Persondataloven: guide til sikker print og GDPR-værktøj

Er du dataansvarlig for en stor, mellem eller lille virksomhed? Så skulle du måske læse rigtig godt med her. Vi guider dig nemlig til sikker print og brug af et GDPR-værktøj, så du og din virksomhed kan overholde persondataloven. Rigtig mange virksomheder og institutioner har fælles printere, hvor alle har adgang, og da man kan komme ud for at skulle printe personfølsomme dokumenter, er det vigtigt at håndtere udskrivningen korrekt.

Heldigvis findes der en løsning på netop dette. Med sikker print og follow me-print er du og din arbejdsplads sikret en løsning, der korrekt håndterer personfølsomme oplysninger. Vi kommer også med et bud på et GDPR-værktøj, der kan hjælpe dig til at få overblik over, hvilke personfølsomme oplysninger din virksomhed opbevarer, og hvor de præcist bliver opbevaret.

Beskyt personfølsomme oplysninger med sikker print

Med sikker print er din virksomhed med til at håndtere personfølsomme dokumenter korrekt. Sikker print betyder nemlig, at udskrivelsen af dine dokumenter ikke bliver sat i gang, så snart du trykker udskriv på computeren. Derimod skal du hen til den pågældende printer, hvor du skal indtaste en personlig kode, så du kan få adgang til dine dokumenter. Derefter kan du udskrive dem. På den måde slipper du og virksomheden for, at printeren begynder at printe en masse følsomme dokumenter ud, som andre i kopirummet kan nå at læse.

Funktionen follow me-print

Når du bruger sikker print, findes der også en log over, hvem der har udskrevet hvad, hvilken printer der er blevet brugt, og hvornår det er blevet udskrevet. På den måde får du og din virksomhed det fulde overblik over udskrivningen og overholder persondataloven.

Derudover er der også en funktion, der hedder follow me-print, der giver dig mulighed for at følge dit dokument fra computer til print, samtidig med at printeren logger om de forskellige hændelser undervejs. På den måde ved du altid, hvor dine dokumenter befinder sig. Siden persondataloven er blevet indført, er det endnu vigtigere for dig og din virksomhed, at I har sikker print, så I overholder GDPR-reglerne. Med follow me-print er du sikker på at overholde persondataloven, og faktisk kan denne funktion betragtes som en GDPR-printløsning.

Overhold alle GDPR-reglerne med det rette værktøj

En GDPR-løsning fungerer som en vagthund og sørger for at scanne alle systemer, filer, netværker, e-mails og lignende. Derefter giver den dig en rapport. Denne rapport skulle gerne vise, hvilke oplysninger som virksomheden har liggende. Derefter kan du slette dem, der ikke overholder reglerne for persondataloven – det vil sige, at du kan slette alle de personfølsomme filer, der ikke bør være på virksomhedens server.

Med dette GDPR-værktøj er du derfor sikker på at overholde persondataloven, da den scanner alle former for personfølsomme dokumenter, filer, programmer med mere. Værktøjet leder blandt andet efter både navne, adresser, CPR-numre og andre legitimations-id’er. Med dette værktøj er scanningen også hurtigt overstået, og du sparer utrolig meget tid i forhold til, hvis du selv skulle gennemgå hvert enkelt personfølsomme dokument. Din arbejdsbyrde som dataansvarlig bliver altså mindsket, og du undgår overtrædelser af persondataloven, der let kan ske, hvis man laver en menneskelig fejl.

Foruden at bruge dette værktøj som en vagthund ved at sikre at alle de personfølsomme dokumenter ikke ligger på forskellige systemer og flyder, kan du også bruge værktøjet bagudrettet. Det vil sige, at du og din virksomhed kan ’glemme’ tidligere kunder eller samarbejdspartnere, der ikke længere ønsker sig ’husket’ af jeres virksomhed.

Med follow me-print og et godt GDPR-værktøj er du som dataansvarlig sikker på at overholde flere regner inden for persondataloven.