Så här stärker du din beredskap för framgångsrik kriskommunikation och bättre medierelationer i sommar

Framgångsrik kriskommunikation och goda relationer med media kräver planering, träning och framförhållning. Under semesterperioden sätts ofta organisationen på prov. Du kan undanröja de största misstagen genom lite proaktivt arbete. Uhrvis ger dig tolv enkla råd så att du är bättre förberedd.

Uppdaterad krispolicy – Krisen kommer förr eller senare. Var förbered genom att se till att er krispolicy med innehållande krisplan är uppdaterad. Är en genomgång och uppdatering innan sommaren på sin plats?

Krisgruppens nåbarhet– Är er utsedda krisgrupp hyggligt nåbar under semesterperioden eller är det kanske bättre att sätta in några andra personer som kommer att finnas på hemmaplan. Om så är fallet, se till att de har uppdaterad kunskap och information i god tid innan de ordinarie medlemmarna har blivit svåra att nå.

Tillgänglighet för talespersonen – För att lyckas i mediekontakter krävs att man snabbt kan hantera journalisternas frågor eller åtminstone vara anträffbar. Vet du med dig att er talesperson kommer att vara svår att nå på grund av avlägsen resa eller dålig mobiltäckning där denna kommer att vara så är det klokt att utse en ”stand-in” och hur man når denne.

Frågor och svar – I de professionella förberedelserna i kriskommunikationsarbetet jobbar vi med färdiga frågor och svar - (Q & A) - på de mest troliga scenarierna och frågor som kan komma. Ta fram uppdaterad fakta om det mest troliga som kommer att vara aktuellt att få frågor om och hur det ska besvaras.

Kontaktuppgifter på hemsidan – Är det enkelt att på er hemsida hitta vem jag kontaktar om jag är journalist eller kund som snabbt behöver komma i kontakt med någon på företaget?

Uppdatering av er webbplats – I vissa organisationer kan du själv publicera information på din webbplats, andra anlitar en högserviceleverantör som jobbar dygnet runt, medan vissa har en eller två personer på plats i företaget som kan publicera ny information och uppdatera befintlig information. Kanske är de personerna på resa i Asiens djungler eller av andra skäl oanträffbara? Har du säkerställt backuper för uppdatering på webben?

Tillgänglighet till ert externa pressrum – Många företag och organisationer väljer att förmedla sina nyheter via ett pressrum hos en extern leverantör. Har du tillgång till inloggningsuppgifterna så att ni snabbt kan publicera nyheter eller pressmeddelande, även om du inte är på plats på ditt kontor?

Sociala medier- Har ni bevakning av sociala medier även under semestern? Och om ni har närvaro på Facebook, LinkedIn eller i andra sociala medier – fastställ vem som sköter uppdateringen.

Intern information – Det är allt för vanligt att man missar att informera sin egen personal om den publicitet som skett eller den kris som har varit. Under semester och ledighet träffar dina kollegor ofta ännu fler människor än annars och det finns risk att de får många frågor som de inte vet hur de ska hantera. Alla anställda uppskattar att få information om det som inträffat och om hur företaget har agerat. Du bör säkerställa hur du delger din personal information, även om du inte har de verktyg som finns på kontoret till hands.

Kontaktuppgifter till personalen – Dina närmaste kollegor har du säkert mobilnumret till. Men hur är det med övrig personal? Om det händer något med era anställda så vill man snabbt nå familj och respektive. Har ni uppdaterat kontaktlistorna? (Det händer ju inte allt för sällan att det skett förändringar på den fronten.) Detta är något man regelbundet bör gå igenom.

Extern kompetens och hjälp – Krishantering och medierelationer är komplexa utmaningar och kräver spetskompetens. Ofta får du i krisen ett tunnelseende som begränsar ditt korrekta agerande. Det kan vara svårt att bedöma situationen korrekt med ett objektivt perspektiv och med ett så kallat utifrånperspektiv. Med extern expertis får du råd kring hur du ska agera, vilka åtgärder som du ska prioritera och kan ta del av andras erfarenheter och kunskap. I bland behöver den egna organisationen förstärkas med kompetens för att hantera de många uppgifter som ska utföras under kort tid.

Öva – Mindre än hälften av företagen och organisationerna i Sverige har en väl genomarbetad krispolicy, ännu färre har övat på sin egen krishantering och kriskommunikation. Genom regelbundna övningar har du din beredskap uppdaterad och aktuell, på så vis kan eventuella brister upptäckas innan den verkliga krisen inträffar.

Uhrvis är konsulter med spetskompetens inom krishantering, både handgripligen då krisen inträffat och förebyggande genom Uhrvis unika Kriskommunikationsförsäkring. De tillhandahåller även PR-tjänster och interimstjänster inom kommunikation.

För mer information kontakta
Hans Uhrus, Senior Rådgivare

hans.uhrus@uhrvis.se

0768950101

www.uhrvis.se