So pitchen Sie Ihre Story an Journalisten und erhöhen Ihre Chancen auf Berichterstattung

KI-generierte Pitch-Mails, lieblos verfasste Pressemitteilungen, irrelevante Themenvorschläge: Journalisten erhalten täglich zahlreiche Anfragen und viele davon werden innerhalb weniger Sekunden aussortiert. Selbst eine interessante Story und eine gut geschriebene Pressemitteilung garantieren noch keine Resonanz.

Für erfolgreiche Pressearbeit ist deshalb entscheidend, wie Sie Journalisten kontaktieren. Passt das Thema zu den ausgewählten Journalisten? Wird sofort klar, warum die Story für deren Zielgruppe relevant ist? Und bringen Sie den Nachrichtenwert schnell auf den Punkt?

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die richtigen Pressekontakte finden, Journalisten gezielt anschreiben und eine kurze, überzeugende Pitch-Mail verfassen.

Sie möchten direkt loslegen? Laden Sie unsere Checkliste herunter und prüfen Sie Ihren PR-Pitch Schritt für Schritt, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

Journalisten kontaktieren: So möchten Redaktionen angesprochen werden

Eine weltweite Studie aus dem Jahr 2024, an der mehr als 1.000 Journalisten teilgenommen haben, gibt einige klare Hinweise darauf, wie Journalisten Themenvorschläge bevorzugt erhalten:

• Senden Sie Ihren Pitch direkt an die zuständigen Journalisten.
• Halten Sie Ihren Pitch unter 200 Wörtern.
• Achten Sie auf das Timing: Wenn Journalisten selbst wählen können, erhalten sie Themenvorschläge am liebsten montags.
• Versenden Sie Ihren Pitch möglichst vor der Mittagszeit.
• Fassen Sie nach drei bis fünf Tagen nach – und nur einmal.

Diese Punkte schaffen gute Voraussetzungen. Ob ein Thema tatsächlich aufgegriffen wird, hängt jedoch vor allem von einem anderen Faktor ab: seiner Relevanz.

Warum viele PR-Pitches scheitern

Selbst wenn Sie alle Empfehlungen zu Länge, Timing und Ansprache berücksichtigen, gibt es keine Garantie auf Berichterstattung. Der häufigste Grund, warum Pitches nicht funktionieren, ist ein anderer.

73 Prozent der befragten Journalisten geben an, dass Themenvorschläge keinen klaren Bezug zu ihrer Arbeit haben, nicht in ihr Themengebiet fallen, zu werblich sind oder schlicht keinen Nachrichtenwert besitzen.

Ein erfolgreicher PR-Pitch beginnt deshalb nicht mit der perfekten Betreffzeile, sondern mit der richtigen Story für die richtigen Journalisten. Je besser Ihr Thema zu ihrer Arbeit und ihrer Zielgruppe passt, desto größer ist die Chance, Interesse zu wecken.

So gehen Sie vor – Schritt für Schritt

1. Pressekontakte finden und den Pitch vorbereiten

Bevor Sie Ihre Pitch-Mail schreiben, sollten Sie wissen, welche Journalisten Sie erreichen möchten und warum Ihre Story gerade für sie relevant ist.

• Finden Sie die richtigen Pressekontakte. Suchen Sie gezielt nach Journalisten, die tatsächlich über Ihr Thema, Ihre Branche oder verwandte Fragestellungen berichten. KI-gestützte Suchfunktionen können dabei helfen, relevante Medienkontakte und deren Kontaktdaten schneller zu identifizieren.
• Vermeiden Sie allgemeine E-Mail-Adressen. Senden Sie Ihren Pitch möglichst direkt an die zuständigen Journalisten statt an allgemeine Redaktionsadressen.
• Recherchieren Sie gründlich. Sehen Sie sich an, über welche Themen die Journalisten schreiben und welche Beiträge sie zuletzt veröffentlicht haben. So können Sie besser einschätzen, ob Ihre Story tatsächlich zu ihnen passt.
• Behalten Sie die bisherige Berichterstattung im Blick. Welche Aspekte Ihres Themas wurden bereits behandelt? Gibt es neue Daten, eine andere Perspektive oder einen Blickwinkel, der bisher fehlt?
• Prüfen Sie den Nachrichtenwert. Was ist neu, aktuell, relevant oder überraschend an Ihrer Story? Reine Informationen über Ihr Unternehmen oder Produkt reichen in der Regel nicht aus.
• Achten Sie auf den richtigen Zeitpunkt. Gibt es eine aktuelle Entwicklung, einen Trend oder eine Debatte, die Ihre Story gerade jetzt besonders relevant macht?

2. Journalisten anschreiben: So gelingt eine überzeugende Pitch-Mail

Sind die richtigen Journalisten gefunden und ist der Blickwinkel klar, geht es an die eigentliche Pitch-Mail. Dabei zählt vor allem eines: Journalisten sollten innerhalb weniger Sekunden verstehen, was Sie anbieten und warum es für sie und ihre Leser, Zuschauer oder Hörer interessant sein könnte.

• Formulieren Sie eine starke Betreffzeile. Sie entscheidet mit darüber, ob Ihre E-Mail überhaupt geöffnet wird. Halten Sie sie kurz, konkret und aussagekräftig – ähnlich wie eine gute redaktionelle Überschrift.
• Setzen Sie auf Klarheit statt auf Rätsel. Formulierungen wie „Das sollten Sie sich ansehen“ verraten nichts über Ihre Story. Machen Sie bereits in der Betreffzeile deutlich, worum es geht.
• Kommen Sie schnell zum Punkt. Die ersten ein bis zwei Sätze sollten den Kern Ihrer Story vermitteln und zeigen, warum das Thema relevant ist.
• Machen Sie Ihren Pitch persönlich. Lassen Sie erkennen, warum Sie gerade diese Journalisten kontaktieren. Generische Rundmails fallen schnell auf – und ebenso schnell durchs Raster.
• Pitchen Sie eine Story, keine Werbung. Stellen Sie nicht Ihr Unternehmen oder Produkt in den Mittelpunkt, sondern die Geschichte und ihren Mehrwert für die jeweilige Zielgruppe.
• Untermauern Sie Ihre Story mit Fakten. Daten, Statistiken und konkrete Informationen machen einen Pitch glaubwürdiger. Besonders interessant sind eigene Daten oder neue Erkenntnisse, die Journalisten nicht an anderer Stelle finden.
• Beantworten Sie die wichtigsten journalistischen Fragen. Was ist passiert oder geplant? Wer ist beteiligt? Wann und wo findet es statt? Warum ist es relevant?
• Bieten Sie etwas Konkretes an. Das kann eine Person für ein Interview sein, ein exklusives Statement, eigene Daten, Bild- oder Videomaterial oder zusätzliches Hintergrundwissen.
• Machen Sie weiterführende Informationen leicht zugänglich. Verlinken Sie beispielsweise Ihre Pressemitteilung, Hintergrundinformationen oder relevantes Material, damit Journalisten bei Interesse schnell mehr erfahren können.

3. Nach dem PR-Pitch: Fassen Sie nach – aber richtig

Keine Antwort bedeutet nicht automatisch, dass Ihre Story uninteressant ist. Journalisten erhalten täglich zahlreiche Anfragen, und nicht jede E-Mail kann sofort beantwortet werden. Ein kurzes Follow-up kann deshalb sinnvoll sein.

• Warten Sie drei bis fünf Tage. Geben Sie den kontaktierten Journalisten ausreichend Zeit, Ihren Pitch zu lesen und zu bewerten.
• Halten Sie Ihre Nachfrage kurz. Erinnern Sie knapp an die Story und daran, warum sie für die Journalisten und deren Zielgruppe relevant sein könnte.
• Nutzen Sie neue Entwicklungen. Gibt es inzwischen aktuelle Daten, ein neues Statement oder einen zusätzlichen Blickwinkel? Dann haben Sie einen konkreten Anlass für Ihre Nachfrage.
• Vermeiden Sie reine Erinnerungsmails. Statt „Ich wollte nur noch einmal nachfragen“ sollten Sie einen konkreten Grund liefern, sich erneut mit Ihrer Story zu beschäftigen.
• Fragen Sie nur einmal nach. Bleibt auch darauf eine Antwort aus, konzentrieren Sie sich besser auf die nächste passende Gelegenheit.

Bevor Sie Ihren nächsten Pitch versenden

Erfolgreiche Medienarbeit bedeutet nicht, möglichst viele E-Mails zu verschicken. Entscheidend ist, die passende Story zur passenden Zeit an die richtigen Journalisten zu senden – und schnell verständlich zu machen, warum das Thema für deren Zielgruppe relevant ist.

Mit unserer Checkliste können Sie Ihren nächsten Pitch Punkt für Punkt prüfen: von der Auswahl der richtigen Pressekontakte über die Betreffzeile bis zum Follow-up.

Sie möchten Ihre Medienarbeit einfacher gestalten?

Die richtigen Pressekontakte zu finden, ihre Themen zu recherchieren und jeden Pitch individuell anzupassen, kann zeitaufwendig sein. Mynewsdesk unterstützt Sie dabei, relevante Journalisten für Ihre Story zu identifizieren und Ihre Medienansprache gezielter vorzubereiten.

Mynewsdesk gleicht Ihre Inhalte mit Journalisten ab, die über entsprechende Themen berichten. So können Sie passende Kontakte leichter finden, Ihren Pitch individuell anpassen und direkt an ausgewählte Journalisten versenden.

Statt lange Kontaktlisten zu durchsuchen, können Sie sich stärker auf das konzentrieren, was für einen guten Pitch entscheidend ist: eine relevante Story für die richtigen Journalisten.

Viel Erfolg!