavlor och mejlat ut information. Det gäller att nå alla så att alla känner sig delaktiga, säger Anne-Charlotte Backlund.

Hon jämför det med en lägenhetsflytt – men i gigantisk skala. Och precis som vid en sådan går allt smidigt, så länge alla vet vad som ska göras. Anne-Charlotte Backlund har, tillsammans med sin nya medarbetare Salwan Guma, låtit etikettera upp möbler och teknisk utrustning så att allt kan ställas in i rätt rum, och på rätt våning, i de nya sjukhuslokalerna. Hon har också uppmuntrat personalen att gå igenom vad de behöver ha med sig – och att förbereda nedpackningen.

– En extra utmaning var forskningsdelen där det är många som inte talar svenska. Men jag fick hjälp av vår kommunikationsavdelning att översätta instruktionerna och sen fungerade det fint, säger hon.

Nu ser både Anne-Charlotte Backlund och Saija Sethfors fram emot att flytta till nya, fräscha lokaler.

– Det är jättespännande och det kommer att bli så bra där. Vi har längtat efter nya lokaler så att vi kan erbjuda våra patienter ännu bättre vård, avslutar Anne-Charlotte Backlund. 

Text: Mats Almegård Foto: Jens Sølvberg