Utveckla din egen kommunikation - 12 råd

Informationsmängden som når oss ökar kontinuerligt. Fler och fler tycker att det är en stor utmaning att hantera all information som vi mottar och att välja vad man ska till sig. För att lyckas i sin kommunikation måste man vässa sin förmåga i tydlighet och anpassning.
Följande enkla råd gör att du når fram med ditt budskap ännu bättre:

1. Anpassa kommunikationsformen – En del personer vill ha all information i text via mail. Andra föredrar korta röstmeddelanden och åter andra använder SMS som den huvudsakliga kommunikationsvägen. En del personer önskar all kommunikation muntligt över telefon. Fråga eller lista ut i vilken form mottagaren vill bli kontaktad. Genom att anpassa dig till mottagarens önskemål om kommunikationskanal kommer du att nå fram enklare.

2. Ämnesraden i mail – Speciellt när du kommunicerar elektroniskt är risken för missförstånd större än vid en muntlig dialog. Vill du få snabba svar på dina mail eller lämnade telefonmeddelanden ska du tänka på följande: Lämna aldrig raden tom! Tänk på ämnesraden som en rubrik. Huvudinnehållet i meddelandet ska framgå i rubriken. Genom träning kan du få fram budskapet i meddelandet med en bra rubriksättning. Skriv aldrig enbart ”Hej” eller ”Uppföljning” i rubriken.

3. Beröm och kritik – ge aldrig kritik i ett mail (som mottagaren säkert spar och läser flera gånger), utan ge kritiken vid ett möte eller via telefon, så att det finns möjlighet till dialog. Att ge beröm till en person som även andra får ta del av stärker mottagaren av berömmet och gör denne än mer stolt. Kanske passar det att några kollegor eller chef får ta del av ditt beröm.

4. Meddelandetexten i mail – Utelämna känslor i affärsmail. Speciellt om det är till en överordnad eller till mer än en person.

5. Telefonsamtalet – Var närvarande när du pratar i telefon. Det är uppenbart och respektlöst om du samtidigt som du upptar motpartens tid parallellt gör flera olika saker som stör din närvaro i samtalet. Om det inte passar att prata just nu – be att få ringa tillbaks.

6. Stör jag? – När du inleder ett samtal är det klokt att fråga om du stör eller om mottagaren har tid för dig.

7. Telefonkonferens – Använd ”mute”- knappen. Det är mycket irriterande att höra andra personers skrivande på tangentbordet eller till och med snarkande under en telefonkonferens.

8. Lämna meddelande i mobilsvar – Le när du spelar in ett röstmeddelande. Du blir förvånad över vilken skillnad det gör om mottagaren får ett glatt och trevligt meddelande i sin röstbrevlåda. Lämna korta meddelanden. Maximalt tre meningar är en bra regel.

9. Konversation – Låt motparten tala till punkt. Det är artigt och ger dig samtidigt möjlighet att reflektera över vad som sägs.

10. Jag måste be att få återkomma om detta – Naturligtvis kan man inte alltid lämna besked på en fråga på en gång. Men återkom så snart som möjligt med svar eller besked. Kom gärna överens med motparten om hur snart du ska återkomma.

11. Möten – Människor, både kollegor och kunder, märker vem som lyssnar, följer med och bidrar i konversationen. Och vilka som läser mail, SMS och facebookuppdateringar parallellt under det pågående mötet. Att visa närvaro i mötet är att visa respekt för de andra mötesdeltagarna.

12. Det skrivna ordet – Gester, ansiktsuttryck, tonen i rösten och andra ledtrådar om sinnesstämning och humör på avsändaren saknas i en PM, ett mail eller i annan text. Använd gärna ord som snälla, tack, och andra ”känslomässiga” uttryck för att få fram en mjukare ton i det skrivna ordet, som annars kan uppfattas hårdare eller kallare än avsett.

”- Genom att kontinuerligt träna din kommunikativa förmåga kommer du mycket snabbare och lättare att uppnå dina mål och samtidigt blir du en ännu mer uppskattad kollega och kontakt", säger Hans Uhrus, kommunikationsexpert på Uhrvis.

Uhrvis utvecklar kommunikation genom rådgivning, outsourcad kommunikationsavdelning, seminarier, förebyggande kriskommunikation genom en kriskommunikationsförsäkring samt genom aktivt stöd i den mediala krisen.

För mer information kontakta

Hans Uhrus, Senior Rådgivare

hans.uhrus@uhrvis.se

0768950101

www.uhrvis.se