Kernaussagen
- Der größte Nutzen von KI liegt nicht darin, mehr Inhalte schneller zu produzieren, sondern bessere Entscheidungen zu treffen und relevantere Geschichten zu erzählen.
- Nutzen Sie KI, um Themen und Trends früher zu erkennen, Nachrichtenaufhänger zu finden und Medien Pitches kritisch zu prüfen.
KI ist aus der Kommunikationsarbeit kaum noch wegzudenken. Doch ihr Potenzial reicht weit über das Schreiben von Texten hinaus. Richtig eingesetzt hilft KI dabei, relevante Themen zu entdecken, Informationen auszuwerten und fundierte Entscheidungen zu treffen. Wir zeigen Ihnen fünf Möglichkeiten, wie Sie KI in der Kommunikation sinnvoll nutzen und Ihre tägliche Arbeit verbessern können.
Eine Pressemitteilung formulieren, einen LinkedIn Beitrag erstellen oder einen langen Text zusammenfassen: Für solche Aufgaben nutzen viele Kommunikationsverantwortliche bereits künstliche Intelligenz. Doch KI kann noch deutlich mehr.
Sie kann beispielsweise dabei helfen, Entwicklungen frühzeitig zu erkennen, Argumente kritisch zu hinterfragen oder vorhandenes Wissen im Unternehmen besser zu nutzen. So unterstützt KI nicht nur bei einzelnen Aufgaben, sondern kann auch die Qualität der gesamten Kommunikationsarbeit verbessern.
Entscheidend ist, die Technologie dort einzusetzen, wo sie tatsächlich einen Unterschied macht. Statt möglichst viele Aufgaben an KI abzugeben, lohnt es sich zu überlegen: Wo verlieren wir unnötig Zeit? Welche Informationen fehlen uns für gute Entscheidungen? Und welche Aufgaben könnten wir mit Unterstützung von KI besser erledigen?
Wir zeigen Ihnen fünf Bereiche, in denen KI in der Kommunikation besonders hilfreich sein kann, und geben konkrete Tipps für die Umsetzung.
1. Mit KI relevante Themen finden und Trends früher erkennen
Gute PR beginnt mit der richtigen Geschichte. Doch welche Themen interessieren Ihre Zielgruppe? Welche Entwicklungen beschäftigen Ihre Branche? Und wo gibt es Anknüpfungspunkte für Ihre eigene Kommunikation?
Um diese Fragen zu beantworten, müssen Kommunikationsverantwortliche zahlreiche Informationen im Blick behalten. Nachrichten, Studien, Branchenberichte und gesellschaftliche Entwicklungen liefern wertvolle Hinweise. Allerdings kostet es viel Zeit, dieses Material auszuwerten und die wirklich interessanten Zusammenhänge zu erkennen.
Hier kann KI helfen. Sie kann große Informationsmengen strukturieren, wiederkehrende Themen identifizieren und unterschiedliche Perspektiven gegenüberstellen.
Auch bei der Suche nach einem passenden Nachrichtenaufhänger ist KI nützlich. Angenommen, Ihr Unternehmen bringt ein neues Produkt auf den Markt. Statt nur dessen Eigenschaften vorzustellen, können Sie mithilfe von KI untersuchen, welche aktuellen Entwicklungen oder Probleme das Produkt besonders relevant machen. Daraus ergibt sich möglicherweise eine Geschichte, die auch außerhalb Ihrer eigenen Branche auf Interesse stößt.
So können Sie KI einsetzen:
Relevante Informationen sammeln: Lassen Sie KI aktuelle Artikel, Studien und Branchenberichte zu einem bestimmten Thema zusammenfassen und die wichtigsten Erkenntnisse herausarbeiten.
Trends erkennen: Untersuchen Sie, welche Themen immer häufiger diskutiert werden, welche Entwicklungen sich abzeichnen und wo unterschiedliche Meinungen aufeinandertreffen.
Nachrichtenwert prüfen: Fragen Sie beispielsweise: „Welche Erkenntnisse aus diesem Material könnten für Journalisten interessant sein und warum? Unterscheide zwischen belegten Fakten und möglichen Interpretationen.“
Alternative Aufhänger entwickeln: Lassen Sie sich verschiedene Perspektiven auf ein Thema vorschlagen und prüfen Sie, welche davon gerade besonders relevant sind.
Wichtig: KI kann Zusammenhänge aufzeigen, aber auch falsche Verbindungen herstellen. Prüfen Sie deshalb die Quellen und entscheiden Sie selbst, ob ein Thema tatsächlich neu, relevant und für Ihre Zielgruppe interessant ist.
2. Mit KI bessere Medien Pitches und Interviews vorbereiten
Bevor Sie Journalisten kontaktieren, ein Interview vorbereiten oder einen Gastbeitrag verfassen, müssen Sie sich häufig intensiv mit einem Thema beschäftigen. Welche Fakten sind wichtig? Welche Argumente überzeugen? Und welche kritischen Fragen könnten auftauchen?
KI kann Ihnen helfen, sich schneller einzuarbeiten und Ihre Argumentation zu überprüfen.
Besonders interessant ist dabei die Möglichkeit, die eigene Kommunikation aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Denn wer lange an einer Botschaft gearbeitet hat, erkennt mögliche Schwächen oft nicht mehr.
Bitten Sie die KI beispielsweise, einen geplanten Medien Pitch aus Sicht eines kritischen Journalisten zu bewerten. Ist der Nachrichtenwert erkennbar? Fehlen wichtige Informationen? Oder klingt der Text zu sehr nach Werbung?
Auch bei der Vorbereitung von Interviews kann KI als kritischer Gesprächspartner dienen. Sie können typische Nachfragen simulieren und prüfen, ob Ihre Antworten verständlich und überzeugend sind.
So können Sie KI einsetzen:
Recherche vereinfachen: Lassen Sie umfangreiche Hintergrundinformationen strukturieren und die wichtigsten Fakten, Argumente und offenen Fragen zusammenfassen.
Interviews vorbereiten: Fragen Sie: „Welche fünf kritischen Fragen könnte ein Journalist auf Grundlage dieses Materials stellen? Welche Aussagen müssen wir belegen können?“
Medien Pitches verbessern: Lassen Sie die KI prüfen, was an Ihrer Geschichte neu ist, warum sie gerade jetzt relevant sein könnte und welche Gründe gegen eine Veröffentlichung sprechen.
Botschaften hinterfragen: Bitten Sie die KI, Ihre Aussagen aus Sicht verschiedener Zielgruppen zu bewerten, beispielsweise von Kunden, Mitarbeitenden oder Kritikern. So lassen sich mögliche Missverständnisse frühzeitig erkennen.
KI ersetzt weder Ihre Medienkenntnis noch den persönlichen Kontakt zu Journalisten. Sie kann Ihnen aber helfen, besser vorbereitet in Gespräche zu gehen und Schwächen zu erkennen, bevor eine Botschaft veröffentlicht wird.
Verlassen Sie sich dabei nicht blind auf die Ergebnisse. Gerade bei Fakten, Zahlen und Zitaten sollten Sie immer die Originalquellen prüfen.
3. Mit KI wiederkehrende Aufgaben vereinfachen
Nicht jede Aufgabe in der Kommunikationsarbeit erfordert eine kreative Idee oder eine strategische Entscheidung. Trotzdem nehmen viele kleine Tätigkeiten im Alltag erstaunlich viel Zeit in Anspruch.
Meeting Notizen zusammenfassen, Feedback aus verschiedenen Abteilungen einarbeiten, Dokumente vergleichen oder Informationen für einen Bericht zusammentragen: Solche Aufgaben sind wichtig, halten Kommunikationsverantwortliche aber häufig von anderen Dingen ab.
Genau hier lohnt sich der Einsatz von KI.
Allerdings sollten Sie nicht versuchen, möglichst viele Prozesse auf einmal zu automatisieren. Sinnvoller ist es, mit einer konkreten Aufgabe zu beginnen, die regelmäßig anfällt und viel Zeit kostet.
Nehmen wir an, mehrere Personen haben einen Entwurf kommentiert. Statt alle Anmerkungen einzeln durchzugehen, können Sie die KI bitten, das Feedback zu strukturieren. Welche Änderungswünsche überschneiden sich? Wo gibt es Widersprüche? Und welche Fragen müssen noch geklärt werden?
So können Sie KI einsetzen:
Zeitfresser identifizieren: Überlegen Sie, welche wiederkehrenden Aufgaben besonders viel Zeit beanspruchen und sich für den Einsatz von KI eignen.
Meetings nachbereiten: Lassen Sie Notizen nach Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und nächsten Schritten strukturieren.
Feedback auswerten: Nutzen Sie KI, um Kommentare verschiedener Personen zusammenzuführen und widersprüchliche Änderungswünsche sichtbar zu machen.
Dokumente vergleichen: Lassen Sie unterschiedliche Versionen eines Textes gegenüberstellen oder prüfen, ob zentrale Informationen in mehreren Dokumenten übereinstimmen.
Ergebnisse überprüfen: Testen Sie die neue Arbeitsweise zunächst bei einer einzelnen Aufgabe. Vergleichen Sie anschließend, wie viel Zeit Sie tatsächlich sparen und ob die Qualität stimmt.
Dabei sollte es nicht nur darum gehen, schneller zu arbeiten. Wenn Sie die gewonnene Zeit ausschließlich nutzen, um noch mehr Inhalte zu produzieren, ist wenig gewonnen.
Interessanter wird es, wenn Sie dadurch mehr Zeit für Aufgaben haben, die sich nicht einfach automatisieren lassen: gute Geschichten entwickeln, Beziehungen zu Journalisten pflegen oder die eigene Kommunikationsstrategie weiterentwickeln.
4. Mit KI das Wissen im Unternehmen besser nutzen
In vielen Unternehmen ist wertvolles Wissen über zahlreiche Dokumente und Systeme verteilt. Frühere Präsentationen, Kommunikationskonzepte, E-Mails und Projektunterlagen enthalten Informationen, die bei neuen Aufgaben hilfreich wären.
Das Problem: Oft weiß niemand mehr genau, wo diese Informationen liegen.
Warum wurde eine bestimmte Kommunikationsstrategie gewählt? Welche Argumente haben sich bei einem früheren Projekt bewährt? Und welche Position hat das Unternehmen zu einem bestimmten Thema bereits vertreten?
KI kann dabei helfen, solche Informationen schneller zu finden und Zusammenhänge zwischen verschiedenen Dokumenten herzustellen.
Das ist beispielsweise praktisch, wenn sich neue Mitarbeitende in ein Thema einarbeiten müssen oder Sie eine Führungskraft auf ein Interview vorbereiten. Statt sämtliche Unterlagen selbst zu durchsuchen, können Sie mithilfe einer dafür freigegebenen KI Lösung relevante Informationen zusammenstellen.
Auch bei langfristigen Kommunikationsthemen kann das hilfreich sein. Sie können beispielsweise nachvollziehen, wie sich die Position Ihres Unternehmens über mehrere Jahre verändert hat und welche Argumente in der Vergangenheit verwendet wurden.
So können Sie KI einsetzen:
Unternehmenswissen zugänglich machen: Nutzen Sie eine freigegebene KI Lösung, um relevante und geprüfte Dokumente zentral zu durchsuchen.
Frühere Kommunikation auswerten: Lassen Sie wichtige Aussagen, wiederkehrende Argumente und Veränderungen in der Kommunikation zusammenfassen.
Hintergründe recherchieren: Fragen Sie nach früheren Entscheidungen, Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten oder bereits vorhandenen Informationen zu einem Thema.
Wissenslücken erkennen: Lassen Sie sich offene Fragen und fehlende Informationen anzeigen. Bitten Sie dabei immer um Verweise auf die Originaldokumente, damit Sie die Ergebnisse überprüfen können.
Damit das funktioniert, müssen die verwendeten Informationen aktuell und zuverlässig sein. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die eingesetzten Tools den Datenschutzanforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
KI kann vorhandenes Wissen leichter zugänglich machen. Ob frühere Aussagen heute noch gelten und welche Erkenntnisse für die aktuelle Situation relevant sind, müssen Sie jedoch selbst beurteilen.
5. Klare Regeln für KI in der Kommunikation festlegen
Je häufiger KI im Kommunikationsalltag eingesetzt wird, desto wichtiger werden klare Regeln.
Welche Tools dürfen Mitarbeitende verwenden? Welche Informationen können sie eingeben? Und wer überprüft die Ergebnisse, bevor sie veröffentlicht werden?
Solche Fragen sollten nicht erst auftauchen, wenn etwas schiefgeht.
Denn nicht jede Aufgabe eignet sich gleichermaßen für den Einsatz von KI. Einen ersten Entwurf für einen Social Media Beitrag zu erstellen, ist etwas anderes, als auf eine kritische Medienanfrage zu reagieren oder eine Stellungnahme während einer Krise zu formulieren.
Gerade bei sensiblen Themen kommt es auf Erfahrung, Fingerspitzengefühl und ein gutes Verständnis des jeweiligen Kontexts an. KI kann bei der Vorbereitung helfen, sollte solche Entscheidungen aber nicht eigenständig treffen.
So können Sie KI einsetzen:
Bestehende Nutzung erfassen: Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wofür KI in Ihrem Kommunikationsteam bereits eingesetzt wird und welche Anwendungen sich bewährt haben.
Freigegebene Tools definieren: Legen Sie fest, welche Anwendungen genutzt werden dürfen und welche Informationen nicht eingegeben werden sollen. Das betrifft insbesondere personenbezogene Daten und vertrauliche Unternehmensinformationen.
Qualitätskontrollen einführen: Bestimmen Sie, bei welchen Aufgaben Fakten, Quellen und Formulierungen grundsätzlich von einem Menschen geprüft werden müssen.
Verantwortlichkeiten klären: Halten Sie fest, wer für die Prüfung und Freigabe von Inhalten zuständig ist.
Regeln regelmäßig überprüfen: Sammeln Sie Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag und passen Sie Ihre Vorgaben an, wenn sich die eingesetzten Tools oder Anforderungen verändern.
Dafür brauchen Sie kein umfangreiches Regelwerk. Oft reichen zunächst wenige klare Vereinbarungen, die alle im Team kennen und im Alltag anwenden können.
Entscheidend ist, dass KI Ihre Kommunikationsarbeit unterstützt, ohne dass Qualität, Glaubwürdigkeit oder der verantwortungsvolle Umgang mit Informationen darunter leiden.
Fazit: KI in der Kommunikation gezielt statt überall einsetzen
KI kann die Kommunikationsarbeit in vielen Bereichen verbessern. Sie hilft, Informationen schneller auszuwerten, neue Perspektiven zu entdecken und Routineaufgaben zu vereinfachen.
Ihr größter Nutzen liegt aber nicht unbedingt darin, mehr Inhalte in kürzerer Zeit zu produzieren.
Viel interessanter ist die Frage, wie Sie KI nutzen können, um bessere Entscheidungen zu treffen, relevantere Geschichten zu erzählen und mehr Zeit für die Aufgaben zu gewinnen, bei denen Ihre Erfahrung und Ihr Urteilsvermögen gefragt sind.
Beginnen Sie deshalb mit einem konkreten Anwendungsfall. Probieren Sie aus, was funktioniert, überprüfen Sie die Ergebnisse und entwickeln Sie Ihre Arbeitsweise Schritt für Schritt weiter.
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