Vingklippta myndigheter bör inte strunta i julfesten

”Myndigheter festar bort skattebetalarnas pengar” är ett återkommande tema för braskande rubriker den här tiden på året.

Vid lite närmare efterforskningar brukar det handla om att en myndighet har haft en konferens med efterföljande julbord för sina anställda. Granskningen är ofta slarvigt genomförd och viktig och relevant information i sammanhanget, som till exempel syftet med konferensen och kostnad per person, utlämnas nästan alltid.

Det är inte ovanligt att företag eller offentliga verksamheter väljer att kombinera en konferens med en julfest i december. Jag vågar påstå att de allra flesta har tydliga och återhållsamma riktlinjer för intern representation. Det är bra. Jag skulle också vilja påstå att ju fler som arrangerar effektfulla konferenser som uppfyller sina syften och mål, desto bättre. Dessvärre är verkligenheten en annan.

På grund av potentiellt braskande rubriker finns det verksamheter, inte minst offentliga, som inte längre vågar genomföra konferenser av rädsla för att bli uthängda i media. De har skrämts till passivitet. Det är inte bra.

Genom att avstå från möten, en viktig metod i ledarskapets verktygslåda, riskerar verksamheten att dräneras på medarbetarnas engagemang, involvering och delaktighet. Den riskerar helt enkelt att bli ineffektiv. Det är en sorglig utveckling om offentlig sektor allt oftare väljer att avstå från aktiviteter som skulle utveckla och förbättra verksamheten. Professionellt planerade konferenser med ett tydligt syfte och mål och där platsen väljs med omsorg, är ett av de ett av de kraftfullaste ledarskapsverktygen som finns.

Vi vet att miljön har stor betydelse för såväl psykiskt som fysiskt välbefinnande. Att då och då byta miljö för att få igång kreativeten och släppa arbetsplatsens många distraktioner kan göra att vi blir mer fokuserade och kreativa

Ett argument mot fysiska möten brukar vara att den nya tekniken gör dem överflödiga. Den tekniska utvecklingen är bra, distansmöten kan till exempel bidra till en mer effektiv tidsanvändning, inte minst om verksamheter bedrivs på olika geografiska platser.

Men distansmöten passar inte alla typer av möten. Personliga möten fyller en annan funktion. Tonfall, kroppsspråk och humor kan aldrig till fullo komma till sin rätt i distansmöten. Genom att samlas för att interagera, inkludera, diskutera, bolla tankar, byta erfarenheter och sätta upp gemensamma mål för verksamheten, skapas gemenskap och delaktighet. Det är i mötesrummet vi bygger kulturen, det känslomässiga klistret i en organisation. Inte i digitala kanaler.

Granska gärna hur pengar spenderas inom offentlig sektor men gör det seriöst. Konferenser, julfester eller andra sociala aktiviteter är inte slöseri med resurser så länge de genomförs utifrån sunda regler för intern representation. Det måste även gälla offentlig sektor, trots att den är skattefinansierad. Det har vi alla ett ansvar att komma ihåg när nästa braskande rubrik om myndigheters dyra julfester pockar på vår uppmärksamhet.

Sylvia Nylin
Vd, Svenska Möten