Så når du både projekt- & effektmål

Sen 15 år tillbaka har jag uteslutande fokuserat på och arbetat med förändringskommunikation och förändringsledning, både på koncern- och affärsområdesnivå. Den stora fördelen med att kunna arbeta så fokuserat med något är att jag genom åren fått den stora förmånen att få ta del av 100-tals förändringsprojekt. Som certifierad förändringsledare är det fantastiskt kul att arbeta med förändringar och genom åren har jag fått en väldigt bra koll på vad som skapar framgång respektive motgång.

Sju av tio förändringar når inte sina mål säger forskningen. Samtidigt visar samstämmig forskning från hela världen att kommunikation från ledning och närmsta chefen är den absolut vanligaste orsaken till misslyckande. Och verkligheten ser likadan ut. Att arbeta med förändringsledning, ett strukturerat sätt att hantera förändringar, ökar dock dina chanser att skapa förändring och nå det där uppsatta effektmålet markant.

Vässa geniknölen och kavla upp ärmarna

Det är lätt att ta strategiska beslut, sätta igång projekt och till exempel göra beställningar av externa leverantörer. Men den riktiga resan börjar när det är dags att förverkliga besluten, att börja resan för att uppnå den planerade effekten. Det är då det är dags att kavla upp ärmarna, vässa geniknölen, koppla på vinnarskallen och köra så det ryker. För ett är säkert, förändringen kommer inte att ske av sig själv.

Två viktiga saker att tänka på vid förändring:

1. Förändringsmotstånd är norm. Allt handlar om din kunskap kring motståndet och hur du hanterar det.
2. ”De var inte mogna för förändringen” är något jag hört många gånger vid misslyckade förändringar. Ingen organisation blir mogen för förändring av sig själv, det är något du som driver förändringen måste arbeta med kontinuerligt. Varje dag.

Projektledning vs förändringsledning?

Det många organisationer glömmer bort är effekten de vill uppnå med projektet. Oerhört mycket kraft, pengar och fokus läggs på projektmålet, och i allt för många fall får effektmålet stryka på foten. Man mäktar helt enkelt inte med när projektet är ”klart”.

Förändringsledning handlar mycket om att hantera människorna i organisationen. Att skapa förståelse, kunskap, attityd och ett beteende i linje med vad som ska göras på kort sikt och uppnås på lång sikt. Bilden nedan beskriver den gemensamma resan för projekt- och förändringsledning i jakt på både projekt- och effektmålet. Den stora skillnaden är att förändringsledningen pågår långt efter att projektmålet uppnåtts.

Bättre att vara smart än tuff

Att driva förändringar handlar mer om att vara smart än tuff. Ha en kunskap om hur medarbetarna fungerar, vad som driver förändring, vilka förutsättningar (vana vid förändring, förtroende för ledningsgrupp och det aktuella ledarskapet) det finns för förändring och hur ni ska flytta fram positionerna mot målet. Har ofta hört att ”det är dags att styra med hela handen”, ”det är dags att sätta ner foten” utan kunskap om vad det för med sig. Det kanske fungerade för 30 år sen. Inte nu. I dagens kunskapssamhälle handlar det om så mycket mer.

Medarbetarna ska bära din förändring – hur mycket satsar du på dem?

Anledningen till att förändringar misslyckas är man inte lägger tillräckligt med krut på medarbetarna som är de som ska bära förändringen för att uppnå en planerad effekt. Allt som oftast ligger problematiken i införsäljning och en god kommunikation gentemot medarbetarna. Du måste ner på individnivå, skapa förståelse för hur just den individen ska bidra till det uppsatta målet. Lyckas du inte skapa ett beteende i linje med förändringen kommer du att misslyckas. Punkt slut.

Hur gör man då? Jag avslutar med, utifrån min erfarenhet, de viktigaste tipsen för att skapa långsiktiga förändringar.

7 steg för en lyckad förändring:

1. Se till att både projekt- och effektmål är väldigt tydliga OCH mätbara.
2. Skapa en tydlig bild av hur dina förutsättningar för förändring ser ut i din organisation. Ju mer tid du lägger på en genomarbetad intressentanalys desto enklare kommer ditt arbete att bli.
3. Ha en gedigen, faktabaserad plan för hur du ska hantera både projekt- och effektmål.
4. Människor är fantastiska, se till att behandla dem på ett sätt som banar vägen för förändringen. Involvera, var tydlig med vad som är beslutat och vad som går att påverka. Skapa en tydlig prioritering och förståelse för hur just de ska bidra. De kommer att vara nyckeln till din framgång.
5. Se till att din kommunikationsplan genomsyras av aktiviteter som ger rätt effekt. Mellancheferna kommer att vara din viktigaste framgångsfaktor, utgå från dem och förstärk med andra kanaler, digitala såväl som tryckta.
6. Glöm inte den viktiga uppföljningen. Ha kontroll över hur dina kommunikativa insatser faller ut. Förflyttar du dina medarbetares kunskap, attityd och beteende i rätt riktning? Eller står de kvar och stampar på samma plats? Om du vill göra det genom kvalitativa eller kvantitativa mätningar är upp till dig, men se till att skaffa dig kunskap om hur arbetet mot både projekt- och effektmålet fortskrider. Det är dina viktigaste verktyg för att leda din förändring.
7. Liten påverkan under lång tid skapar större effekt än stor påverkan under kort tid. Så se till att vara uthållig i din kommunikation för att förstärka och behålla dina medarbetares nya beteende.

Lycka till!

/Johan Book