Många handfasta råd på konferens om kris- och katastrofberedskap

Öva, öva, öva, kommunicera och öva lite till, var det gemensamma budskapet på den mycket välbesökta konferensen om kris- och katastrofberedskap, som Industriarbetsgivarna, Skogsindustrierna och SSG Standard Solutions Group arrangerade på Blue Arlandia Hotel den 26-27 oktober.
- Den egna insatsen av tid och pengar är ingenting mot vad ett kraschat varumärke kostar, förklarade Lottie Knutson, kommunikationsdirektör på Fritidsgruppen i Norden.

Konferensen, som vände sig till ledningsgrupper och personal med ansvar inom säkerhet, brand och arbetsmiljö, hade lockat till sig närmare 200 personer från industrin.

- Det finns inga rätt eller fel. Du måste gå på en kombination av rutiner, erfarenheter och träning och sedan våga lita på din egen magkänsla. Det gäller bara att våga välja riktning, förklarade Lottie Knutson på Fritidsresor, som inledde konferensen med att berätta om erfarenheterna från tsunamikatastrofen 2004.

Varumärket tar skada

Även om allt förberedande krisarbete är ansträngande och kostsamt, så finns det egentligen inget alternativ till att genomföra regelbundna övningar, menade flera av talarna.

- If you think crisis management is expensive, try an accident, citerade Lottie Knmutson och hänvisade till PanAm, som efter Lockebie-olyckan den 21 december  1988 gjorde alla tänkbara fel och därefter vingades gå i konkurs.

- En simulerad krisövning kostar visserligen pengar. Men den egna insatsen av tid och pengar är ingenting mot ett kraschat förtroende. Det är inte agerandet innan olyckan, som är avgörande, utan det som händer efteråt, förklarade Lottie Knutson.

Efter en handuppräckning visade det sig att endast en tiondel av deltagarna hade genomfört en krisövning på sina arbetsplatser. Detta förvånade inte Lottie Knutson.

- Det är så det brukar se ut överallt. Men om ni inte övar – hur ska ni då veta hur ni själva reagerar. Kräv en stor krisövning, ni lär er så ofantligt mycket, förklarade Lottie Knutson och fick medhåll av Ann Enander, psykolog och forskare på Försvarsstaben, som hänvisade till investmentbanken Merryll Lynch, som hade krisövat åtskilliga gånger och därför lyckades rädda hela personalen under städade former i samband med elfte september-attacken 2001:

- Tidigare erfarenhet och träning är de starkaste utslagsfaktorerna för att få till stånd ett bra krisarbete. Träning och övning har effekter. Det finns mycket forskningsbelägg för det, förklarade hon.
Göran Schnell, VD för Brandskyddsföreningen, tillade:

- Efter en misskött krishantering kan varumärket försvinna direkt. Därför måste VD förstå vikten av att företaget tränar sig i att hantera en kris.

Utgå alltid från det värsta

Ett annat övergripande råd från talarna var att alltid utgå från ”worst case scenarios”.

- Så länge ni inte vet någonting, utgå alltid från det värsta. Det gjorde vi under tsunamikatastrofen, då vi tidigt bestämde oss för att på en vecka ta hem alla våra resenärer och medarbetare från katastrofområdet. Vid en krisövning tränar man inte på en särskild händelse – utan på stadigheten i organisationen, hur alla medarbetarna reagerar.

Lars Johansson, tidigare informationschef på Skanska hade samma erfarenheter från miljökatastrofen i Hallandsåsen 2003.

- De första rapporterna lät inte alls så allvarliga. Efter en tid förstod vi att allt liv var utslaget i Lyaån. Vi ser alltid det vi vill se. Därför gäller det att vara paranoid och utgå från det värsta, förklarade han.

Se till att krisöva

När övningar väl ska genomföras är det viktigt att strunta i allt för noggranna beredskapsplaner med specifika händelseförlopp.

- Det går inte att lista ut alla kriser i förväg. Man kan inte innan fastställa vad som ska hända.
Det viktigaste är att ha regelbundna krisövningar, där hela företaget medverkar. Våra egna övningar går oftast inte bra. Det är alltid kaos och frustration efteråt och det är så det ska vara, sade Lottie Knuson.

I detta sammanhang utdelades flera praktiska råd av talarna: Se till att det inte bara är högsta ledningen eller beredskapsfunktionen som medverkar, utan ta med alla anställda i övningen. Och se till att medarbetarna kan de viktigaste reglerna – företagets policys.

- Personkännedom är enormt viktigt när krisen kommer, förklarade Thomas Mholén, Manager Fire Loss Prevention på Sandvik Material Technology.

Ett annat råd var att i tid bygga upp en nära samverkan med Räddningstjänsten och andra myndigheter.

- Nätverkssamarbete är oerhört viktigt – lär av andra, förklarade Jarl Oscarsson, skydds- och säkerhetschef på Boliden Rönnskärsverken.

Magnus Ling, VD för Industri- och Kemigruppen och tidigare personaldirektör på SAS Sverige betonade vikten av att ha fristående observatörer under krisövningen, som granskar, analyserar och följer upp.

- Vi hade under våra övningar på SAS stor nytta av observationer i varje grupp, som registrerade vad som hände och hur de medverkande reagerade i olika situationer.

Ledning viktig

Ledningsfunktionen blir också viktigt under kris. I kris söker människor ledarskap.

- I vardagen är vi i våra svenska företag vana att fatta konsensusbeslut, men under kris är det stenhård disciplin och ledning som gäller. Ta initiativ och fatta snabba beslut, förklarade Lottie Knutson.

Detta är också något som Göran Schnell, VD för Brandskyddsföreningen, har stor erfarenhet av från många års krisarbete runt om i världen.

- Att utföra ledning är att bestämma väg och visa väg, skapa förutsättningar, följa upp och korrigera, förklarade han.

Bygg en nödlägesorganisation

Men ledaren i kris- eller beredskapsorganisationen ska inte vara densamma som företagets VD.

- När ni har övning – planera bort VD. Gör en övning med hela personalen utan högste chefen. När det är kris kommer han ändå inte vara där och han kommer då att ha andra viktiga uppgifter, sade Lottie Knutson, som även gav deltagarna rådet att bygga en krisorganisation som arbetar i treskift.

- En perfekt krisorganisation finns inte. De flesta av oss har inte råd att ha en sådan. Tricket är att styra om redan befintliga resurser, förklarade Lottie Knutson och fick medhåll av Magnus Ling:

- Skilj beredskapsorganisationen från din operativa ledning och välj med omsorg personer i beredskapsorganisationen.

Ett företag, som har lagt stora resurser på att bygga upp en separat nödlägesorganisation är Sandvik Material Technology med 20 personer den centrala nödlägesstaben plus 20 lokala nödlägesorganisationer i mindre skala ute på enheterna.

- Man måste ha ett operativt krisledningssystem. Den som inte har det förlorar i ett krisläge. Och ett krisledningssystem ska vara enkelt, tydligt och ha en övergripande struktur, löd rådet från Thomas Mholén, Manager Fire Loss Prevention på Sandvik Material Technology.

Loggbok och checklista

Ett annat viktigt råd från talarna var att förbereda för log-funktion under krisarbetet.

- Förbered log-funktionen i tid. Juridiskt är det viktigt med en väl ifylld loggbok och det kan handla om stora pengar om företaget efteråt kan bevisa vem som gjorde och vem som sade vad. Juriststödet är extremt viktigt, förklarade Lars Johansson, tidigare informationschef på Skanska.

Ytterligare ett råd, som de flesta deltagarna tog med sig hem, var att skapa en liten bärbar krischecklista med basfakta, länkar till experter, viktiga telefonnummer och en åtgärdslista steg för steg. Den ska vara lätt att uppdatera och lätt att ta med.

- Vi uppdaterar vår checklista 4-5 gånger om året. Det har vi gjort i tio år. Den ska alltid vara med där du är, sade Lottie Knutson.

Konkreta råd kom även från Rickard Wallin, platschef Holmen Paper Braviken, efter dennes erfarenheter från den stora branden i Bravikens Pappersbruk.

- Håll rent, se till att brand- och skyddsutrustning fungerar och se till att känna din anläggning, var hans råd.

Ta initiativet gentemot media

Talarna och deltagarna hade blandade erfarenheter av media. För Lottie Knuson är det dock självklart att alltid vara tillgänglig när pressen ringer, inte bara under företagets medgång – utan också i motgång.

- Ställ upp för media också när det blåser. Hos oss har vi inpräntat att alla journalistkontakter ska gå via informationsavdelningen och framför allt gäller detta under kris, sade Lottie Knutson, samtidigt som hon betonade vikten av att ta initiativet i informationen.

- Sätt bilden själva, försök ligga steget före och underskatta inte resursbehovet. Hur mycket resurser ni än har, så har media alltid större resurser. Ni kommer uppleva att ni har resursbrist.  Utgå också från att journalister är helt uppdaterade och att ert företag läcker som ett såll.
Staffan Sonning från Ekot på Sveriges Radio menade att medias uppgift var att vara där ute i krissituationer världen över och utkräva ansvar. Hans bästa råd till deltagarna var:

- Ljug inte, ta på er ansvaret och förklara vad ni ska göra för att detta inte ska upprepas.

När kriser bedarrat

Arbetet är inte över när krisen bedarrat. Då gäller det att ta hand om de anställda, anhöriga och göra utvärderingar.

- Skilj på privatliv och jobb. Ta ledigt, ta stora och små pauser – släpp taget. Våga styra från krisen, våga skratta och gråta. Vi tar in psykologer under och efter kristillfället och det är inte frivilligt att gå till psykologen. Det är alltid svårt att bedöma det egna stridsvärdet. Se till att du gör avslut, menade Lottie Knutson.

Hur reagerar vi

Under konferensen testades deltagarnas reaktioner i samband med en fejkad brandövning. Rök fyllde delar av konferenslokalen och brandlarmet gick. Deltagarna reagerade genast och mycket städat och gick mot den nödutgång där de tidigare kommit ifrån. Detta är, enligt Ann Enander på Försvarsstaben, ett vanligt beteendemönster i krissituationer.

- Det är vanligast är att man tar det lugnt och gör det som man brukar göra. Vanor och rutiner styr, människor agerar utifrån roller och förväntningar, söker ledning, bibehåller sociala normer och konventioner och söker sig till familj och närstående, förklarade hon och fortsatte:

- Sällan utbryter panik. Med panik menas en extrem rädsla, förlust av kontroll och beteende, irrationella handlingar som hindrar överlevande, samtidigt som den sociala kontrollen och alla normer upphör. Panik, som inte är detsamma som att vara rädd, är ovanligt.

Ann Enander menade också att det är viktigt att ha en beredskap för människors olika beteenden under kris. Forskning visar på fyra olika reaktionsmönster: Vissa följer myndigheternas rekommendationer, andra väljer att avvakta utan att göra något alls, andra vidtar alla tänkbara åtgärder och ytterligare några väljer att fly och lämna området.

- Människan reagerar i kris i enlighet med hur de själva uppfattar situationen. Planering baserad på felaktiga uppfattningar om människans beteende kommer att misslyckas, avslutade hon.