Tips för ett framgångsrikt intranät - Del 1

INNAN NI BÖRJAR…

Ställ frågan ”Varför?” minst fem gånger

Börja med att gå till källan med varför ni behöver ha ett intranät. Fråga er själva vad som skulle hända om intranätet inte fanns. Vilken effekt hade det haft på verksamheten? Det måste finnas ett klart och tydligt syfte med intranätet. Upprätta en strategi med konkreta och tydliga mål och säkerställ att dessa sammanstrålar med verksamhetens övergripande affärsstrategi. Fokusera på det som är värdeskapande. En gyllene regel är att ta bort allt som inte tillför värde.

Utvärdera och utmana intranätet på tre nivåer

All framgång börjar med självinsikt. Ett intranät är inte ett intranät om det inte uppfyller ett syfte inom nedanstående tre nivåer. Genom att utvärdera vad som fungerar bra, mindre bra och vad som saknas inom de nedanstående nivåerna kan ni få fram en värdefull karta till ett vinnande intranät.

• Nivå 1: Företagsinformation Detta omfattar information som berör hela verksamheten. Det kan handla om företagsnyheter, veckobrev, gemensam företagskalender etc. Fundera på vad som är bra, vad som kan förbättras och läggas till. För att undvika att intranätet endast blir en lastplats för information och inte har utrymme för dialog, så är det viktigt att inte fastna på denna förstanivå.

• Nivå 2: Avdelningar, projektgrupper, samarbetsytor Denna nivå avser information som berör en sluten grupp av individer, såsom enheter, avdelningar och projektgrupper. Ifrågasätt även här hur vida den fungerar för att öka verksamhetsnyttan. En av de hetaste trenderna inom intranät just nu är ytor där projektgrupper kan jobba med dokument och projektinfo oberoende av plats och tid.

• Nivå 3: Individen Detta omfattar information som berör varje unik individ. För bästa förankring bör intranätet vara anpassat efter varje unik individ. Låt individerna vara med och skapa dialog, föra fram kompetenser till ytan genom personliga profilsidor och liknande.

Förankra intranätet som dörren till arbetsplatsen

Intranätet ska fungera som dörren till arbetsplatsen, när de anställda öppnar webbläsaren så ska startsidan vara just intranätet. Precis som en dörr ska det kännas välbekant, säkert och hemtrevligt. Intranätet bör vara förankrat så pass djupt att om det ligger nere, ska ansvarig bli nedringd och mailboxen gå i taket. Att identifiera verktyg och applikationer som driver användarna mot intranätet är viktigt för att säkerställa att intranätet blir dörren till företaget.

Grafisk Design

Att investera i grafisk design som följer företagets övergripande grafiska strategi är att plocka lågt hängande frukt. Funktionalitet och struktur är givetvis extremt viktigt, men vi människor påverkas även starkt av färger och design. Det finns åtskilliga studier som pekar på relationen mellan grafisk design och upplevd användarvänlighet. Ställ ditt intranät framför spegeln och fråga om det är det vackraste intranätet på denna sida av skogen eller inte.

Mobilitet

Hur ser ert övriga IT-användande ut? Om era medarbetare är mobila och ofta arbetar via smartphones och surfplattor bör ert intranät vara nåbart och anpassat för dessa olika plattformar. I de flesta fall är det mer kostnadseffektivt att redan från början anpassa sidor och funktioner för dessa användningsområden.

Tydliga avgränsningar

Rom byggdes inte på en dag och det är också få företag som klarar att lansera ett nytt fullskaligt intranät. Ta därför fram en två- eller trestegsraket som är anpassad efter er "intranätmognad" och efter era användares behov. Var distinkta i vad varje version skall innehålla och avgränsa tydligt innan ni börjar bygga.