Stora risker för fel när förtroendevalda ansöker om ersättning

När förtroendevalda ansöker om ersättning sker det allt för ofta manuellt – man fyller i en närvarolista eller en blankett. Det tar tid, blir ofta fel och är krångligt. De flesta önskar sig en digital hantering i stället. Det visar en aktuell undersökning från Visma.

På frågan hur man ansöker om ersättning idag svarar 85 % av de förtroendevalda att man gör det antingen via en närvarolista på mötet eller på en blankett som lämnas eller postas till kommunen i efterhand. Bara 6 % av de förtroendevalda anger att de rapporterar digitalt.

Den manuella hanteringen är enligt enkätsvaren både tidskrävande och orsak till felaktiga eller uteblivna betalningar – den inskickade blanketten kom aldrig kom fram eller så tolkades lämnade uppgifter felaktigt. På frågan om det någon gång blivit fel när man ansökt svarar 51 % att det hänt minst en gång eller att de inte kunnat följa upp om utbetalningen blivit korrekt eller ej.

– Allt färre unga åtar sig politiska uppdrag, vilket är ett demokratiproblem. Att inte få rätt ersättning för det uppdrag man valts till kan vara en av orsakerna till att intresset minskar, säger Tobias Norrfors, marknadschef inom Visma Consulting.

I Sverige finns runt 38 000 förtroendevalda inom offentlig sektor, som varje månad har rätt att ansöka om ersättning för resekostnader och förlorad arbetsinkomst i samband med uppdrag.

Bland de förtroendevalda som vill förändra hur de ansöker om ersättning vill 88 % i stället ansöka via e-tjänster och digitala plattformar.

– Det är förvånande att man inte kommit längre vad gäller digitalisering av ersättning till förtroendevalda. Med en e-tjänst kan hela processen digitaliseras, från ansökan till utbetalning. På så vis elimineras risken för fel orsakade av den mänskliga faktorn. E-legitimation säkrar att uppgifterna som lämnas avser rätt person, och kopplingar till lönesystem kortar handläggningstiden, säger Tobias Norrfors.

----------

Frågor i undersökningen och andel av svaren:

Hur ansöker du om ersättning idag?

Fyller i en lista som skickas runt på mötet 63 %
Fyller i en blankett som lämnas/postas till kommunen 22 %
Rapporterar digitalt 6 %
Mejlar ersättningskrav till nämndsekreterare 2 %
Annat sätt 7 %

Har det någon gång blivit fel när du ansökt?

Aldrig 48 %
Någon enstaka gång under mandatperioden 24 %
Jag vet inte, det går inte att följa upp 20 %
Fler än en gång per år 6 %
Ja, mer eller mindre varje gång 2 %

Hur skulle du vilja ansöka om ersättning?

Jag vill ansöka digitalt i någon form 88 %
Jag vill fylla i en lista på nämndsmötet 6 %
Jag vill fylla i en blankett i efterhand och posta 0 %
Jag vill maila in uppgifterna 2 %
Annat 4 %
----------

Om undersökningen

Visma Consulting har under februari och mars 2019 genomfört undersökningen bland Sveriges kommuners förtroendevalda kring hur de får ersättning för sina uppdrag. Undersökningen genomfördes som en enkät via e-post till förtroendevalda, nämndsekreterare och förvaltningschefer. 1 941 respondenter från 170 kommuner har svarat på frågorna i undersökningen.

Läs mer och ladda ner hela undersökningen här 
Tabeller: https://media.visma.se/documents/2019-04-visma-undersoekning-om-ersaettning-till-foertroendevalda-87211
Undersökningsrapporten: http://bit.ly/2K2J6RI

För mer information, kontakta gärna 
Tobias Norrfors, marknadschef eGov Solutions, Visma Consulting AB, 070-633 21 91, tobias.norrfors@visma.com