Så klarar du ett avbrott i din affärsverksamhet - En guide till plan B för företagsledare

Att driva ett framgångsrikt företag handlar såklart inte bara om tillväxt och innovation. Det handlar om att vårda relationer, utveckla sina medarbetare men främst om att skydda affärsverksamheten från oförutsedda störningar och avbrott.

Oavsett om det handlar om en Cyberattack, en naturkatastrof, ett produktionsfel, ett strömavbrott eller att det blir en störning i personalförsörjningen som att nyckelmedarbetare drabbas av långvarig sjukdom eller ett olycksfall, så kan ett avbrott snabbt sätta både ditt företags och din privata ekonomi på spel. Och vad händer med ditt varumärke om du inte kan leverera? I den här artikeln berättar jag varför kontinuitetsplanering bör vara en prioritet för dig som företagsledare - och hur du kan komma igång.

Vad är kontinuitetsplanering - och varför är det så viktigt i ditt företag?

Kontinuitetsplanering är en strategisk process för att se till att ditt företag kan fortsätta fungera, även under och efter en kris. Det handlar om att minimera skador, skydda dina kritiska tillgångar och se till att din affärsverksamhet kan återgå till ett normalläge så snabbt som möjligt.

För tjänsteföretag handlar det ofta om att skydda sitt varumärke och behålla kundernas förtroende. I ett tillverkande företag kan det handla om att skydda produktionskedjan och undvika kostsamma driftstopp och säkra sin leveranskapacitet. Oavsett vilken bransch du är i så kan konsekvenserna av en dålig, eller obefintlig, kontinuitetsplan ha allvarliga konsekvenser.

Så vad behöver du för att lyckas med din kontinuitetsplan? Här är tre steg som leder till en robust kontinuitetsplan:

• Identifiera din verksamhets risker och kritiska beroenden
  Börja med en noggrann riskanalys av din verksamhet. Ta hjälp av dina medarbetare för att identifiera dem och analysera vilka som är de största hoten mot din verksamhet.
  
  Det kan handla om allt från leveranskedjeproblem till hur ni hanterar besökare i era lokaler, eller risken för IT- och Cyberattacker. Identifiera också vilka delar av din verksamhet som är kritisk, det vill säga de processer och funktioner som måste finnas på plats för att företaget ska kunna överleva.
  
  Bedöm även hur länge ni kan klara er utan dem och bestäm en acceptabel avbrottstid.

• Skapa en åtgärdsplan
  När du vet vad som står på spel kan du även börja utforma en detaljerad Plan B (kontinuitetsplan). Den bör innehålla:
  
  - Beredskapsrutiner: Hur ni ska agera vid olika scenarier, som till exempel vid ett strömbortfall, avsaknad av GSM täckning eller internetkommunikation, eller att ni drabbats av en cyberattack.
  - Roller och ansvar: Vem gör vad under en situation där kontinuitetsplanerna aktiveras?
  - Alternativa lösningar: Beskriv hur ni kan fortsätta verksamheten, exempelvis genom reservrutiner med papper och penna istället för datorer eller eller tillfälliga kontorslokaler om ni behöver flytta ut från era verksamhetslokaler.

• Testa och uppdatera planen regelbundet
  Dokumentation och planer kan lätt bli papperstigrar som både är svårlästa och utdaterade för att de bara står och samlar damm i en bokhylla. En kontinuitetsplan förlorar sitt värde om du inte underhåller den.
  
  Genomför regelbundna tester och övningar för att se till att planen fungerar och att dina medarbetare känner till den och kan arbeta utifrån den. Efter varje oönskad händelse behöver du även ta till vara på vad ni lärt er och tillsammans med att verksamheten förändras, nya hot uppstår eller tekniken förändras så behöver du se till att den uppdateras.
  
  Om du arbetar med ISO så är du van med PDCA modellen som kortfattat står för att planera, genomföra, kontrollera och åtgärda. Ett kontinuerligt arbete som ser till att din verksamhets kontinuitetsplan är, och förblir, robust och aktuell.

Vad är din roll som företagsledare i kontinuitetsarbetet?

Som företagsledare är det ditt ansvar att driva kontinuitetsarbetet framåt. För du har ju inte bara ansvar för din affärsverksamhet, du har ju även ansvar för att du själv och dina medarbetare ska kunna få lön för arbetet, eller hur?

Du måste skapa en kultur på arbetsplatsen där säkerhet och beredskap är en naturlig del av den dagliga verksamheten, ett kollektivt ansvar istället för en enskild individs eller avdelnings ansvar. Involvera hela organisationen - från ledningsgrupp till de operativa frontlinje medarbetarna - för att bygga ett robust säkerhetsmedvetande som alla känner sig delaktiga och ansvariga för.

En väl genomtänkt kontinuitetsplan är inte bara ett skydd mot katastrofer för din verksamhet; det är även en konkurrensfördel! Kunder, investerare och partners värdesätter företag som kan garantera leverans och pålitlighet - även i svåra tider.

En framtidssäkrad verksamhet börjar med rätt partners

Att ta fram, utveckla och införa en kontinuitetsplan i din verksamhet kan kännas överväldigande och krångligt, men du behöver inte göra det ensam. Det finns flera olika sätt att förenkla arbetet genom att gå en utbildning eller ta hjälp av extern expertis som kan hjälpa dig med allt från riskanalysen till införandet av kontinuitetsplanen och hjälpa dig med säkerhetsledning så att inte dina säkerhetsfrågor hamnar "mellan stolarna".

Med rätt hjälp kan du säkerställa att du alltid har de rätta förutsättningarna för att hantera dina säkerhetsutmaningar på ett kostnadseffektivt sätt.

Exempelvis så kan du besöka IASA Säkerhetsakademien, med hemsida www.iasacademy.se, där du kan köpa min utbildning "Kontinuitetsplanering för verksamheter". Om du anger koden LIDEC i kassan så får du 25% rabatt om du registrerar dig före den 31 december 2024.

Men du kan såklart även kontakta mig, eller någon av mina kollegor, på SWEPO Group AB om du vill ha hjälp att skydda din verksamhet mot allvarliga händelser och minska konsekvenserna av avbrott i affärsverksamheten.

Det är aldrig för tidigt att börja hantera dina säkerhetsfrågor, men det kan vara för sent när de redan inträffat.

Fortsätt vara en smart företagsledare och fatta beslut för att skydda dig, dina medarbetare och den affärsverksamhet som ger er lön.