PR-Software finden leichtgemacht
Professionelle PR-Arbeit geht nicht ohne professionelle Werkzeuge. Auch bei kleinen und mittleren Unternehmen. Denn die Anforderungen sind die Gleichen wie bei Konzernen: schnelle Reaktion, erstklassige Inhalte, fehlerfreie Distribution – und bequeme Erfolgskontrolle. So finden Sie die passende PR-Software.
Der Wettbewerb um Aufmerksamkeit ist intensiv. Es setzt sich durch, wer das richtige Thema zur richtigen Zeit mit spannenden Inhalten zuverlässig und zielsicher an die passenden Multiplikatoren verbreitet. Das ist keine einfache Aufgabe. Und schon gar keine, die sich langfristig mit einem lustigen Zoo aus Excel-Listen und Google-Suchergebnissen erfolgreich lösen ließe. Erfahrene PR-Manager wissen das.
PR ist mehr als das Schreiben einer Pressemitteilung und deren anschließender Versand. Erfolgreiche PR besteht mindestens auf vier Aufgaben:
- Themenfindung: Identifizieren von Themen, die auf die eigene Marke einzahlen, für die Zielgruppe interessant sind und mittelfristig den Absatz fördern
- Texten: Erstellung attraktiver Inhalte (Text und Bild), die im Wettbewerbsumfeld bestehen können
- Versand: Auswahl der passenden Empfänger (Journalisten und Content Creators) sowie automatisierter Versand
- Erfolgskontrolle: Kontrolle der Lesequote zur Qualitätssicherung
PR-Software fasst diese Aufgaben unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche zusammen. Sie ist quasi die Office-Suite für PR- und Kommunikations-Abteilungen. Sie ist dabei kein magisches Tool, das den Erfolg garantiert, sondern ein Produktivitätsturbo – indem sie Schritte nahtlos zusammenfügt, Aufgaben automatisiert, Daten sammelt und Insights verständlich aufbereitet. Auch gegenüber Geschäftsleitungen und dem Controlling.
Willkommene Automatisierung mit PR-Software
Die Arbeit in der PR ist in den vergangenen Jahren herausfordernder geworden. Weil sich die Medienlandschaft massiv verändert hat, weil die Überraschungsintensität zugenommen hat – und die Zeiträume, in denen PR-Manager reagieren müssen oder eigene Themen oder Akzente setzen können, erheblich geschrumpft ist. Anders formuliert: Themen müssen schneller und in höherer Frequenz an immer neue Zielgruppen verteilt werden – und auf aktuelle Veränderungen kurzfristiger reagiert werden.
Das geht nicht mehr händisch. Die Zeit von Verteilern in Excel und dem Versand in Outlook sind endgültig vorbei. Die erfolgreiche PR-Organisation implementiert Strukturen und Prozesse, die dem hohen Medientempo von heute gerecht werden. Dazu zählt eine Software, die die vier Aufgaben – Themenfindung, Inhaltserstellung, Distribution und Erfolgskontrolle – sinnvoll zusammenfasst. Gerade auch, weil in der erfolgreichen Kommunikation die Themen im Mittelpunkt stehen, nicht aber ein einzelner Kanal oder Verteiler. Und weil stets das Controlling hinter den Kommunikatoren lauert, das wissen will: Wie erfolgreich ist denn die PR der eigenen Organisation?
Unsere Empfehlungen, das richtige PR-Tool für die eigene Organisation zu finden:
- Eigene Situation beschreiben: Jede Organisation, jede PR-Abteilung ist anders. Und hat eigene Rahmenbedingungen. Am Anfang steht die Bestandsaufnahme: Welche Ziele verfolgen wir, welche Ressourcen stehen dafür zur Verfügung, welche Erwartungen werden an uns gestellt, welche Hürden und Defizite existieren?
- Ziele definieren: Auf der Situationsbeschreibung aufbauend erfolgt eine Zieldefinition: Was soll die PR-Software konkret für die eigene Organisation leisten? Dazu gehören nicht nur eine qualitative Beschreibung der Funktionen, sondern auch Kennziffern. Etwa die Zahl der nötigen Prozessschritte oder die Zeiteinheiten, die gespart werden sollen.
- Marktrecherche: Die Zahl der Anbieter ist in den vergangenen Jahren deutlich gewachsen. Manche setzten Schwerpunkte, manche versuchen, alle Aufgaben gleichermaßen qualifiziert abzubilden. Anhand der Zieldefinition sollte eine Shortlist erstellt werden, die idealerweise drei Anbieter umfasst. Diese sollten umfassend geprüft werden. Aber Achtung: Das kann durchaus einige Wochen dauern.
- Kosten-Nutzen-Rechnung: PR-Software ist kein Spielzeug. Zur Entscheidungsfindung gehört auch die Kalkulation, ob schnellere und fehlerreduzierte Prozesse die Kosten aufwiegen. Das hängt nicht nur von der bloßen Anzahl der jährlich veröffentlichten Themen und Mitteilungen ab, sondern auch von potentiellen Reputationsschäden oder den Opportunitätskosten bei unterbliebener Kommunikation.
Mitarbeitende wollen mitreden bei Entscheidung
Die größte Hürde bei der Umstellung von Prozessen ist selten die Technik. Häufig sind es die Mitarbeitende: Sie wollen als Betroffene von Anfang an mitreden. Verständlich. Bei der Entscheidung spielen somit zwei weitere Aspekte eine Rolle: Wie einfach ist das neue Tool zu bedienen, wie lange dauert die Einarbeitung – und funktioniert das Tool in der Cloud? Denn nur so lässt es sich in den Zeiten von Homeoffice auch jenseits des Büros nutzen.
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