Swedac bryter ny mark – nytt ekonomisystem efter 25 år

Från och med 1 juni använder sig Swedac av ett helt nytt ekonomisystem. Efter en upphandling valde man till slut en uppstickare; företaget VIEW Group, med rötter i Norge.
– Swedac visar att det går att välja nytt och modigt även inom ramen för offentlig upphandling. Det är också en stor fördel att lagringsmolntjänsten finns i Norge, säger Håkan Pettersson, ekonomichef på Swedac.

I ett kvarts sekel har Swedac använt en och samma leverantör av ekonomisystem –den mjukvara där de processer som används för att hantera en organisations ekonomi, inklusive intäkter, utgifter och tillgångar finns. Samma leverantör används av ett flertal svenska myndigheter. Men i den offentliga upphandling som nyligen ägde rum valde Swedac att tänka om, och tänka nytt. VIEW Group vann upphandlingen med systemet XLedger. Företaget är en leverantör som inte har jobbat med någon svensk myndighet tidigare.

– Det kan hända att det sticker ut att våga teckna avtal med en helt ny leverantör som inte har erfarenhet att leverera till en statlig myndighet, men upphandlingen följde naturligtvis alla regler till punkt och pricka, och VIEW Group visade att de levde upp till det vi efterfrågade. De har ett stort antal norska kommuner på sin kundlista, så de är vana vid offentliga kunder, säger Håkan Pettersson.

Företaget kan dessutom leverera ekonomisystemet till ett attraktivt pris, något som än mer visar att det är viktigt att våga testa nytt, menar Håkan Pettersson. Därtill sker lagringen av data via en molntjänst – som finns i Norge.

– I tider som dessa, då allt fler svenska myndigheter har blivit uppmärksamma på sårbarheten i lagring hos stora techjättar är molnlösningen i Norge en extra fördel, säger Håkan Pettersson.

Hur har det varit inför sjösättningen av det nya systemet? Och hur har de första ”skarpa” dagarna tett sig? Carina Larsson är controller på Swedac och jobbar dagligen och stundligen med ekonomisystem. Hon tycker övergången har fungerat smidigt.

– Vi är alla väldigt nöjda på avdelningen. Självklart stöter man på smågrejer längs vägen, som behöver justeras eller uppdateras. Där har vi fått bra support från leverantören. På köpet har vi även kunnat skruva än mer på att uppdatera och effektivisera våra processer, då systemet i sig tillåter det.

Kan du ge något exempel?

– Ta exempelvis det vi kallar bankinläsning. Förut laddade vi ner filer från banken digitalt, och läste sedan in dem i vårt system. Nu går filerna direkt in i systemet, från banken. Mellansteget där vi gör handpåläggning behövs inte.

Håkan Pettersson håller med sin kollega om smidigheten i övergången.

– Men jag vill också påpeka att vår ekonomiavdelning har jobbat ihärdigt för att få allt på plats tillsammans med leverantören. Men vi ser att det är ett jobb som nu kommer löna sig.