Büros in Zeiten von New Work: Investitionen in Wohlfühlfaktoren steigern Zufriedenheit und Produktivität

IBA-Studie zeigt: rund 80 Prozent der Beschäftigten sind mit der Arbeitsplatzausstattung zufrieden / In wichtigen Punkten bleibt Wirklichkeit noch hinter Arbeitsnehmeranspruch zurück / Nachholbedarf unter anderem bei Rückzugs- und Kommunikationsbereichen

Wiesbaden, 4. September 2017 – Die Arbeitswelt der rund 21 Millionen Büroangestellten in Deutschland ist in einem radikalen Wandel. Neue Formen der Zusammenarbeit – Stichwort Digitalisierung und New Work – erfordern ganzheitliche Lösungen bei Bürokonzepten, Arbeits- und Kommunikationsstrukturen. Hinzu kommt: Ein Großteil schätzt den persönlichen Austausch und zieht das Büro dem Home Office oder Co-Working-Space vor. Neben der funktionellen Gestaltung geraten zunehmend auch das persönliche Empfinden am Arbeitsplatz und sein Einfluss auf die Produktivität von Mitarbeitern und Teams ins Blickfeld der Arbeitgeber, wenn sie in die Büroräume investieren.

Büroarbeit im Wandel

Heute entfallen nur noch rund 47 Prozent der Arbeitszeit im Büro auf konzentrierte Einzelarbeit – nachdenken, schreiben und Probleme lösen. Demgegenüber nimmt aber Team- und Projektarbeit, in der Informationen geteilt werden, Mitarbeiter diskutieren und gemeinsam kreativ werden, schon 35 Prozent der täglichen Arbeitszeit ein und ist zugleich der am dynamischsten wachsende Teil der Büroarbeit in Zeiten von New Work, so der Industrieverband Büro und Arbeitswelt e.V. (IBA).

Studie zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz

Ob die deutschen Büros diesen Anforderungen bereits gerecht werden, hat vor diesem Hintergrund jetzt das Meinungsforschungsinstitut forsa im Auftrag des IBA in einer repräsentativen Umfrage zum Thema „Wohlbefinden am Arbeitsplatz“ untersucht. „Experten“ sind hier die deutschen Büroarbeitnehmer selbst. Über 1.000 Bürobeschäftigte wurden danach befragt, wie stark sich ihre Arbeitsumgebung in den letzten Jahren verändert hat, auf welche „Wohlfühlfaktoren“ es ihnen ankommt wie ihr Arbeitsplatz tatsächlich ausgestattet ist.

Das Ergebnis ist zunächst einmal sehr positiv: 78 Prozent der Befragten sind mit der Ausstattung und Einrichtung ihres Arbeitsplatzes zufrieden. Besonders zufrieden sind dabei die Altersgruppe der 35- bis 49-Jähigen sowie Mitarbeiter in Einzelbüros. Dass sich die Ausstattung ihres Arbeitsplatzes in den letzten fünf Jahren sehr stark oder stark verändert hat, geben 36 Prozent an. Von diesen bewerten drei Viertel die Veränderungen als positiv, jeder fünfte als neutral und nur neun Prozent als negativ. Fast zwei Drittel der Befragten sagen, dass sich ihr Arbeitsplatz in den letzten Jahren weniger stark oder überhaupt nicht verändert hat – mit Blick auf die positiven Auswirkungen von Veränderungen ein Indiz für weiteres Potenzial zur Steigerung der Zufriedenheit.

Dynamischer Wandel der Anforderungen

Insgesamt zeigen die Befragungsergebnisse sowohl grundsätzlichen Nachholbedarf als auch neue Anforderungen hinsichtlich der durch New Work geprägten Büroarbeitsplätze. So gibt nach wie vor fast jeder fünfte Büroarbeitnehmer an, keinen bequemen Bürostuhl zu haben, obwohl dies für 98 Prozent und damit nahezu alle Befragten zu den wichtigen oder sehr wichtigen Wohlfühlfaktoren gezählt wird. Ähnlich hoch ist die Bedeutung angenehmer Temperaturen. Hier sehen sogar knapp 40 Prozent Verbesserungsbedarf.

Doch auch bei den Bereichen, die zunehmend durch die Veränderungen der Büroarbeit geprägt werden, gibt es große Diskrepanzen zwischen Wunsch und Wirklichkeit. So fehlen bei 57 Prozent der Büroarbeitnehmer Rückzugsbereiche für konzentriertes Arbeiten, während diese für 81 Prozent der Befragten wichtig oder sehr wichtig sind. Ein niedriger Geräuschpegel lässt sich immerhin bei rund 60 Prozent der Büroarbeitnehmer einhalten. Allerdings wünschen diesen knapp 90 Prozent. Dass es hier nicht nur um das reine Wohlbefinden geht, haben Experten ermittelt. Untersuchungen zufolge gehen rund 14 Prozent der Arbeitszeit dadurch verloren, dass Mitarbeiter von ihren Kollegen gestört werden – durch Umhergehen, Telefonate oder Besprechungen im gleichen Raum. Hier können sinnvoll eingesetzten Akustik- und Sichtschutzlösungen für mehr Privatsphäre sorgen, so die Empfehlung des IBA.

Ähnlich sieht es mit ansprechenden Kommunikations- und Pausenbereichen aus – zwei Drittel wünschen sich diese, weniger als der Hälfte stehen sie zur Verfügung. Damit unterstreicht die Studie den Trend zu mehr Kommunikation im Arbeitsalltag. Denn heute arbeiten Menschen deutlich teamorientierter und vernetzter – mit dem entsprechenden Bedarf an passenden Rahmenbedingungen. Bei der Schaffung von Besprechungsmöglichkeiten gibt es – so der IBA – eine breite Spanne von Lösungen. So reichen einfache Stehtische oder eine Theke mit Kaffeebar oft bereits aus, um sich kurz austauschen. Beschäftigte in größeren Büroeinheiten, sogenannten Open Spaces, können sich für Besprechungen und gemeinsame Erarbeitung von Lösungen aber zum Beispiel auch in einen wohnlicher eingerichteten, abgetrennten Bereich zurückziehen. Wichtig sei es, immer mal wieder die Umgebung und damit die Atmosphäre wechseln zu können. Hier kann ein Unternehmen etwa kleine Bibliotheken einrichten, in die man sich zurückzieht oder auch Kantinen so umgestalten, dass sie in bestimmten Bereichen stets Kaffee, kalte Getränke und Häppchen anbieten. Der IBA empfiehlt Arbeitgebern, hier die Mitarbeiter in Planung und Gestaltung mit einzubeziehen und so einen zusätzlichen Motivationsimpuls zu geben. Bisher hat der Studie zufolge nur jeder sechste Büroarbeitnehmer Einfluss auf die Einrichtung und Gestaltung von Besprechungsräumen oder Pausenbereichen. Ihren eigenen Arbeitsplatz individuell gestalten und dekorieren können immerhin 63 Prozent der Befragten, 31 Prozent können auf die technische Ausstattung und 24 Prozent auf die Auswahl des Schreibtisches Einfluss nehmen.

Bevorzugter Einrichtungsstil: praktisch und funktional

Ein weiteres Thema der Studie war, welcher Einrichtungsstil den größten Wohlfühleffekt bietet. Blickt man beispielsweise ins amerikanische Silicon Valley, ist der Kreativität dort fast keine Grenzen gesetzt, zeichnen sich Büros durch eine ausgeprägte Wohlfühl-Atmosphäre aus und erinnern fast an eine WG-Küche. Die forsa-Studie des IBA zeigt demgegenüber, dass fast drei Viertel der Bürobeschäftigten ein Deutschland ein
eher praktisch und funktional eingerichtetes Arbeitsumfeld bevorzugen. Ein modernes oder ein gemütliches Ambiente wünschen sich vor allem die unter 35-jährigen Befragten.

Wohlfühlen, Produktivität und Loyalität

Bereits 2014 hatte das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) im Rahmen der Studie „Office Settings“ ermittelt, dass es einen starken Zusammenhang zwischen der Zufriedenheit mit der Büroumgebung und dem Wohlbefinden, der Motivation sowie der Identifikation mit dem Unternehmen gibt. Wie wichtig die Büroqualität aber auch bei der Personalsuche ist, hatte eine forsa Umfrage 2016 gezeigt. Hier war für 62 Prozent der Befragten im Rahmen der Jobsuche ein attraktiv ausgestatteter Arbeitsplatz wichtiger als ein höheres Gehalt. Und auch das Ergebnis der aktuellen IBA-Studie verdeutlicht: Unternehmen, die in die Arbeitsumgebung ihrer Mitarbeiter investieren, können von zufriedeneren und leistungsfähigeren Mitarbeitern profitieren. So sind sich vier von fünf Arbeitnehmern (78 Prozent) sicher, dass das Wohlbefinden am Arbeitsplatz ihre Produktivität direkt beeinflusst, fast alle übrigen (21 Prozent) halten dies zumindest für möglich.

Investitionen bleiben wichtig

„In Zeiten der Digitalisierung ist es für Unternehmen wichtig, ihren Bürobeschäftigten ein Arbeitsumfeld zu bieten, das den neuen Herausforderungen gerecht wird. Es gibt einen klaren Zusammenhang zwischen der Zufriedenheit der Mitarbeiter mit der Büroumgebung und deren Wohlbefinden. Das Büro wird aber verstärkt als Ort der Begegnung gesehen, an dem soziale Interaktion stattfindet. Deshalb spielt die optimale Gestaltung der Kommunikations- und Pausenbereiche eine große Rolle“, sagt der Vorsitzende des Industrieverbandes Büro und Arbeitswelt e.V. (IBA), Hendrik Hund. „Viele Arbeitgeber haben das mittlerweile erkannt und investieren bereits in entsprechenden Lösungen. Doch es bleibt noch viel zu tun, wie unsere aktuelle Studie gezeigt hat.“

Die Mitglieder des IBA sind Experten für die Gestaltung ganzheitlicher Arbeitswelten. Mit ihren Lösungen machen sie Arbeitgeber dauerhaft attraktiv. Auf Basis sorgfältiger Bedarfsanalysen und Strategien erarbeiten sie zukunftsweisende Organisations- und Einrichtungskonzepte und setzen diese gemeinsam mit Partnerbetrieben der Büroeinrichtungsbranche um. Damit können Unternehmen den Anforderungen der Arbeitswelt von heute und morgen gerecht werden.