Första protokollen justerade elektroniskt

Protokollet från kommunstyrelsens arbetsutskott den 31 mars blev ett av de första protokollen att justeras elektroniskt efter den dom från i höstas som visade att det är fritt fram.

Eva Borg (S) använde mobil e-legitimation för att underteckna protokollet.

- Det funkade väldigt bra, enkelt och lätt. Jag fick ett mejl där det stod att jag hade ett protokoll att justera. Via länken kunde jag sedan ta del av protokollet i sin helhet och underteckna det direkt i min surfplatta, säger Eva Borg (S).

När nämndsekreteraren skrivit protokollet skickas det ut automatiskt i tur och ordning till justerarna. Det finns flera fördelar med att justera protokoll elektroniskt. Den manuella hanteringen av dokument minskar samtidigt som politikerna inte behöver ta sig in till stadshuset bara för att skriva på ett papper. Hans Forsberg (M) justerade via datorn.

- Det här var mycket smidigare än tidigare. Jag fick till och med testa att göra en justering. Då avstår man från att skriva under och meddelar vad man har för synpunkt direkt i systemet, säger han.

Kungsbacka har gått före

Kommunstyrelsens arbetsutskott justerade redan i oktober 2013 ett protokoll genom att använda e-legitimation. En privatperson överklagade till förvaltningsrätten och ifrågasatte beslutens giltighet då protokollet inte skrivits under med en penna. Kungsbacka kommun menade att elektroniska signaturer är en naturlig del i den digitala utvecklingen och att justering med e-legitimation är lika mycket värd som justering med penna.

Förvaltningsrätten gick på kommunens linje och avslog överklagandet i maj 2014. Beslutet överklagades då till kammarrätten som gjorde samma bedömning som förvaltningsrätten i september 2014.

- Nu har vi den tekniska lösningen på plats med integrering i vårt ärendesystem Lex och alla nämnder kan börja justera elektroniskt. Hela lösningen är väldigt bra och praktisk och sparar massor av tid för oss som jobbar med ärendeprocessen, säger nämndsekreterare Maria Svenningsson.

En digital ärendeprocess

Kungsbacka kommun har i flera år arbetat med digitalisering genom utvecklingsprojektet Kungsbacka 2020. Ett av delprojekten handlar om att få en helt digital ärendeprocess, från det att ett ärende kommer in till dess att ärendet avslutas med ett politiskt beslut som nu alltså kan justeras elektroniskt.

- Det enda som återstår för att göra hela processen digital är en elektronisk anslagstavla där vi kan visa att protokollet är justerat och att tiden för överklagande börjat löpa. Utredningar pågår nationellt men enligt lagen måste vi fortfarande skriva ut anslagsbeviset och sätta upp det på en fysisk anslagstavla, säger Maria Svenningsson.