Digitalisering av arkiv en del av beredskapsplanen

Skriven av Madeleine Wettergren

Sverige står idag inför en unik möjlighet att ta ett stort kliv framåt vad gäller digitalisering av fysiska arkiv. Digitaliseringsarbetet kan bli ett avgörande steg i att säkerställa att ovärderliga information bevaras för framtida generationer, och samtidigt stärka beredskapen inför potentiella kriser.

Från att enbart bevara till att ingå i Sveriges beredskapsplan

Den svenska regeringen ger Riksarkivet ett ökat anslag för att digitalisera fysiska dokument i svenska arkiv. Det handlar om flera miljoner sidor som ska skannas in och hanteras digitalt. De digitala arkiven måste ha en struktur och kvalitet som möjliggör att man ska kunna ta del av innehållet så likt originalet som möjligt. Det räcker inte att bara skanna in ett dokument. Svarta kanter behöver tas bort, sidor som hamnat åt fel håll ska justeras, blanka sidor raderas och upprättande av sneda sidor behöver göras.

Dessutom behöver dokumenten vara sökbara och filerna namnges på ett sätt som gör att de är spårbara och överensstämmer med de tidigare förteckningar som gjorts i de analoga arkiven.

Digitaliseringen måste automatiseras

Om detta enorma arbete ska vara möjligt behövs digitala stöd. En programvara som kan automatisera hela processen från inskanning till efterbearbetning av materialet fram till arkivering. Arbetsflödet måste ligga i ett system och det behöver vara enkelt.

• Dokument skannas enskilt eller i bunt
• Systemet utför förinställda åtgärder
• Mänsklig slutgranskning och godkännande genomförs
• Metadata hämtas ut som komplement till den digitala filen
• Arkivering aktiveras

Sikris programvara PixEdit kan göra hela den här processen automatiserat. Vi har sedan slutet av 80-talet utvecklat och tagit fram funktioner för att stödja digitalisering av fysiska dokument.

I Norge har man kommit långt och har höga krav på de digitala arkiven. Den Norska NOARK standarden kravställer hur de norska kommunernas och myndigheternas arbete kring detta ske. Gissningsvis kommer Sverige inom en rimlig framtid ta fram liknande riktlinjer och krav.

Vi måste börja nu

Vi behöver skydda och bevara informationen som finns i våra fysiska arkiv så att det finns tillgängligt även i framtiden. Det räcker inte att arkiven enbart är skyddade mot brand och andra skador. Vi behöver säkerställa att de inte förstörs av oförutsedda händelser. Det är det som ingår i beredskapsplanen.

Men vi kan inte vänta med att börja. Det höga berget måste bestigas.