Studie belegt: Manuelle Abrechnung kostet unnötigerweise Tausende von Euro

München, 10. November 2025 – Unternehmen verschwenden jährlich Tausende von Euro, weil sie an manuellen Abläufen festhalten. Das zeigt eine aktuelle Erhebung unter Finanzentscheidern. Die Umfrage belegt: Ineffiziente Prozesse binden pro Reisekostenabrechnung bis zu 55 Minuten Arbeitszeit und verursachen so vermeidbar hohe Personalkosten.

Die größten Sparpotenziale bei Geschäftsreisen liegen demnach nicht in günstigeren Buchungen, sondern in der Optimierung von internen Abrechnungsprozessen. Die Umfrage, durchgeführt von Lanes & Planes in Zusammenarbeit mit F.A.Z. Business Media, zeigt: Die operative Leistungsfähigkeit von Finanzteams leidet massiv unter ineffizienten Abläufen, die zudem die Compliance gefährden.

Die versteckten Kosten pro Abrechnung

Die durchschnittliche Bearbeitung einer einzigen Reisekostenabrechnung bindet 55 Minuten an Arbeitszeit (kumuliert für Reisende und die Buchhaltung). Berechnungen von Lanes & Planes zufolge entstehen so 40 € zusätzliche Kosten für die aufgewandte Arbeitszeit. Was auf den ersten Blick nach einem geringen Betrag klingt, summiert sich in der Realität von Unternehmen, die häufig reisen, schnell auf.

Bearbeitet eine Finanzabteilung jährlich 100 Reisekostenabrechnungen, fallen dabei 4.000 € an Kosten für die geleisteten Arbeitsstunden an. Bei einem vielreisenden Unternehmen mit 2.000 Reisekostenabrechnungen pro Jahr liegt dieser Betrag schon bei 80.000 €. Lange Bearbeitungszeiten kosten in diesen Szenarien viele Tausend Euro an zusätzlichen Personalkosten – Ausgaben, die nur durch ineffiziente Abläufe entstehen.

Ursachen für die Mehrkosten

Die Umfrage zeigt klar: Die hohen Kosten entstehen durch vermeidbare Fehler und manuelle Prozesse im Arbeitsalltag. Die Finanzteams nennen dabei vor allem drei operative Schwachstellen:

• 42 % der Finanzteams nennen verlorene oder unleserliche Quittungen als größte tägliche Herausforderung. Fehlen Belege, entstehen aufwendige Rechercheprozesse, die im schlimmsten Fall steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen.
• Fehler sind keine Seltenheit: 34 % kämpfen mit Fehlern und Unstimmigkeiten in Spesenabrechnungen. 32 % sehen in der manuellen Dateneingabe ein großes Problem, da hier leicht Tippfehler oder falsche Kontierungen passieren. In beiden Fällen müssen Buchhalter:innen Nachprüfungen anstellen, was wieder Arbeitszeit kostet.
• Ein Viertel der Befragten (26 %) gibt an, dass ihnen in der täglichen Arbeit eine zentrale Übersicht über alle Abrechnungen fehlt. So nimmt die Nachverfolgung von Belegen viel Zeit in Anspruch und es ist schwierig zu kontrollieren, ob Budgets und Reiserichtlinien eingehalten wurden.

Die Digitalisierungslücke in der Finanzabteilung

Die Umfrage legt offen, wo die Schwachstellen liegen: in der fehlenden Integration von Tools und zu wenig Automatisierung in der Finanzabteilung.

• 53 % der Befragten geben an, dass die mangelnde Integration verschiedener reisebezogener Tools oft oder manchmal zu Problemen im Arbeitsalltag führt.
• Diese mangelnde Integration wirkt sich direkt auf die Prozesseffizienz aus: Bei 51 % der Unternehmen verzögert sich dadurch die Rückerstattung von Auslagen – ein Problem, das nicht nur Zeit kostet, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden beeinträchtigt.
• Buchhalter:innen wünschen sich mehr Effizienz: Die größten Vorteile einer digitalen Lösung sehen die Fachkräfte in Effizienz und Zeitersparnis (53 % der Nennungen), gefolgt von Transparenz und Kontrolle (21 %).
  
  

Die Schlussfolgerung für die Finanzabteilung

Die Ergebnisse machen klar: Eine umfassende digitale Lösung, die den gesamten Prozess von der Buchung bis zur Abrechnung abbildet, ist nicht nur eine Option, sondern eine strategische Notwendigkeit.