Minska stressen och öka produktiviteten med rätt plattform för teamsamarbete

Kontakten och samarbetet med kollegorna är viktigare än någonsin i yrkeslivet. Enligt Harvard Business Review lägger chefer och anställda nu 50 procent mer tid på projekt i grupp än de gjorde för ett par decennier sedan. Här tipsar vi på Telavox varför en bra samarbetsplattform kan förbättra kommunikationen väsentligt på arbetsplatsen.  

Det här innebär förstås också utmaningar. I en enkät från 2018 rapporterade 39 procent av tillfrågade anställda att ”dålig kommunikation” var en av de främsta orsakerna till stress på jobbet. Andra stora stressfaktorer var ”flaskhalsar” och ”teammedlemmar som inte gör sin del av jobbet”. Men med en stabil kommunikationsplattform för samarbete i team kan medlemmarna lösa utmaningarna och göra hela gruppen mer produktiv, oavsett om de sitter bredvid varandra eller i helt olika världsdelar.

Vad är en samarbetsplattform för team?

Det är en genomtänkt och funktionell helhetslösning. Den underlättar samarbete och kommunikation mellan medlemmar i team genom att kombinera olika verktyg, tjänster och processer under ett och samma tak. Sammansättningen av resurser säkrar att användarna kan få kontakt med de personer de behöver och att de kan få tag på exakt den information de behöver – allt för att kunna utföra sitt jobb på bästa sätt.

Genom att kombinera arbetsprocesser med verktyg för kommunikation och nätverkande kan samarbetsplattformar hjälpa personalen att få nödvändig information, bli mer effektiv och också mer innovativ.

Vad bör en plattform för teamsamarbete innehålla?

Det är inget nytt att teknologi är grunden för kommunikation och samarbete mellan anställda. Telefonsamtal, e-post och sociala medier används även om man sitter på samma kontor. Men vilka teknologier bör ingå i den teamplattform du ska välja?

Det beror förstås delvis på vilken typ av bransch, mål och behov. Samarbetsplattformar i Enterprise-klass erbjuder normalt några eller alla av följande funktioner:

• Videokonferens
  Vi människor gillar att se den vi pratar med. När det av geografiska skäl inte går att träffas, kan videokonferenser hjälpa utspridda team att hålla möten och webbinarier och dela skärm. Det leder till bättre samhörighet i gruppen, vilket är extra viktigt när man inte ses i korridorerna.
• Snabbmeddelanden
  När du behöver få snabbt svar på en fråga är snabbmeddelanden, eller IM, en smidig lösning. Samarbetsplattformar som har den typen av funktion är enklare att använda än att gå förbi kollegans rum eller skrivbord för att ställa en fråga, och det går mycket snabbare.
• Fildelning
  Vare sig det gäller bilder, PDF:er eller kodsträngar kan du och dina kollegor enkelt dela filer och innehåll med varandra. Samarbetsplattformar ska göra delningen av dokument så enkel som möjligt, då kan man lägga tiden på att jobba med filen istället för att leta efter den.
• Integrering med kalender
  Kalendrar visar information om uppgifter, möten och deadline på ett tydligt och visuellt sätt, så att alla har samma information i realtid. När kalendern integreras med en samarbetsplattform som kan visa kollegornas närvaro och tillgänglighet kan de runt omkring enklare förstå vad kollegorna jobbar med och när de kommer att bli tillgängliga.
• Andra smarta integreringar
  Genom att se till att samarbetsplattformen kan integreras med befintlig teknikstack när det gäller t.ex. CRM-system och kontaktcenterlösning kan arbetsflöden rationaliseras och blir mer transparenta.

3 fördelar med samarbetsplattformar för team

Oavsett vad du vill uppnå med en samarbetsplattform finns det lösningar som passar just dina behov. Vilka fördelar kan du förvänta dig?

1. Förbättrad kommunikation

Den absolut tydligaste fördelen är att kommunikationen förbättras mellan medlemmar i teamen, både när de sitter nära varandra och riktigt långt ifrån.

Tack vare alla olika möjligheter att nå fram, från videokonferenser till snabbmeddelanden, kan samarbetsplattformar se till att medarbetarna alltid har möjlighet att få kontakt. När de här olika formerna hanteras i en samlad, centraliserad plattform ökar precisionen och man minskar risken för missar i kommunikationen.

2. Ökad produktivitet och effektivitet

Tack vare den förbättrade kommunikationen brukar användare av den här typen av samarbetsplattformar också få mer gjort på kortare tid. I en studie utförd av Future of Work (FOW), rapporterar 68 procent av företagen ökad produktivitet efter att ha börjat använda samarbetsverktyg.

Den här förbättringen av produktivitet och effektivitet beror på flera saker. Det främsta är att information och kommunikation samlas, vilket sparar enorma mängder tid åt användarna.

Det här kom McKinsey fram till i en studie: ”En anställd lägger i genomsnitt 28 procent av arbetsveckan på e-post, och nästan 20 procent på att leta efter information eller att hitta rätt kollegor som kan hjälpa till med olika uppgifter”. Samarbetsplattformar kan minska den här tidsåtgången avsevärt, så att personalen kan syssla med det de gör bäst: själva jobbet.

3. Flexibla arbetsmöjligheter

Distansarbete ökar och företag med modernt tänk försöker hitta bästa sätt att möjliggöra det. I en enkät från 2018 fann schweiziska IWG att 70 procent av heltidsanställd personal arbetar hemifrån minst en gång i veckan.

Den här typen av programvara för samarbete förenklar möjligheterna till flexibelt distansjobb och gör att det inte spelar någon roll om team är på olika platser, eftersom det blir enklare för personalen att kommunicera var de än är, oavsett tidpunkt. Funktioner som fildelning, projektledning och videokonferenser innebär att folk inte måste befinna sig i samma byggnad för att utbyta information.

De anställda kan vara på kontoret, hemma, på resa eller bara ute en sväng, och de bästa kommunikationsplattformarna gör det enklare för dem att jobba på utan onödiga avbrott.

Slutsats

Plattformar för teamsamarbete förbättrar kommunikationen och ökar produktiviteten kraftigt, både för små team på samma arbetsplats och för koncerner med personal över hela världen.

Telavox är en telefoni-, molnväxel- och samarbetsplattform som förenklar samarbete och kommunikation mellan kollegor och kunder. Ta reda på mer om vad Telavox kan göra för ditt företag och kontakta oss för att boka en demo av våra tjänster.