13 steg till den framgångsrika PowerPoint-presentationen

Powerpoint-presentationen kan bli bejublad succé eller sövande och seg. Allt beror på hur du förbereder dig. Fånga publikens nyfikenhet och engagemang genom att följa dessa råd.

1 Innan du börjar - tänk noga igenom vad du ska berätta, varför du gör det och vad du vill uppnå.

2 Gör alltid din egen presentation – Starta med ett blankt papper och tänk igenom vad du vill uppnå. Börja bakifrån, från slutet, med att bygga upp presentationen och se hur du med en genomtänkt ”röd tråd” ska komma fram till dina slutsatser. Börja med enkla skisser på hur utformningen av respektive bild ska vara och gör därefter detaljerna på varje bild. Genom att du själv tar fram presentationen så blir det enklare för dig att vid genomförandet minnas hur du planerade upplägget och du kan genomföra presentationen med brinnande entusiasm.

3 Inledning – Skapa intresse och engagemang i inledningen, det är viktigt att fängsla åhörarna direkt, gärna genom att berätta vad de kommer att få veta under föredraget: ”Jag ska visa dig hur du kommer att kunna spara 25 % på dina mat- och resekostnader…”

4 Minimera meningar och ord på varje bild, illustrera med engagerande foton eller figurer. Ett kardinalsfel är att fylla presentationen med mycket text och sedan läsa innantill. Använd kraftfulla bilder som skapar känslor och reaktioner och som illustrera det du vill berätta – då minns publiken vad du sagt.

5 Var tyst – När du lägger upp en ny bild, var tyst i några sekunder. Publiken måste ta in bilden eller budskapet innan du som talare får fullt fokus.

6 Använd stora bilder och diagram – ta bort detaljerna. De flesta av dina åhörare sitter en bra bit ifrån duken som visar bilderna. Om du visar ett diagram se till att de är stora och tydliga utan detaljer. Tydliggör vad axlarna i ett diagram visar. Arbeta med färger som kontrasterar.

7 Variera – kanske ska du frångå att enbart använda PowerPoint som presentationsform? Genom att rita på ett blädderblock eller på en whiteboard - då du vill illustrera något viktigt eller något som man bör minnas - blir presentationen mer levande och varierad.

8 Bilder/foton – illustrera med stora foton, som kan ha personlig prägel. Använd gärna humor för att pränta in budskap eller kunskap. En väl passande bild tillsammans med ditt engagerande tal gör att publiken lättare kommer ihåg budskapet och efteråt associerar till den illustration eller bild som du visat.

9 Paus – Du vet innehållet i din presentation, vad slutsatserna är och vad de innebär. För åhörarna är allt nytt. Innan du berättar poängen med en historia eller klarlägger slutsatser - lägg in en paus på 2-8 sekunder för att låta åhörarna fånga in det du sagt och fundera själva. Det är fascinerande att se vilken effekt en val avvägd paus i en presentation ger.

10 Variera färgerna – Använd färg efter budskap och innehåll. I texterna symboliserar rött uppmärksamhet, varning eller något negativt. Grönt är positivt och symboliserar tillväxt. Brunt och

blått symboliserar vardaglighet och sticker inte ut. Att genomgående använda en vit bakgrund ger ofta ett trist och oengagerat intryck. Genom att använda svart eller färgad bakgrund till en del bilder skapas livfullhet och variation.

11 Under presentationen ska du aldrig titta på duken eller skärmen som åhörarna tittar på. Ha hela tiden ögonkontakt med din publik. Naturligtvis kan du ställa upp en bärbar PC framför dig som visar den presentation som syns på den stora skärmen bakom dig. Fånga åhörarnas blick då du pratar. Välj ut några olika personer i publiken som du fokuserar på då du talar.

12 Återkoppling – Be några åhörare om synpunkter på din presentation. Eller ännu bättre är det att i förväg be en kollega att noggrant studera hur du genomför presentationen och be kollegan att ta fram minst tre förslag till förbättringar, både på innehållet och på genomförandet, efter att du genomfört din presentation.

13 Öva, öva och öva - Precis som framgångsrika idrottsmän så bygger framgången på träning. När du tycker att du behärskar presentationen väl så är det säker lämpligt att öva ytterligare några gånger så att du kan genomföra presentationen ledigt och enkelt – och naturligtvis utan talarmanus framför dig. Att spela in din egen presentation med videokamera och därefter själv nagelfara presentationen är en effektiv väg att utveckla din presentationsteknik.

– Genom återkommande övning och ett genomtänkt upplägg kommer du att kunna lyfta dina presentationer till nya oanade höjder, avslutar Hans Uhrus på Uhrvis.

Uhrvis utvecklar kommunikation genom rådgivning, outsourcad kommunikationsavdelning, seminarier, förebyggande kriskommunikation genom en kriskommunikationsförsäkringsamt genom aktivt stöd i den mediala krisen.

För mer information kontakta

Hans Uhrus, Kommunikationsrådgivare

hans.uhrus@uhrvis.se

+46768950101

www.uhrvis.se

www.linkedin.com/in/hansuhrus

twitter.com/uhrus