Många byggprojekt samtidigt? Få stenkoll med strukturerade arbetssätt

Du som driver och ansvarar för flera byggprojekt har mycket att hålla reda på. Det är prognosmöten och budgetmöten för allt från nybyggnationer till ombyggnationer och underhållsprojekt. Och projekt som är aktiva såväl som i förberedande fas. För att allt ska funka krävs därför att dina projektledare, entreprenörer med flera kan få en bra överblick och få till ett strukturerat arbetssätt som främjar kvalitet, samarbete och lönsamhet.

Det finns saker som bara måste funka

I byggprojekt finns det saker som bara måste funka. För att hela projektet ska bli framgångsrikt måste det finnas en struktur för allt från hur mappar ska användas till hur dokument ska delas för att underlätta för den interna projektgruppen. I slutänden handlar det om att alla ska ha de hjälpmedel som behövs för att göra rätt.

Att inte ta ett helhetsgrepp kring strukturerade arbetssätt leder ofta till att alla i projektet hittar sina egna lösningar och jobbar så som de de själva föredrar. Det resulterar inte sällan i en ständig jakt på information och uppdateringar, med flera olika Excel-filer som ska mejlas, öppnas och läsas. Det gör det svårt att få in korrekt rapportering och dessutom försvinner den samlade bilden.

Dålig hantering av information leder till kaos

En annan utmaning för att arbeta strukturerat är hur man styr vem som ska se vilken information vilket ofta löses med en slags dubbel bokföring, där mallar och mappar ligger lokalt hos projektledare. När det sedan är dags att samarbeta med projektörer och entreprenörer i projektet kopieras dokument in i en delad yta. Här blir risken för kaos överhängande. Dålig informationshantering samt bristande kommunikation och struktur leder till stök, vilket i sin tur också leder till ökade kostnader.

Samtidigt är det viktigt att rätt person har tillgång till rätt information och att dokument bara finns där de hör hemma för att minimera risker och bevara affärshemligheter. Men att kopiera och skapa dubbletter öppnar för att personer i projektet börjar jobba med fel versioner av dokument, vilket såklart är ödesdigert.

Strukturerade arbetssätt leder till samverkan

När du har flera byggprojekt igång samtidigt är även själva planeringen kritisk. Det är nämligen då du ser till att allt är förberett när det väl är dags att sätta spaden i marken. Därutöver måste du kunna monitorera hur allt ligger till i tid, vilket skede projekten befinner sig i och kunna få kontinuerlig statusrapportering utan att behöva jaga projektledarna och jonglera manuella statusrapporter från olika håll.

Få med projektledarna på tåget

Att låta alla arbeta som de vill kan kännas frestande, men är inte ett bra tillvägagångssätt för att få en effektiv helhet. Om du vill skapa framgångsrika samarbeten måste du göra det lätt att göra rätt för alla inblandade i projektet. Det blir bättre, roligare och går snabbare när alla jobbar på samma sätt.

Här är du som stark ledare nyckeln till att visa på fördelarna med att jobba på samma sätt. Du slipper även tjata på dina projektledare om korrekt rapportering samtidigt som projektledarna inte behöver stressa över krav som kommer från sidan.

Med ett enkelt och kraftfullt verktyg som främjar strukturerade arbetssätt underlättar du för såväl kontroll av information som samverkan – samtidigt som det går att eliminera kostsamma tidstjuvar.

Ditt verktyg ska jobba för dig – inte tvärtom

Med tanke på hur hårt du och dina projektledare jobbar förtjänar ni ett verktyg som låter er fokusera mer på förändringsledning och mindre på att släcka bränder. Ett verktyg som låter er vara förberedda och veta vad som sker genom hela projektet.

Vi kan hjälpa dig hjälpa dina projektledare att jobba på ett effektivt sätt som minimerar risken för kriser och kaos. Ge dem ett verktyg som är enkelt och roligt att komma igång med och som verkligen stöttar deras arbete. Det öppnar dessutom för att arbeta mer samverkansbaserat, där alla aktörer samarbetar mer öppet och transparent och tar delat ansvar för projektets framgång.

Med Webforum implementerar du enkelt dina tänkta arbetssätt. Här kan du samla allt från mallar och mappstruktur till roller och behörighet i ett och samma verktyg – allt för att du ska kunna få stenkoll i alla dina byggprojekt. Vår lösning ger dig bland annat:

• En samlad överblick över dina byggprojekt
• Förutsättningarna för att tidigt upptäcka problem
• En bra grund för att driva effektiv samverkan
• Möjligheten att skapa effektiva projekt där allt samlas på samma ställe och alla ser den information som är ämnad för dem

Vill du veta hur Webforum utmanar byggbranschen i att bli mer strukturerad? Läs mer om våra funktioner eller boka en demo.