Fokus på rätt saker gjorde Värmdö kommuns nya skolportal till ett lyckat projekt

Hösten 2014 började Värmdös kommunala grundskolor att använda en gemensam skolplattform i form av en digital skolportal. Under 2015 har även de kommunala förskolorna anslutits till den webbaserade plattformen som stödjer och hanterar elevernas lärande och kunskapsutveckling, kommunikationen mellan skolan och vårdnadshavare samt skolans administration. Upphandlingen och införandet av den nya plattformen betecknas som ett mycket lyckat projekt och ett skolteam från Telemanagement har medverkat i alla faser av projektet.

Skolorna i Värmdö kommun har i många år haft tillgång till en webbaserad lärportal. Önskemål om ett mer användarvänligt IT-stöd med bredare funktionalitet ledde till beslutet att ta steget över till en ny digital portallösning. Det var hösten 2013 som upphandlingsprocessen startade och sju företag lämnade in anbudsansökningar. Efter en utvärdering bjöds tre av företagen in till en fördjupad dialog med kommunens projektgrupp och våren 2014 valdes SchoolSoft Svenska AB som leverantör.

I Värmdö kommun finns ett tiotal kommunala och en handfull fristående grundskolor, samt ett trettiotal kommunala och drygt tio fristående förskolor. Vissa var nöjda med den tidigare lärportalen medan andra hade önskemål om en mer lättanvänd lösning. Ett problem var den flora av kommunikationsvägar som byggts upp under årens lopp. Att behovet att styra upp alla alternativ och ha en gemensam kommunikationsväg framgår också av att det var det högst rankade effektmålet inför upphandlingen.

- Vi ville ha en väg in för föräldrar för kommunikation och information samt en väg även för elevernas planering, bedömning och även kommunikation. Mycket av behoven idag handlar om att förändra och förbättra både arbets- och läroprocesser och då kan vi inte ha en flora av kommunikationsalternativ. Med en gemensam skolportallösning förenklas mycket och vi ser också bra möjligheter att kunna minska lärarnas och övriga medarbetares elevadministration säger Pia Andersen, chef för Kultur- och Utbildningssektorn Värmdö kommun.

- Vi förstod att det skulle bli en krävande upphandling men också ett tufft utvecklingsprojekt eftersom SchoolSoft är något av ett ramverk med stora möjligheter till anpassning. Därför beslutade vi att skolorna få möjlighet att komma in med önskemål om funktioner som vi sedan kunde skicka vidare till leverantören. Målet var att vi skulle få en digital skolportal som verkligen skulle fungera som ett gemensamt system och där alla fått möjlighet att påverka. Vi anlitade Telemanagement redan under arbetet med den kravställning inför upphandlingen då vi insåg att vi själva inte skulle klara av att driva upphandlingen, arbetet med utvecklingsönskemålen och sedan också införandet förklarar Pia Andersen.

SchoolSoft är Värmdö kommuns största IT-system och upphandlingsprojektet anses vara ett av de mest lyckade i kommunen.

Viktor Dellmar på Telemanagement menar att det inte är en tillfällighet när en kommun lyckas med ett så komplext och omfattande projekt.

- Det finns fallgropar kommuner ska akta sig för under upphandlingen och införande samt även när det gäller förvaltningen av ett nytt IT-stöd i skolorna. Fallgroparna är många och Värmdö kommun har undvikit dem genom att tidigt ta fram en genomtänkt strategi för hela upphandlings- och införandefasen. Under arbetet med kravställningen och upphandlingen har det exempelvis varit ett skarpt fokus på önskad verksamhetsnytta och inte på IT-systemet i sig. Man har också gett sig tid att diskutera behov och även gett alla skolor möjlighet att delta i processen genom att komma in med utvecklingsönskemål säger Viktor

Viktor vill också lyfta fram den viktiga roll som Elisabeth Andersson på kommunen haft som samordnare under projekttiden. Ett av projektets största utmaningar har varit att planera, samordna och genomföra utbildningar för cirka 700 medarbetare under en kort och intensiv period.

Engagerade skolledningar och superanvändare

Listan av framgångsfaktorer i Värmdö kommun kan göras lång. Viktor pekar på två faktorer han ser som viktiga.

Att många av skolledningarna varit engagerade och mycket aktiva under införandefasen gör att skolorna på kort tid kommit igång med att använda det nya IT-stödet. Superanvändarna på skolorna har också varit viktiga när det gäller att ge användarstöd och de bidrar också aktivt med förslag på vidareutveckling som sedan hanteras i en förvaltningsorganisation. Att en sådan organisation i form av ett förvaltningsråd etablerades och bemannades med tydliga roller i ett tidigt skede av projektet var viktigt. Att en sådan organisation finns är hel avgörande för att driva användandet framåt så att de effektmål som sätt upp verkligen uppnås.

Hela processen för Värmdö kommuns upphandling, införande och förvaltning av det nya IT-stödet i kommunens skolor kanske kan bilda något av framgångsmodell även för många andra kommuner. Viktor Dellmar vill samtidigt understryka att utveckling av processer och rutiner i skolor inte alltid kräver ett nytt IT-stöd. Och om ett nytt IT-stöd ska införas kan det bästa valet för en annan kommun vara ett helt annat system än det Värmdö kommun valde.

Värmdö kommun ska under våren 2016 göra en första utvärdering av hur det nya IT-stödet tagits emot och hur väl effektmålen uppnåtts. När Pia Andersen blickar tillbaks på projektet konstaterar hon att det var ett bra beslut att ta in Telemanagement i ett tidigt skede.

- Det gjorde att vi fick en bra struktur på projektet och även att vi hela tiden hade fokus på behov, verksamhetsnytta och effektmålen. Ett viktigt mervärde var också att vi fick hjälp att fånga in synpunkter och utvecklingsönskemål på ett bra sätt och sedan driva dessa mot leverantören. Totalt kom det in närmare etthundrafemtio utvecklingsförslag och det visar verkligen att det finns ett starkt engagemang ute i skolorna för det nya IT-stödet avslutar Pia Andersen.