Egen löneavdelning eller outsourcing?

Outsourcing av lön och HR är en tydligt växande trend. Minskade kostnader är en fördel som ofta förs fram. Men finns det fler vinster? Pernilla Hjälm, Team Leader på lönecentret Flex Services, delar med sig av sina erfarenheter.

Administrationen kring lön och HR är en ovärderlig del av företaget och en förutsättning för att verksamheten ska rulla. Rätt lön i rätt tid, helt enkelt. Men lönehanteringen är administrationstung och involverar många komplexa uppgifter. Ökade effektivitetskrav och kostnadsbesparingar får många företag att flytta lönehanteringen till en extern partner. På så sätt kan företaget frigöra värdefulla resurser och lägga mer fokus på kärnverksamheten – samtidigt som de löpande kostnaderna hålls nere.

Gör lönehanteringen mindre sårbar

På mindre företag är löne- och HR-administrationen många gånger beroende av en eller ett fåtal personer. Lönevärlden är snabbföränderlig och det är en krävande uppgift att ständigt hålla sig uppdaterad på aktuella avtal, lagar och regler. Då kan det kännas tryggt att lämna över administrationen till en partner som är expert på området. Kanske har det mindre företaget heller ingen som kan rycka in vid sjukdom, semester och vakanser. Med en outsourcinglösning elimineras denna sårbarhet.

Fördelen är att någon annan är påläst kring kollektivavtal, lagar och regler.

Pernilla Hjälm är Team Leader på Flex Services, ett lönecenter som startades 2018 och som tillhandahåller outsourcing av löne- och HR-administration till företag av varierande storlek och med olika avtalsbehov. Verksamheten består huvudsakligen av att hantera tidrapporter, reseräkningar och löpande lönearbete och att vara kunderna behjälpliga vid frågor. Pernilla förklarar vidare vilka vinster som finns förknippade med outsourcing av lön och HR:

– Fördelen är att någon annan är påläst kring kollektivavtal, lagar och regler. Du har backup med lönekompetens, vilket gör lönehanteringen mindre sårbar. Vi är ett team som bollar lönefrågor, vilket gör att vi har större kompetens än vad en enskild individ kan ha, säger hon.

Även ur en ekonomisk synvinkel kan man konstatera att det finns stora fördelar med outsourcing, i form av minskade omkostnader kopplade till personal, utbildningsinsatser, systemlicenser med mera.

– Det är väldigt lönsamt för många företag när man enbart tar betalt för det antal lönespecifikationer som produceras, förklarar Pernilla.

Trygghet och kvalitet i fokus

Flex Services arbetar med sin egenutvecklade mjukvara. Det innebär enligt Pernilla stora fördelar för kunderna, eftersom lönecentret har en gedigen kompetens i systemet och en tät samverkan med utvecklingsavdelningen. Hon berättar vidare att trygghet och kvalitet viktiga ledord som genomsyrar den dagliga verksamheten:

– Vi kan vårt system. Vi vet vilka funktioner som kan underlätta för just dig. Dessutom jobbar vi utefter väl beprövade arbetsrutiner, för noggrann dokumentation och arbetar med standardiserade mallföretag som vi naturligtvis uppdaterar löpande. Kunden kan känna sig trygg i att vi levererar löneservice med kvalitet, säger hon.

Flex Services tjänster är uppbyggda kring Flex HRM, ett komplett personalsystem i molnet. Att arbeta med en molnbaserad, plattformsoberoende lösning innebär en stor fördel för kommunikationen mellan kund och lönecenter. Många som står inför en outsourcing kan oroa sig för att det blir krångligare att få tillgång till sina löneuppgifter, tidrapport- och reseräkningsdata när lönehanteringen inte längre finns internt. Men med en molnlösning är det inget problem. Här har du direkt tillgång till de data du behöver, från vilken enhet du vill, förutsatt att du har rätt behörighet.

Pernilla Hjelm, Team Leader på Flex Services

Outsourca hela lönehanteringen eller bara en del

Outsourcing av hela personaladministrationen eller bara en del av den? Behoven varierar mycket mellan olika företag. Vissa vill lägga ut lönehanteringen men hantera HR-administration på egen hand. Andra önskar en komplett service som innefattar löpande löneadministration, hantering av tidrapporter och reseräkningar, men även rutiner som uppdatering av person- och anställningsuppgifter, on-/offboarding och framtagning av statistik. För att svara upp mot de varierande behoven har Flex Services satsat på en flexibel lösning som enkelt kan anpassas efter företagets önskemål. Eftersom systemet Flex HRM är skalbart är det även lätt att bygga på med just de moduler som krävs för att lösa just de uppgifter som önskas.

– Det finns fyra olika paket att välja på och de speglar de olika behov vi har sett kan finnas på de olika företagen. Vi erbjuder allt från den enklaste varianten till den kompletta med alla moduler och tjänster i ett, förklarar Pernilla.

Nyckeln till en lyckad övergång – en stadig grund

Vilka utmaningar finns det då för det företag som står i startgroparna för att outsourca sin löneadministration?

– Använder företaget redan Flex system kan steget för att komma igång vara väldigt kort.
I övriga fall kan det finnas en del utmaningar vad gäller datan som vi får från kundens tidigare system. Uppgifterna behöver källgranskas av kund för att säkerställa att vi importerar rätt uppgifter i vårt system. Vid systembyte är det bra att ta tillfället i akt att rensa gammal data som det inte är önskvärt att ta med i det nya systemet, säger Pernilla.

Dessutom är det enligt Pernilla viktigt att ha en stabil grund att stå på ifråga om arbetsprocesser. Som kund bör man inventera sina nuvarande processer och fråga sig vilka som fungerar bra och vilka som fungerar mindre bra. Finns det en genomtänkt struktur i sättet vi arbetar på? Vad kan förändras för att uppnå den effektivitet vi eftersträvar?

– Förändringar tas emot olika av alla men vi på Flex Services är vana med att jobba med förändringsprocesser, avslutar Pernilla.