Pressemitteilung -
Digitale Postbearbeitung im Home-Office: Was Scandienstleister angesichts Corona leisten können
Um ihren Beschäftigten Zugriff auf im Home Office benötigte Akten und damit ein standortunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen, müssen Unternehmen jetzt schnell ihre Digitalisierung vorantreiben. Wer bereits digitale Postbearbeitung oder digitalen Rechnungseingang praktiziert, für den ist die Umstellung auf Heimarbeitsplätze weniger drastisch. Voraussetzung dafür ist, auch ohne Corona, ein funkti-onierender Scanservice. Denn noch immer treffen viele Geschäftsunterlagen im Unternehmen in Papierform ein. Werden sie nicht sofort digitalisiert, dann sind die neuen Home-Office-Worker nicht nur von der innerbetrieblichen Face-to-Face-Kommunikation abgeschnitten, sondern zusätzlich auch vom Dokumentenfluss. Eingangsrechnungen und sonstige Kundenkorrespondenz laufen im Büro auf, ohne dass man Zugriff darauf hat.
Die MicroData GmbH, Scandienstleister aus Hamburg, hat in den letzten Tagen deshalb einen neuen Service entwickelt. Betroffenen Unternehmen bietet sie eine Digitalisierung der wichtigsten Geschäftsunterlagen. Nach dem Scanservice werden elektronische Dokumente automatisiert in die verarbeitenden IT-Systeme des Kunden eingespielt. Von dort aus können sie allen Beschäftigten, unabhängig von deren Standort, bereitgestellt werden.
In den letzten Jahren ist diese Digitalisierung in Unternehmen noch nicht schnell genug voran-gekommen. Viele Prozesse sind noch immer nicht papierlos. Von Corona ganz abgesehen: Wer bereits mithilfe eines Scandienstleisters den Anfang mit der Digitalisierung gemacht hat, dem erschließt sich ein immenses Potenzial für Effizienzsteigerung und Kostensenkung. Einscannen lassen sich heute alle Arten von Geschäftsunterlagen – welches Geschäft auch immer man betreibt.
Eine gut geplante Digitalisierung von Dokumenten ist die Voraussetzung für schnellere und effizientere Geschäftsprozesse. In der aktuellen Situation bleibt jedoch keine Zeit für lange Planungen. Die Scanspezialisten von MicroData kürzen daher ihr bekanntes Vorgehen bei Vorhaben dieser Art ab und starten direkt mit dem Scannen der aktuellen Schriftstücke. So werden Home-Office-Worker schnell arbeitsfähig und können ihre aktuellen Tätigkeiten weiterführen.
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Die MicroData GmbH ist ein bundesweit tätiger Outsourcing-Spezialist. Um sich noch besser ihrem Kerngeschäft zu widmen, können Unternehmen Verarbeitungsprozesse komplett oder in Teilberei-chen an MicroData auslagern. MicroData realisiert rationelle Lösungen zur Digitalisierung von Do-kumenten, für digitale Archiv- und Workflowsysteme. Mit Hochleistungsscannern und effizienten Software-Systemen übernehmen 140 Mitarbeiter/innen das Scannen, die automatische Klassifizie-rung und Datenextraktion von Dokumenten ihrer Kunden.
MicroData scannt Aktenarchive mit Dokumentenklassifizierung oder steuert im Fullservice die kom-plette Posteingangsbearbeitung inklusive sich anschließender Geschäftsprozesse. Zum Leistungs-spektrum gehören ferner elektronische Formularverarbeitung und Massendatenerfassung sowie die Archivierung der Daten im Web-Archiv mit zertifizierter SAP-Schnittstelle. MicroData hat zudem Li-zenzkooperationen mit einer Reihe führender Anbieter von Dokumenten-Management-Systemen ab-geschlossen. Das Portfolio wird abgerundet durch Leistungen wie die Digitalisierung von Mikrofil-men, Druckservice inklusive Kuvertierung und Versand.
Die Verarbeitung der Dokumente und Prozesse bei MicroData unterliegt strengsten Sicherheits-standards und einem Qualitätsmanagement, zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2015 und IDW951 Typ 2. Zu den Kunden der MicroData gehören Banken und Versicherungen, namhafte Industrie- und Handelsunternehmen, führende Medienkonzerne und Versorgungsunternehmen – insgesamt vertrau-en über 300 Unternehmen auf die Leistungen der MicroData.
