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Qualifiziertes elektronisches Siegel in Behörden: Was das VwVfG erlaubt und wie Sie rechtskonform digitalisieren
Das Wichtigste in Kürze
- Was es ist: Das qualifizierte elektronische Siegel ist ein eIDAS-konformer Vertrauensdienst für juristische Personen. Gemäß der eIDAS-Verordnung ist es beweiskraftwürdig und kann genutzt werden, um die Herkunft und Unverfälschtheit eines digitalen Dokuments zu garantieren. Es ist praktisch als digitaler Amts-Stempel einer Behörde zu verstehen.
- Was es kann: Für von Behörden ausgestellte elektronische Dokumente erfüllt das qualifizierte elektronische Siegel die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Neben dem Bund haben bereits 14 von 16 Bundesländern die diesbezügliche Regelung des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) übernommen.
- Der wichtige Unterschied: Während eine qualifizierte elektronische Signatur eine natürliche Person und deren Willenserklärung repräsentiert, steht das qualifizierte elektronische Siegel für eine ganze Organisation (Behörde).
Jeden Tag verlassen tausende Bescheide, Urkunden und Genehmigungen die Amtsstuben deutscher Behörden. Meist sind die Dokumente noch aus Papier, was ihre Erstellung, Be- und Verarbeitung im angebrochenen digitalen Zeitalter unnötig zeit- und kostenaufwendig gestaltet. Es stellt sich die Frage, wie eine Behörde ihre papierenen Dokumentenprozesse rechtssicher und vertrauensvoll digitalisieren kann, sodass diese auch in digitaler Form nicht ihre rechtliche Gültigkeit verlieren. Die Antwort liegt im qualifizierten elektronischen Siegel – dem digitalen Amtsstempel des 21. Jahrhunderts. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, was laut Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) schon heute möglich ist und wie Sie die Digitalisierung Ihrer Dokumentenprozesse für Ihre Behörde zu einem erfolgreichen Abschluss bringen können.
Das digitale Behördensiegel: Mehr als nur eine Unterschrift
Oft werden die Begriffe "Siegel" und "Signatur" synonym gebraucht, doch erfüllen sie fundamental unterschiedliche Zwecke.
Was ist ein qualifiziertes elektronisches Siegel?
Stellen Sie sich ein qualifiziertes elektronisches Siegel als den offiziellen Stempel Ihrer Behörde in der digitalen Welt vor. Es ist untrennbar mit Ihrer Organisation als juristischer Person verbunden. Ausgestellt wird es von einem bestätigten Vertrauensdiensteanbieter. Gemäß eIDAS-Verordnung Art. 35 (2) beweist ein Dokument mit einem qualifizierten elektronischen Siegel zwei Dinge: Erstens, dass für das Dokument die Vermutung der Unversehrtheit (Integrität) gilt. Und zweitens, dass die Richtigkeit der Herkunft der Daten (Authentizität) gesichert ist.
Der entscheidende Unterschied zur elektronischen Signatur
Während das qualifizierte elektronische Siegel für eine Organisation steht, ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) an eine natürliche Person gebunden. Und während das Siegel dazu genutzt wird, die Authentizität und Integrität eines Behördendokuments zu verifizieren, ist die Signatur als digitales Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift zu verstehen, mit der zum Beispiel eine persönliche Willenserklärung unterzeichnet werden kann.
- Siegel: Bestätigt die Herkunft und Unversehrtheit eines Dokuments im Namen einer Behörde bzw. Organisation. Ideal für automatisierte Massen-Dokumentpenrozesse, wie den Versand von Steuerbescheiden oder Urkunden.
- Signatur: Bestätigt Selbiges, steht aber für die persönliche Willenserklärung einer natürlichen Person. Notwendig für Verträge oder Dokumente, bei denen eine individuelle rechtliche Bindung erforderlich ist.
Die Rechtslage: Wo ist das digitale Siegel bereits erlaubt?
Die gute Nachricht vorweg: Die rechtlichen Weichen sind bereits gestellt. Mit der eIDAS-Verordnung der EU wurde eine europaweit gültige rechtliche Vorlage geschaffen, die auf Bundesebene über das VwVfG und auf Landesebene über die jeweiligen E-Government-Gesetze umgesetzt worden ist.
14 von 16 Bundesländern ermöglichen bereits den Schriftformersatz
Eine zentrale Regelung im § 3a VwVfG des Bundes besagt: Bei elektronischen Verwaltungsakten oder sonstigen Dokumenten, die eine Behörde erlässt, kann die Schriftform durch ein qualifiziertes elektronisches Siegel ersetzt werden.
14 Bundesländer haben diese fortschrittliche Regelung bereits für ihre Landes- und Kommunalbehörden übernommen:
- Baden-Württemberg
- Bayern
- Berlin
- Brandenburg
- Bremen
- Hamburg
- Mecklenburg-Vorpommern
- Niedersachsen
- Nordrhein-Westfalen
- Rheinland-Pfalz
- Sachsen
- Sachsen-Anhalt
- Schleswig-Holstein
- Thüringen
Lediglich Hessen und das Saarland verweisen in ihren aktuellen Gesetzen immer noch ausschließlich auf De-Mail als Alternative zur Schriftform und erwähnen das qualifizierte elektronische Siegel (noch) nicht in diesem Kontext.
Praxislösung: So gelingt die Einführung in Ihrer Behörde
Die rechtlichen Weichen sind also gestellt. Doch worauf gilt es zu achten, will man qualifizierte elektronische Siegel nun in die Praxis der eigenen Verwaltung integrieren? Behörden sollten hier in drei Schritten vorgehen:
Prozesse analysieren und identifizieren: Behörden sollten sämtliche Arbeitsprozesse gezielt nach Massenverfahren durchsuchen, bei denen manuelle Maßnahmen, wie Drucken, Stempeln und Scannen, viele Mitarbeiter binden. Hier liegt das größte Einsparpotenzial. Typische Anwendungsfälle sind etwa die Erstellung von Bescheiden, Zeugnissen, Rechnungen oder Genehmigungen. Daher sollten qualifizierte elektronische Siegel hier dementsprechend als erstes zum Einsatz gebracht werden.
Partner und Lösung auswählen: Bei der anschließenden Auswahl der Partner muss zwischen der ausführenden Software und dem Vertrauensdiensteanbieter (VDA) unterschieden werden. Für die automatisierte Verarbeitung großer Dokumentenmengen, wie sie in Behörden oft vorkommt, ist eine zentrale, serverbasierte Siegellösung ideal. Viele dieser Lösungen können direkt in vorhandene Umgebungen, wie z.B. DMS-Systeme oder Fachverfahren, integriert werden. Die Software greift für den eigentlichen Siegelvorgang auf das Zertifikat eines nach eIDAS zertifizierten VDAs zurück, der dann das Siegel für die Behörde ausstellt. Die technische Bereitstellung durch den VDA kann dabei flexibel erfolgen, zum Beispiel als Fernsiegel, mittels Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) oder über eine Siegelkarte.
Mitarbeiter einbinden und Workflows anpassen: Die beste Technik nützt nichts, wenn die Mitarbeiter sie nicht auch nutzen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den neuen, ihnen zur Verfügung stehenden digitalen Prozessen. Definieren Sie klare Zuständigkeiten. Nutzen Sie die Einführung, um alte Medienbrüche endgültig abzuschaffen und ihre Verwaltungsprozesse zu verschlanken.
Mit dem richtigen Partner in eine rechtssichere digitale Zukunft
Der Erfolg Ihres Projekts zur Einführung des qualifizierten elektronischen Siegels steht und fällt mit der Wahl des richtigen Partners. Achten Sie vor allem darauf, dass eine Lösung sich nahtlos und ohne großen Aufwand in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren lässt.
Procilon hat sich darauf spezialisiert, Behörden umfassende Lösungen für Signaturen und Siegel bereitzustellen, die exakt auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten sind.
Unsere Expertise umfasst:
Rechtskonforme digitale Prozesse nach VwVfG: Unsere Lösungen bieten Ihnen die erforderlichen technologischen Bausteine, um qualifizierte elektronische Siegel rechtskonform zur Anwendung zu bringen. Wir helfen Ihnen dabei, rechtsgültige digitale Bescheide zu erstellen und so sicher und effizient mit ihren Bürgerinnen und Bürgern zu kommunizieren.
Nahtlose Integration: Um eine medienbruchfreie und automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen binden wir Siegelfunktionen, neben der Verwendung virtueller PDF-Ausdrucke über Schnittstellen (APIs) und Middleware-Komponenten auch direkt in Ihre Fachanwendungen und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ein.
Langzeitarchivierung und Beweiswerterhaltung: Unsere zertifizierten Lösungen stellen sicher, dass Ihre digital gesiegelten und archivierten Dokumente revisionssicher abgelegt werden und ihre Gültigkeit so über Jahrzehnte nachprüfbar bleibt.
Der nächste Schritt in Ihre digitale Verwaltung
Das qualifizierte elektronische Siegel ist längst keine Zukunftsmusik mehr. Bund und Länder haben die EU-Vorgaben umgesetzt und ihren Behörden grünes Licht für die Implementierung gegeben. Nun liegt es an den Behörden, die neue Technologie zum Einsatz zu bringen, um ihre Dokumentenprozesse rechtssicher effizienter zu gestalten. Das Einsparpotenzial dürfte vielerorts erheblich sein.
Treffen Sie procilon auf der Smart Country Convention in Berlin!
Möchten Sie tiefer in das Thema eintauchen und erfahren, wie auch Ihre Behörde konkret von qualifizierten elektronischen Siegeln profitieren kann? Dann sprechen Sie mit uns persönlich! Wir laden Sie herzlich ein, uns auf der Smart Country Convention vom 30. September bis 2. Oktober 2025 in Berlin zu besuchen. Kommen Sie an unserem Messestand (hub27 | 505) vorbei und lassen Sie uns Ihre individuellen Anforderungen und unsere praxiserprobten Lösungen diskutieren. Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!
