Mit PR-Software effizient Zielgruppen erreichen und soziale Medien beobachten

Die Pflege von Verteilern und das Monitoring von Kanälen erledigt sich nicht nebenbei. Zumal sich Lob, Tadel und Anzeichen von Krisen schneller durch das Internet verbreiten als jemals zuvor. Abhilfe schafft PR-Software: Sie überwacht Tausende von Quellen in Echtzeit – und nutzt die Erkenntnisse für den Erfolg der PR-Strategie.

Eine PR-Software statt eines Zoos von Einzel-Apps

Das PR-Tool: Allumfassend, medienübergreifend, stets informiert, alle Medienschaffende und Influencer im Blick und einfach zu bedienen. Das alles sollte gute PR-Software bieten. Oft wird aber noch mit einer Excel-Tabelle gearbeitet – und nebeneinander in einem Content-Management-System für die Website, dem Redaktionssystem für die Hauszeitschrift und dem Content-Planungstool gearbeitet.

Schnittstellen? Fehlanzeige!  Oder sie müssen aufwändig programmiert werden. Hand in Hand greift da oft wenig und es bedarf viel Mühe, eine Lösung zu ersinnen und einzukaufen, die allen Ansprüchen genügt – zumal diese Ansprüche sich in einer dynamischen Medienlandschaft laufend ändern. Von dieser Komplexität sollte sich niemand abschrecken lassen. Tools helfen den Überblick zu behalten und machen die Arbeit effizienter.

Effizientes Workflow-Tool für die tägliche PR-Arbeit

Eine gute Plattform liefert die passenden Ansprechpartner für die eigenen Botschaften – und das nicht nur in Deutschland, sondern weltweit. Sie ist ein effizientes Workflow-Tool für die tägliche PR-Arbeit, SEO-optimiert Inhalte und noch mehr. Gleichzeitig kann sie die Wirkung der veröffentlichen Inhalte analysieren und liefert laufend Tipps und Trainings.

Dabei gibt es sieben Kriterien, die bei der Auswahl einer PR-Software wichtig sind:

1. Ziele und Zielgruppen

Steht Ihre Social-Media-Strategie? Ist Ihnen klar, was Sie auf Social Media erreichen wollen, auf welchen Kanälen die Zielgruppen unterwegs sind und ob Sie diese tatsächlich professionell und dauerhaft bespielen können? Denn es gibt nichts Nutzloseres als ein wildes Kanal-Durcheinander, nur um irgendwie dabei zu sein. Wenn die Ziele unklar sind, lässt sich auch kein adäquates Social-Media-Tool auswählen. Nehmt Sie sich Zeit für diese Findungsphase.

2. Kanalvielfalt

Sobald die Social-Media-Strategie steht: Eine Vielzahl von Kanälen zu bespielen, ist eine inhaltliche und organisatorische Herausforderung. Insbesondere, wenn sowohl Jugendliche auf TikTok und „Silberrücken“ auf LinkedIn adressiert werden sollen. Ein gutes Tool wird diesem Kanal-Wirrwarr Herr, schafft Übersichtlichkeit und erleichtert es, die Social-Media-Strategie in einem Dashboard zu analysieren.

3. Wünsche an das Tool

Was ein Tool leisten soll, ist individuell verschieden. Klassische Anforderungen sind etwa das Planen und automatisierte Ausspielen von Posts. Kann es die Reaktionen der adressierten Communities analysieren und das Engagement darstellen? Gibt es Schnittstellen zu einem elektronischen Themenplan oder Content Management System? Ist eine klare und verständliche Analyse des kommunikativen Erfolges möglich? Gibt es Alert-Funktion, sobald die eigene Organisation erwähnt wird? Kann gar die Stimmung der Community erfasst werden (Sentiment-Analyse)?

4. Nutzerfreundlichkeit/Support

Das beste Tool nützt nichts, wenn sich niemand damit beschäftigen mag. Es gibt wenig Schwierigeres in einer Organisation, als die Mitarbeitenden von einer neuen Software zu begeistern. Das Tool muss daher leicht verständlich und übersichtlich sein. Und wenn doch mal etwas nicht klappt – vor allem in der Einarbeitung – sollte der Support schnell sein.

5. Datenschutz

Der Datenschutz ist auch in den sozialen Medien wichtig. Die Aufsichtsbehörden schauen zunehmend genauer hin. Konfrontieren Sie die Anbieter der Tools damit. Das am Ende favorisierte Tool sollte konform zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU zu betreiben sein.

6. Kosten

Tools wie PR-Software gibt es nicht zum Nulltarif. Der Produktivitätsgewinn wiegt das aber mehr als auf: geringerer Zeitaufwand, umfassendere Insights und eine verständliche Analyse, die auch als argumentative Unterstützung gegenüber Geschäftsführungen hilft, machen PR-Software schnell bezahlt. Berechnen Sie hier den ROI für den Einsatz einer PR Software.

7. Vor dem Kauf: Testen

Nichts ist schlimmer als ein Software- oder Toolwechsel. Deshalb: Testangebote nutzen. Ein Test muss sich nicht gleich auf die ganze Organisation erstrecken oder das komplette PR-Instrumentarium umfassen. Wichtig ist, für sich zu prüfen: Kommen alle Beteiligten mit dem Tool zurecht, fügt es sich in den eigenen Workflow ein und deckt es alle inhaltlich geforderten Kriterien ab.

Dabei gilt: Ein PR-Tool sollte vor allem Spaß machen – denn Publizieren und Informationen teilen macht in der Regel Spaß. Das Tool sollte diesen Spaß befördern und nicht bremsen.

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