Tydlighet och tillit gjorde Helios-projektet till en succé

Om människor mår bra så mår projektet bra. förklarade Ingela Ekebro och Susan Björkqvist, projektdirektör och HSM-chef för Heliosprojektet, under SSG Säkerhetskonferens.

Utbyggnaden av SCA Östrand ett av Sveriges största industriprojekt genom tiderna. Projektet Helios har beskrivits som en succé, en förebild och modellmarkör för stora industriinvesteringar, detta trots en pressad byggtid på knappt två och ett halvt år. Under hela byggtiden skulle fabriken köras som vanligt med full fart. Under den mest intensiva perioden skulle projektet sysselsätta nästan 2000 personer på plats, mängder av underentreprenörer och en egen projektorganisation på 150 personer fördelat på nio delprojekt.

– Redan under förprojekteringen stod det fullständigt klart för mig att om vi ska ro detta iland så måste vi skapa arbetsförutsättningar som gör att vår organisation orkar hela vägen, att vi kan hålla oss friska, alerta och engagerade ända in i mål. Det var inte en arbetsmiljöfråga i första hand för mig, det var en fråga om att skapa förutsättningar för att lyckas nå målen, att lösa vår uppgift, förklarade Ingela Ekebro.

Tydliga spelregler

– Efter att ha fått två sjukskrivningar med stressförtecken ganska tidigt satte vi oss ned med SCA-hälsan och gjorde en rejäl analys. Det resulterade i en ganska genomgripande plan för stresshantering som vi sedan dess jobbat efter.

Därför formulerades tidigt ett antal spelregler som därefter har definierat arbetssätt och relationer genom hela projektet. Huvudrubrikerna utgick från SCAs kärnvärden; Respekt, Ansvar och Högklassighet.

Bygget semesterstängdes

Ingela Ekebro och Susan Björkqvist nämnde här flera exempel:

Alla i projektet fick individuellt ta ansvar att ta ansvar för sina almanackor, där rekommendationen var att direkt svara ja eller nej på mötesinbjudningar.

– Att svara direkt på en inbjudan till ett möte är viktigt, att säga kanske ökar bara bördan på att bestämma sig längre fram eller osäkerheten hos kollegor om man kommer eller inte. Säg ja eller nej och ditt beslut ska respekteras.

Under tre sommarveckor semesterstängdes projektet helt.

– Det blev många höjda ögonbryn över det, men efteråt var alla väldigt nöjda över att ha kunnat ladda batterierna och fått en riktig paus.

Tydliga mailregler

SCA införde också tydliga mejlregler.

– Mejl är en källa till både onödig stress och olika missförstånd. Genom att styra användandet och förväntningarna på svar till främst arbetstid fick vi ett sundare förhållande till våra mejlkorgar. Ingen förväntades läsa mejl på helger och kvällar och vi använde mejlprogrammets funktion för schemaläggning till att styra bort allt plingande i telefon. Dessutom bestämde vi att inga viktiga beslut fattas via mejl. Vi möttes personligen eller hade en telefonkonferens med alla som var berörda.

Ledarskapet viktigt

Vidare konstaterade Ingela Ekebro och Susan Björkqvist tidigt att ledarskapet är viktigt.

– Alla som har en sådan roll måste gå före, visa vägen och vara uthålliga. Att hålla på det man bestämt, följa våra policys är avgörande, lika viktigt som att lyssna och se sina kollegor. Det skapar en tillit som är otroligt viktig. Med tillit i gruppen kan man ge bra feedback och ta emot den. När det finns tillit vågar du säga att jag är stressad just nu och jag kan inte ta på mig uppgiften eller delta i mötet. Man vågar också be om hjälp och ge hjälp. Men det är också i en sådan positiv kultur man vågar bjuda på sig själv, ha kul tillsammans, släppa ner axlarna, förklarade Ingela Ekebro.