Av med hatten för ”tratten” – bygglovprocessen är nu ännu mer slimmad

”Tratten” kallas det nya arbetssätt som bygglovsenheten har arbetat med sedan hösten 2018. Detta har nu gett utdelning i årets handläggningstider, som minskat från cirka 40 dagar i genomsnitt ner till 15 dagar från inkommen till komplett ansökan.

– I och med att en ny lagstiftning skulle börja gälla från januari 2019 behövde vi se över våra handläggningstider och interna processer för att se till att vi levde upp till både de lagstadgade kraven, men även kundens förväntningar på oss, säger Claes Clausen, bygglovschef på Skövde kommun.

Den nya lagstiftningen innebär att ett bygglovsärende ska ha ett beslut inom 10 veckor från den dagen att bygglovsenheten har mottagit en komplett ansökan. Annars ska avgiften reduceras med 20 procent till dess ett beslut har fattats.

Tätare avstämningar och bättre kommunikation
”Tratten” går ut på att handläggarna på bygglovsenheten samlas tre gånger i veckan och går igenom nya bygglovsansökningar. Samma dag skickas sedan en begäran om komplettering ut, om detta krävs för att ansökan ska vara komplett. Kommer inte kunden in med kompletteringar så avslutas ärendet istället för att ligga kvar i systemet. Kunden får då ansöka på nytt igen.

– Vi har även arbetat med att förbättra hur vi uttrycker oss skriftligen när vi kommunicerar med våra kunder, samt bättre hänvisningar till den kunskapsbank vi har på vår webb, fortsätter Claes Clausen. Vi upplever att de som ansöker om bygglov också tycker att detta har förenklat processen.

Drastisk minskning och ökat kundfokus

Detta, tillsammans med tätare avstämningar för nya ansökningar, gör att processen nu nära på är så slimmad den kan bli. De 15 dagarna, från att ansökan inkommit till att den är komplett, är en drastisk minskning från tidigare år. Efter detta tar det i genomsnitt 20 dagar till innan ärendet är beslutat, vilket även det är en stark förbättring från tidigare år, då siffran legat stabilt runt 50 dagar.

– Om det visar sig att siffrorna står sig när helåret är slut så är det ett bevis på en oerhört slimmad process, säger Anders G Johansson, bygglovsnämndens ordförande. Det är bara en ändring i lagstiftningen som skulle kunna möjliggöra för kortare handläggningstider efter detta, då det finns ett lagkrav på 2 veckor då grannar ska kunna yttra sig. Detta i sig möjliggör att vi kan fokusera ännu mer på rådgivning, kommunikation och bemötande för att ge kunden ännu bättre upplevelse av att söka bygglov i Skövde kommun.

Kontaktpersoner
Anders G Johansson, bygglovsnämndens ordförande
0736-84 40 24
anders.g.johansson@politiker.skovde.se

Claes Clausen, bygglovschef, Skövde kommun
0500-49 80 54
claes.clausen@skovde.se

Bakgrund
Ett växande Skövde innebär fler som söker bygglov och större tryck på våra verksamheter inom Skövde kommun. Detta skulle normalt ha lett till ökade administrationstider.

Sedan 2013 har vi haft ett helt digitalt ärendeflöde för hantering av bygglovsärenden, det vill säga en standardiserad administration genom hela processen. Detta var Skövde kommun bland de första med i Sverige att genomföra. Det digitala flödet innebär minimal handpåläggning av handläggaren och att kompetens kan läggas på mer kvalitativt arbete, exempelvis utökad rådgivning.