Därför behöver ni en strategi för videosamtal

När, var och hur vi kommunicerar är under ständig förändring. Bara för några år sedan fanns det inte på kartan för många företag att jobba hemifrån och ha videosamtal istället för fysiska möten. Digitala möten och distansarbete är här för att stanna, men har ni anpassat er fullt ut och faktiskt satt upp en strategi framåt?

Året då digitala videosamtal eskalerade

Svenskarna och internet 2020 präglades givetvis av pandemin. Användningen av i princip alla samtals- och kommunikationstjänster ökade generellt sett under 2020, och allt annat vore underligt då så många av oss satt hemma istället för på kontoren.

På arbetsplatserna var Microsoft Teams mest populärt och 46 % använde tjänsten. För de som arbetade hemifrån under 2020 använde 72 % Teams regelbundet. Just videosamtal ökade otroligt mycket, både i jobbsammanhang och privat. Från 2020 Q1 ökade användandet av videosamtal med 8 % och i Q3 använde 79 % sig av videosamtal. 2019 låg siffran på 70 %. Den 26 oktober släpps nästa undersökning där vi säkerligen kan vänta oss en ytterligare ökning.

Läs mer: Så skapar ni en positiv företagskultur på distans

Varför behövs en strategi för videosamtal?

Utvecklingen går snabbt framåt och videosamtal, chatt och distansjobb hemifrån har blivit en del av vardagen. Det finns mängder av skäl till att ditt företag bör fortsätta med distansarbete, bland annat att väldigt många trivs med att jobba hemifrån och vill fortsätta med det.

Men även om hur och var vi jobbar har förändrats hänger inte alltid strategiska initiativ och regler med. Har ni formulerat en strategi eller reviderat er tidigare strategi efter att stora delar/hela arbetsstyrkan börjat arbeta hemifrån? Om inte är det dags nu.

Hybridmöten blir allt vanligare

Många kommer alltså att fortsätta arbeta hemifrån, men då även allt fler återgår till att arbeta på kontoren uppstår hybridmöten: kombinationen av deltagare fysiskt och på distans. Här måste rätt förutsättningar ges och smarta digitala verktyg användas för att alla ska få rätt förutsättningar.

Hur de digitala mötena utformas och används har förändrats – många företag har lyckats effektivisera, korta ner eller ökat antalet. Men om det är något det inte finns tålamod för är det bristfälliga videosamtal. Nu accepteras inte otillräcklig teknik utan såväl bild som ljudkvalitet måste hålla hög kvalitet. Vi kommer med största sannolikhet inte att återgå till att enbart ha fysiska möten där alla måste befinna sig i samma lokal, utan det måste finnas rätt förutsättningar för att alla som deltar ska kunna höra, se och interagera.

Det finns mängder av fördelar med hybridmöten, som att det är hållbart ur ett ekonomiskt och miljömässigt perspektiv att man kan bjuda in fler deltagare och att det blir enklare att inkludera personer från andra länder. Men det är viktigt att komma ihåg att i hybridmöten ska de som inte är på plats kunna interagera – inte bara få se en filmad presentation av mötet.

5 punkter att tänka på för att utforma en strategi för videomöten

1. Se över vad som redan finns i era befintliga konferensutrymmen – vad behöver de på plats för att kunna delta och hur kan deltagarna online interagera?
2. Vem på företaget ansvarar för att rätt utrustning finns på plats och fungerar?
3. Var tydlig med vad som förväntas av de anställda och deras kunskaper – måste exempelvis alla veta hur man kopplar upp konferensrummet mot en kamera?
4. Det krävs inte bara att tekniken är på plats utan att de som arrangerar och leder mötena är medvetna om hur de skapar interaktion mellan digitala och fysiska deltagare. Det vill säga, utbilda personalen framåt.
5. Många upplever att antalet digitala möten ökat. Sätt upp regler för era möten, testa kortare, mer effektiva möten, och se till att medarbetarnas kalendrar inte överbokas.

Läs om hur vår videokonferens hjälpte startupen Gardenr komma igång

Telavox videokonferenser

Om du och din kollega snabbt behöver styra ett videosamtal, eller om ni vill anordna en större workshop med en kund, fixar du det snabbt och enkelt med Telavox videokonferens.

Intern videokonferens

I Telavox-appen kan du snabbt inleda ett videosamtal med en eller flera kollegor direkt från er interna chatt.

Extern videokonferens

Vill du bjuda in deltagare utifrån går det lika smidigt, och de behöver inte installera någon programvara utan kan gå till videosamtalet direkt från webbläsaren. Du startar och ansluter enkelt till en videokonferens antingen från Telavox webb eller från din dator eller mobil.

Du kan bjuda in upp till tio deltagare, och tjänsten fungerar precis som vilket annat videosamtal som helst, det vill säga du kan dela skärm för att visa presentationer eller stänga av ljudet när din hungriga katt jamar i bakgrunden.

En uppdatering i Telavox videokonferens är att du numera inte behöver bekymra dig över att sitta vid en dator utan kan enkelt delta direkt i mobilen!

Här kan du läsa mer om hur ni använder er växel rätt när ni arbetar på distans, och vill du veta mer om Telavox och våra kommunikationslösningar, hör av dig!