Hur hittar du rätt signeringslösning för ditt företag?

För det första bör en fullskalig e-signeringslösning vara tillräckligt flexibel för att tillgodose användarflöden i hela organisationen. Detta kan inkludera följande situationer:

• Kunder som skriver nya kontrakt och dokument i kundportaler
• Leverantörer och partners undertecknade avtal
• HR ska kunna digitalisera alla dokument kopplade till en anställd
• Juridisk och finansiell övergång till helt elektroniska kontrakt
• Eventuella avtal och avtal med parter i andra länder
• Vidarebefordra signeringsförfrågan
• Stödja flera signatörer, särskilt när de signerar å ett företags vägnar

Säkerhet

Nästa steg är att säkerställa att lösningen har rätt nivå vad gäller säkerhet. Datasäkerhet och regelefterlevnad behandlas ofta redan innan ett nytt system distribueras, men det finns andra aspekter inom säkerheten för elektroniska signeringslösningar. Du måste vara säker på att de elektroniskt signerade dokumenten är skyddade mot manipulation, kan valideras under kommande år och att du kan bevisa vem som har undertecknat dokumenten. En elektronisk signeringslösning bör kunna ge denna extra säkerhet.

Verifierad identitet

För det tredje bör en elektronisk signeringslösning kunna erbjuda mer än underskrifter. Till exempel när elektronisk signering görs med ett elektroniskt ID, som svenskt BankID, kan händelsen också ge ytterligare information genom uppslag till olika register. Det är möjligt att kombinera en elektronisk signeringshändelse med en adressverifiering, eller till exempel en bekräftelse att personen är behörig att underteckna å ett företags vägnar. Att kunna säkerställa att en transaktion är säker vad gäller penningtvätt, eller att den person som ansöker om en tjänst inte finns listad som politiskt utsatt, är sådant som i många fall underlättar för företag som vill nyttja elektronisk signering. Detta kan vara ett kritiskt inslag särskilt inom kontrakt med högt värde. Dessutom underlättar det oerhört att slippa ha flera integrationer till olika register, och att man faktiskt kan få dessa uppslag genom sin signeringslösning.

Det finns andra faktorer som spelar in då man letar efter rätt signeringslösning:

• Tilliten till leverantören. Har leverantören en internationell certifiering som till exempel Europeiska unionens kvalificerade tillhandahållare av tjänster (QTSP)?
• Valideras signatörens identitet?
• Integreras lösningen med en befintlig affärsapplikation och processer?
• Stödjer leverantören verifierad elektronisk signering över landsgränserna?
• Kan du verifiera tidpunkten för signaturerna?
• Är dina elektroniska signaturer framtidssäkra?
• Är användarupplevelsen tilltalande?
• Kan du underteckna flera dokument med en signatur?
• Kan flera personer signera samma dokument?
• Kan det bekräftas att undertecknaren har rätt att underteckna å organisationens vägnar?

Ladda ner Signicats köpguide för elektronisk signaturlösning för att få en bättre förståelse för varför dessa tio frågor är viktiga när du väljer elektroniska signeringslösningar och vilken lösning som är rätt för ditt företag.