Lørenskog kommune: Digitaliserer et Norge i miniatyr

Lørenskog kommune er godt i gang med sin digitale reise. Lederforankring, brukerfokus og en jevn strøm med små leveranser er noen av hemmelighetene bak den hittil vellykkede satsingen.

– Vi er på en reise. Vi har kommet et stykke nedi veien, men vi har fremdeles en lang vei igjen å gå. Du kan si at vi digitaliserer et Norge i miniatyr. Lørenskog er en stor, kommune med mange oppgaver og utfordringer. Som kommune er vi tett på innbyggerne fra vugge til grav, sier Sidsel Nordhagen, teknologidirektør i Lørenskog kommune.

Når du jobber med kommunedigitalisering må du ifølge Nordhagen aldri glemme hvem du jobber for: Innbyggerne!

– Og hva vil innbyggerne? Jo, de vil slippe å forholde seg til et innviklet kommuneapparat hver gang de tar kontakt med oss. De ønsker å levere fra seg opplysninger én gang og på ett sted. De ønsker at ting skal være enkelt, effektivt og trygt. Dette handler om så mye mer enn bare å sette strøm på et stykke papir, sier hun.

Samtidig innebærer digitalisering også en endret arbeidshverdag for de som jobber i kommunen. Nordhagen er derfor klar på at digitalisering alltid må sees i sammenheng med organisasjonsutvikling. Alle skal vinne på at kommunen blir en mer moderne, effektiv og strømlinjeformet arbeidsplass.

Les også: Manglende kompetanse stopper teknologiutviklingen i norske virksomheter

Slipper plutselige, store endringer
Lørenskogs digitale reise har sine røtter i en sentraliseringsprosess fra 2012, hvor det ble klart at kommunen måtte håndtere teknologi på en bedre måte enn den hadde gjort til da. Etter en utredningsfase ble det opprettet en egen teknologiavdeling der Nordhagen ble ansatt som øverste leder våren 2015.

– Vi la en digitaliseringsstrategi som ga oss et klart bilde av hvor vi var og hvor vi skulle. Deretter så vi på behov og arbeidsprosesser i de forskjellige sektorene i kommunen, og hvordan teknologi kunne understøtte dette på en bedre måte, forteller Nordhagen.

Arbeidsstrategien til Lørenskog kommune er å ha en jevn strøm av små teknologileveranser. På den måten kan kursen enklere justeres underveis. Hyppige leveranser gjør at kommunens brukere og medarbeidere slipper å plutselig måtte forholde seg til enorme teknologiendringer. Slik unngås mye frustrasjon og usikkerhet. Det har også vært nødvendig å gjøre et stort og omfattende arbeid innen IKT-infrastrukturen, blant annet på nettverk, for å kunne tilby digitale løsninger for brukere og ansatte.

DIGITAL LÆRING: Sidsel Nordhagen viser Chandan Sethi de nye hjemmesidene til Luhr skole.

Nettbrett i undervisningen
Samtidig som veien mot digitalisering fremdeles er lang, kan Nordhagen og hennes kolleger glede seg over en stadig voksende portefølje over vellykkede teknologileveranser. For eksempel har kommunens teknologiavdeling spilt en viktig rolle i å hjelpe skoler i Lørenskog med å anskaffe og ta i bruk nettbrett som en integrert del av undervisningsopplegget – foreløpig som et pilotprosjekt ved Kjenn skole.

– Det er veldig mye underliggende som må være på plass for at et nettbrett skal fungere optimalt i et læringsmiljø. Pilotprosjektet vi hadde på Kjenn i januar har skapt et kjempestort engasjement blant elevene og lærerne, og vi har høstet mange verdifulle erfaringer som vi tar med oss videre, sier hun.

Kommunen er også i gang med å sende digitalpost som førstevalg til innbyggerne. Byggesaker skal effektiviseres gjennom mer tilgjengelig informasjon og muligheten til å levere søknader på nett. I tillegg er Lørenskog i ferd med å få etablert andre elektroniske løsninger som vil gi kommuneansatte en mye mer fleksibel arbeidshverdag og dermed bedre tjenester til innbyggerne.

Avgjørende lederforankring
Nordhagen roser politikere og ledelse i både administrasjonen og ute i sektorene for å vise engasjement og lydhørhet i den pågående digitaliseringen av Lørenskog.

– Alt vi nå gjør ville ikke vært mulig å få til uten solid lederforankring. Vi har lagt ned en stor innsats for å involvere de forskjellige ledernivåene i kommunen. Digitalisering koster penger og medfører store organisatoriske endringer. Bare når ledelsen står i spissen for disse endringene vil vi lykkes, sier hun.

Teknologidirektøren forteller at kommunen gjennom å samarbeide med konsulentselskaper får tilgang på nyttig kompetanse, metoder og erfaringer. Ett av selskapene som har hjulpet Lørenskog kommune på veien er Sopra Steria.

– Vi bruker eksterne konsulenter av to grunner: For å få hjelp med ting vi ikke kan, og for å ta unna når vi mangler kapasitet internt. Sopra Steria har hjulpet til i kartleggingsarbeidet og tilført spisskompetanse på beste praksis. De har vært inne i alle faser underveis, gitt råd og levert på konkrete prosjekter, sier Nordhagen.

Les også: Sopra Steria inngår ny driftsavtale med Trondheim kommune

Solid grunnmur
Kundeansvarlig Chandan Sethi i Sopra Steria forteller at Lørenskog kommune er i ferd med å bygge en solid grunnmur for å møte kravene til digitalisering i offentlig sektor.

– Det er mange kommuner der ute som ikke har kommet spesielt langt når det gjelder digitalisering. Lørenskog viser til sammenligning stor teknologimodenhet og har kommet langt på sin digitale reise. Her er det mye å lære for andre kommuner, påpeker han.

– Ikke finn opp hjulet på nytt
De nærmeste årene skal et stort antall kommuner igjennom omfattende og krevende digitaliseringsprosesser. Opptil 23 prosent av landets småkommuner tilbyr ikke digitale tjenester til sine innbyggere, viser en kartlegging fra Riksrevisjonen som ble publisert i fjor.

Sidsel Nordhagen har følgende råd til kommuner som står i startgropen:

– Ikke prøv å finne opp hjulet på nytt. Ta heller kontakt med noen som allerede er godt i gang med digitaliseringsprosessen, og lær av dem. Det gjorde vi. Dessuten er det viktig å huske at digitalisering handler om folk, og at du må være tålmodig med dem. Vær ydmyk for den endringen alle i kommunen skal igjennom, sier hun.

Kontaktpersoner:

* Lørenskog kommune, teknologidirektør Sidsel Nordhagen, mobil 909 31 475

* Sopra Steria, kundeansvarlig Chandan Sethi, mobil 991 28 900