Lerums kommun satsar på IT som en miljöinvestering

För den som strävar efter att bli Sveriges ledande miljökommun räcker det inte att tillämpa miljöpolicys för de anställdas resor eller klimatanpassa sina fastigheter. Miljöpåverkan måste lyftas fram som en betydande parameter i alla beslut. Denna insikt låg till grund för de IT-ansvariga på Lerums kommun när de under 2010 beslutade att modernisera kommunens datanät.

Den utlösande faktorn var kommunstyrelsens tydlighet i frågan. 

-Instruktionen från den politiska ledningen var att miljöpåverkan ska prioriteras i upphandlingen, även om utpräglad miljöhänsyn kunde innebära högre kostnader. När upphandlingen nu är genomförd är jag övertygad om att våra stränga miljökrav kommer att innebära en kostnadsminskning på sikt, berättar Roger Juhlin, IT-chef på Lerums kommun (bilden).

Det var under 2010 som Lerums kommun beslutade att anpassa kommunens datanät till senaste versionen av Microsoft Kommundesign (MSKD). På bara några år har den tekniska utvecklingen lett till att man resonerar annorlunda kring hur datanät struktureras utformas. Efterfrågan från kommunens personal på bättre förutsättningar för distansarbete och förändrade principer för datoranvändning i skolan är andra exempel på varför beslutet var rationellt att fatta just nu.

Miljöhänsyn i ord och handling
När det gäller Lerums kommuns miljöåtagande visar det sig tydligt i både ord och handling. Personalen har en ambitiös miljöpolicy att förhålla sig till, exempelvis när det gäller resor i tjänsten och på inköp som görs i kommunens namn, men ambitionen syns också tydligt i kommunens ledningssystem. Omedelbart efter förordet i Vilja & Mål, kommunfullmäktiges inriktningsdokument för 2011-2014, beskrivs kommunens vision om att bli ”Sveriges ledande miljökommun 2025”, samt vad det kommer att innebära.

Managementkonsultbolaget Ekan kontaktades för att bidra med stöd och expertis för upphandlingen av nytt kommundatanät. Ekan valdes baserat på goda erfarenheter från tidigare genomförda upphandlingar och då upphandlingen avsåg ett lösningsmässigt komplext område kombinerat med miljökraven som avvek från normen. Alternativet att avropa från Kammarkollegiets ramavtal övervägdes men förkastades eftersom det där var svårt att ställa de krav som kommunen hade på tjänsten.

Viktigt att balansera kraven rätt
-Vi blev väldigt glada över att anta denna utmaning tillsammans med Lerums kommun, säger Knut Fahlén, upphandlingsexpert på Ekan.

-I vårt arbete ser vi återkommande hur LOU används på ett sätt som gör det svårt för anbudsgivarna att offerera den tjänst som den upphandlande enheten efterfrågar. Efter mångårig erfarenhet både från upphandlings- och anbudsgivarsidan har vi kartlagt risker och fallgropar samt hur de kan överbryggas.

-Den specifika utmaningen i det här uppdraget var att ta fram utvärderingskriterier och en beräkningsmodell som säkerställde att de höga miljökraven fick genomslag på bedömningen utan att riskera att anbudspriset eller kvalitets- och prestandakraven värderades för lågt, fortsätter Knut Fahlén.

På Ekans inrådan beslutade Lerums kommun att genomföra upphandlingen enligt ett förhandlat förfarande på grund av svårigheten att exakt beskriva upphandlingsobjektet, det vill säga samtliga ingående delar i de tjänster som krävdes för att utforma kommunens nya datanät enligt ställda krav.

Öppna upp för kompetens och kreativitet
-Själv är jag kunnig inom området och hade en ungefärlig bild av lösningen. Däremot ville jag försäkra mig om att få bästa möjliga lösning baserat på leverantörernas kompetens och att inte begränsa deras kreativa bidrag genom att ställa krav på exakt hur den efterfrågade funktionen ska förverkligas. Allra mest intresserad var jag av att se hur leverantörerna föreslog att funktionen skulle kunna försörjas så energieffektivt som möjligt, säger Roger Juhlin.

I kvalificeringsfasen sållades fem anbudsgivare fram varav tre slutligen lämnade anbud. Anbudsgivarna fick möjlighet att presentera sina lösningsförslag ”öga mot öga” med kommunen. Både Lerum och leverantörerna fick härigenom möjlighet att förtydliga och svara på frågor, vilket gjorde att båda parter kunde känna sig säkra på att de erbjudna tjänsterna matchade kommunens krav och behov.

-Det var det näst lägsta anbudspriset men de bästa referenserna och det överlägset bästa lösningsförslaget ur miljöhänseende som vann, vilket var precis vad vi hoppades på. Prisskillnaden var också så liten att den bör kunna räknas hem utan problem i minskade energi- och hårdvarukostnader, säger Roger Juhlin.

Peter Bäckman, affärsområdesansvarig på Kerfi som vann upphandlingen:

-Andemeningen i Lerums underlag var tydlig samtidigt som det gav oss kreativ frihet. Kraven var tuffa men stämde i vår mening överrens med vilka krav vi tycker att man kan ställa på en leverantör av denna typ av tjänster. Kerfi har ett tydligt miljöengagemang och jobbar aktivt med vad vi kallar Grönare IT. Vi ser positivt på att kraven för hur Lerum vill hantera miljöfrågor blev så tydliga i underlaget. Förhandlingsförfarandet gav oss en bättre möjlighet att beskriva vårt anbud och få en ännu tydlig bild av vad som efterfrågades.