SuperOffice 8.3 – ett bättre sätt att hantera personuppgifter på

Vi arbetar med människor och våra relationer till varandra påverkar våra handlingar och skapar förutsättningar för samarbete.

Då vi på SuperOffice arbetar med Customer Relationship Management är vi väldigt engagerade i människor och relationer.

Hjärtat i SuperOffice CRM

Företagskortet ger dig 360 graders översikt över alla dina kundrelationer och har alltid varit hjärtat i SuperOffice CRM. Och så kommer det att förbli.

Företagskortet visar alla kundrelaterade interaktioner och aktiviteter på ett och samma ställe. Det ger dig full kontroll och komplett översikt över relationerna du har till dina kunder.

För att ge dig ett ännu bättre sätt att arbeta på med dina kontaktpersoner har vi utvecklat Kontaktkortet – en skärmbild som ger dig en ännu bättre översikt över din existerande kundinformation och gör det enklare att jobba med prospekts.

Dags för förändring

B2B-marknaden är i ständig utveckling!

För det första fokuserar marknadsföringstrender allt mer på individuella kunder. B2B-företag som ska nå fram till prospekts måste idag göra kommunikationen mer personlig och anpassad efter individuella behov och preferenser.

För det andra kräver EU:s nya dataskyddsförordning (GDPR) att företagen skyddar kundernas personuppgifter ännu bättre och respekterar deras rättigheter.

Därför kommer du i den senaste versionen av SuperOffice CRM 8.3 se:

1. att kontaktpersoner får en framträdande roll på det nya Kontaktkortet och
2. att du enkelt kan spåra och hämta information, rättslig grund och abonnemangshantering du har registrerat på alla kontakterpersoner i din databas, precis som GDPR kräver.

I den här artikeln får du läsa mer om hur du kan ha nytta av den nya funktionen i SuperOffice CRM 8.3: Kontaktkortet. Vad betyder det för ditt företag och din dagliga användning av din SuperOffice-lösning?

Det finns en ny funktion i SuperOffice 8.3 som hjälper dig att skydda dina kontaktpersoners personuppgifter ännu bättre och tillvara ta deras rätt till skydd av personuppgifter. Det förklarar vi i detalj i en annan artikel. Så bara vänta!

Det finns en ny funktion i SuperOffice 8.3 som hjälper dig att skydda dina kontaktpersoners personuppgifter ännu bättre och tillvara ta deras rätt till skydd av personuppgifter. Det förklarar vi i detalj i en annan artikel. Så bara vänta!

Fokus på kontaktpersonen

De flesta av oss tycker om uppmärksamhet. I alla fall ibland.

Det samma gäller för de personer du gör affärer med. Ger du dem din odelade uppmärksamhet så kommer få snabb återkoppling.

För att göra det enklare för dig att ge alla kontaktpersoner i din databas den uppmärksamhet de förtjänar och för att det ska vara enkelt att se all information du har om en specifik person, har vi flyttat kontaktpersoner från dialogfönstret på Företagskortet till en egen skärmbild: Kontaktkortet.

Kontaktkortet i SuperOffice 8.3 är en utvidgning av hur du ser och hanterar information om kontaktpersoner i företagets CRM-databas.

Hur fungerar det?

1. Arbeta med prospekt

Normalt är dina kontaktpersoner vanligtvis först prospekts eller leads innan det blir kunder. Du kommer med största sannolikhet att ha mycket interaktion och dialog med dina prospekts innan du kan konvertera dem till kunder, eller hur?

I SuperOffice 8.3 är det enklare att dokumentera kommunikationen du har med prospekts. Systemet lär dig registrera en ny kontaktperson som ett lead, och sparar därefter all interaktion och alla aktiviteter som är kopplad till denna kontaktperson.

Det betyder att du inte längre behöver koppla en kontaktperson till ett företag i SuperOffice – extra bra när du inte vet vilket företag vederbörande hör till.

Med andra ord: Kontaktkortet gör det möjligt att registrera och arbeta med ”fristående” kontaktpersoner.

När det blir aktuellt kan du enkelt koppla en “fristående” kontaktperson till ett företag och navigera mellan de två skärmbilderna Företagskort och tKontakkort. Det ger dig en bättre översikt över all informationen med alla aktiviteter, projekt och försäljning, sparat på ett enda ställe.

2. Definiera kontaktpersoner efter roller

Vad gör du om en kontaktperson har olika roller i olika företag? SuperOffice 8.3 har lösningen!

Den nya funktionaliteten gör att du kan registrera personer för varje roll de har och koppla dem till flera företag och andra personer. Ett exempel:

Genom att använda fliken Relationer kan du definiera kopplingarna mellan en kontaktperson och hennes/hans olika roller. Det gör det enklare att skilja mellan olika roller som en person kan ha, något som är aktuellt när du har skapat dubbletter av kontaktpersoner som du har i företagets databas.

3. Skapa rapport baserat på personuppgifter

Den nya dataskyddsförordningen (GDPR) kräver att företag ska kunna ge sina kunder tillgång till den information som finns sparad om dem i företagets databas.

Med andra ord: varje person kan lagligt kräva att få en rapport om den information som finns sparad. Rapporten ska skickas elektroniskt och kostnadsfritt.

Med SuperOffice 8.3 är det enkelt att hämta och skicka en förhandsdefinierad rapport om information som ni har sparat i SuperOffice CRM om en person. Därmed kan du erbjuda dina kontaktpersoner en av de fundamentala GDPR-rättigheterna: rätten till tillgång av information.

Det är enkelt att skapa rapporten och du gör det direkt från Kontaktkortet i SuperOffice 8.3. Det behövs bara några knappklickningar för att skicka en PDF med personuppgifter om en kontaktperson, er rättsliga grund för att spara uppgifterna och ett sammandrag av interaktioner med den aktuella personen.

På samma sätt kan du i SuperOffice 8.3. enkelt korrigera eller radera information om en person om de ber om det. Ett par knappklickningar och kunden är nöjd. Dessutom kan du bocka av en punkt på listan som visar att företaget efterlever GDPR-kraven.

Tätare koppling mellan SuperOffice CRM och SuperOffice Service

Bill Gates sa en gång: “Det är hur du samlar in, hanterar och använder information som avgör om du vinner eller förlorar.

För att ett CRM-system ska göra ditt företag till en vinnare måste systemet hjälpa till med tre viktiga saker: att hitta, vinna och utveckla dina kunder. För att få till det måste systemet fungera som en helhet.

Vi vill att du ska kunna njuta av en sömlös och enhetlig översikt över kunduppgifterna i alla stadier på kundresan. Därför har vi gjort några viktiga ändringar i SuperOffice 8.3.

SuperOffice 8.3 är ett finjusterat system för att hantera alla dina kundrelationer – genom marknadsföring, försäljning och kundservice. I denna versionen är SuperOffice CRM och SuperOffice Service ännu tätare ihopkopplade.

1. Ökad datasynlighet

Använder du SuperOffice Service, eller har du planer på det, kommer du snabbt att upptäcka alla fördelar med den nya funktionaliteten.

Det har alltid varit enkelt för användare av SuperOffice Service att skapa fristående kontakter. Varje gång ni får en förfrågan till kundservice från en okänd e-postadress skapar systemet automatiskt en kontaktperson i databasen.

Dessa fristående kontaktpersoner som skapas i Service har tidigare inte varit synliga i standardupplagan av SuperOffice CRM, såvida de inte var kopplade till ett företag.

I SuperOffice 8.3 blir alla kontaktpersoner synliga för alla användare, oavsett om de är fristående eller kopplade till ett företag, om de är skapade i SuperOffice Service eller i SuperOffice CRM.

Denna förbättrade sammankoppling i SuperOffice 8.3 ger dig större kontroll över kontaktpersonerna och ökar datakvaliteten rent generellt:

• Översikten över varje kontaktperson är komplett och synlig för alla
• Alla kontaktpersoner kan spåras tillbaka till källan (där de registrerades i företagets CRM-system) med hänvisning till den rättsliga grund ni har för att använda personuppgifterna i enlighet med GDPR-kraven.

Det har även blivit enklare att söka efter kontaktpersoner i SuperOffice 8.3 då du nu kan söka efter alla kontaktpersoner som har skapats. På så sätt missar du inte en enda uppdatering.

Det innebär att du kan spara mer precisa urval och segmentera din CRM-databas enligt alla kriterier för kontaktpersoner. Då kan du vara säker på att du har sökt igenom hela databasen.

2. Ökad kvalitet på företagets databas

Tänk att få arbeta med en "ren" databas, utan dubbletter och skräppost. Det kanske låter som en dröm – men det kan bli verklighet nu. Den nya versionen av SuperOffice CRM hjälper dig att upptäcka och minska oönskade dubbletter. Resultatet är en ”renare” databas.

I SuperOffice 8.3 kan du nu aktivera en inställning som hindrar SuperOffice från att automatiskt skapa nya kontaktpersoner när det kommer e-post från okända avsändare.

Innan du skapar en ny kontaktperson i SuperOffice CRM måste du utföra en manuell kontroll och se om personen redan finns i systemet, kanske under en annan e-postadress. Om personen finns lägger du bara till den nya e-postadressen på de existerande Kontaktkortet. Du kan även, ifall det handlar om en ny kontaktperson, skapa en ny kontaktperson som då blir synlig i både SuperOffice Service och i standard SuperOffice CRM.

Vad får du ut av den här nya rutinen? Du undviker oönskade dubbletter och får en "renare" databas med högre datakvalitet.

3. Se all information om kontaktpersoner med ett klick

Relationerna till våra kunder beror på hur snabbt vi svarar på deras behov. För att få till det behöver du all information om varje kontaktperson.

I SuperOffice 8.3 hittar du all viktig information på Kontaktkortet i SuperOffice CRM: kontaktpersonens föredragna språk, prioriterad servicenivå och intern kontaktperson för kundservice. Information som tidigare bara var tillgänglig i SuperOffice Service.

Här får du direkt tillgång till all information om en kontaktperson på ett och samma ställe, inklusive viktiga servicedetaljer och meddelanden.

Allt kan anpassas!

Precis som allt annat i SuperOffice CRM kan du anpassa lösningen så att den är finjusterad efter behoven i just ditt företag. Det finns många inställningar att välja mellan.

Du kan alltid ändra standardinställningarna för att få SuperOffice precis som du vill ha det.

Varför uppgradera till SuperOffice 8.3?

SuperOffice 8.3 ger dig ökat fokus på dina kontaktpersoner, för du kan:

• få all information du behöver på ett eget Kontaktkort
• se och arbeta med alla kontaktpersoner i företagets databas
• enkelt skicka en personuppgiftsrapport till en kontaktperson
• enkelt radera personuppgifter när personen ber om det
• få nytta av en tätare koppling mellan funktionerna i SuperOffice CRM och SuperOffice Service
• skapa ”fristående” kontaktpersoner som inte är knutna till ett företag
• öka datakvaliteten genom enklare identifiering av “oönskade” dubbletter

Uppgradera företagets lokalt installerade SuperOffice-lösning till 8.3 eller flytta upp den i molnet. På så sätt får ni tillgång till alla GDPR-funktionerna, samtidigt som ni förbättrar hanteringen av kontaktpersoner i företagets databas.

Önskar du mer detaljerad information om de nya funktionerna du får med SuperOffice 8.3 och hur det kan förbättra dina arbetsdagar? Då bör du läsa denna artikel.

Vill du ha mer information om hur SuperOffice CRM kan hjälpa dig att klara GDPR-utmaningarna? Då är du varmt välkommen att delta i en av våra GDPR-kurser eller läsa artiklar om hur företag kan bli ”GDPR-redo” med SuperOffice CRM på våra inspirationssidor.