Anställda avstår ”frivilligt” från 1,6 miljarder kronor i utlägg

Närmare hälften av svenskarna som regelbundet lägger ut för företagets kostnader ur egen ficka är missnöjda med företagens processer för att få tillbaka pengarna. 45 procent anser att utläggsredovisningen är frustrerande och det gör att många helt enkelt avstår från att redovisa sina utlägg. Det framgår av en ny internationell undersökning genomförd på uppdrag av Unit4.

Svenskarna tillhör de mest missnöjda när det gäller hur företag hanterar utlägg i sin organisation. I undersökningen, som jämför Kanada, USA, Storbritannien, Spanien, Frankrike, Holland, Belgien, Tyskland och Sverige, är missnöjet störst i Sverige. 45 procent uppger att man upplever frustration kring arbetsgivarens utläggshantering. Missnöjet är nästan lika stort i Frankrike medan till exempel 26 procent är missnöjda i Tyskland.

– Det är tydligt dels att utläggshanteringen är för krånglig och skapar frustration, men även att väldigt många uppger att de inte ens kräver tillbaka utlägg just för att processen är för komplicerad. Det är egentligen bedrövligt att en av tre svenskar uppger att man gjort utlägg för arbetsgivaren som man sedan aldrig kräver tillbaka, säger Jeremias Jansson, Nordenchef för Unit4.

Anställda skänker miljontals kronor

I undersökningen utgick man från företag med fler än 10 anställda och 97 procent av de tillfrågade i Sverige uppgav att de gör utlägg för sina arbetsgivare, även om det ibland är små belopp. I genomsnitt avstår sedan de svenska respondenterna 1050 kronor (€113) per år i utlägg som man aldrig krävde eller fick tillbaka.

Om slutsatserna i undersökningen appliceras på hela den arbetande befolkningen skulle det handla om över 1,6 miljarder kronor som anställda lägger ut och aldrig får tillbaka. Sverige är också det land där detta har störst inverkan på de anställdas syn på sin arbetsgivare där 44 procent angav att de känner sig mer negativt inställda till arbetsgivaren på grund av detta.

– Det handlar om mycket stora belopp och man kan givetvis fråga sig varför företag skulle vara intresserade av att underlätta utläggshanteringen för sina anställda och därmed behöva betala ut mer. Men samtidigt ser man att anställda känner frustration med arbetsgivaren när sådana grundläggande processer inte fungerar, säger Jeremias Jansson.

Den som väntar på något gott - får ofta vänta

Dessutom framkom det i undersökningen att åtminstone var fjärde anställd som gör utlägg måste vänta i över en månad på att få tillbaka pengarna från arbetsgivaren, till skillnad från till exempel USA där var 10:e väntar lika länge.

– En sak som verkligen skapar ett hållbart konkurrensmässigt övertag för en organisation är personalen. Det är människorna som är företaget och forskning visar att engagerade anställda gör ett mycket bättre arbete än de som inte är det, säger Kara Walsh, HR-specialist på Unit4. Rutiner och processer som fungerar dåligt påverkar personalens engagemang och med tanke på hur dyrt det är att rekrytera – cirka 1,5 gånger en årslön – är det oerhört viktigt att behålla sin personal och hålla dem engagerade.

Undersökningen genomfördes under 2015 av undersökningsföretaget Ruigrok Netpanel på uppdrag av Unit4 och 210 svenska respondenter svarade.