Er I klar til et HR-system? (Del 2)

Et HR-system er en afgørende del af jeres forretning og involvere både HR, IT og topledelsen, men spørgsmålet er om jeres virksomhed overhovedet er klar til et HR-system?

I del 2 får du flere forslag til overvejelser I bør gøre jer inden I kaster jer ud i at implementere et HR-system. Gik du glip af del 1, så kan du læse den her

Hvilken type af HR-system har I brug for?

Der er stor forskel på de forskellige typer af HR-systemer, både i forhold til funktionalitet men også i forhold til hvilke HR-processer de dækker over. Nogle systemer dækker et snævert behov for processunderstøttelse, såkaldte "best of breed" systemer der har en speciel niche som f.eks. Learning Management Systemer, tids- og skemaplanlægning system. Andre systemer er brede Human Capital Management (HCM) systemer, der dækker alle HR og ledelses behov, og som typisk er skabt til meget store globale virksomheder.

Læs eventuelt mere om hvad CatalystOne dækker over og hvilke moduler vores HR-system tilbyder

Det kan derfor nemt blive lidt af en jungle at navigere og finde rundt i, men overvej om I har planer om at digitalisere flere og flere af jeres HR processer over de kommende år. I så fald kan det give mening at vælge en bred løsning som kan dækker alle jeres nuværende og fremtidige behov, frem for at skulle ud og købe et ekstra system hver gang I ønsker at digitalisere en ny process.

Har I de menneskelige ressourcer på plads?

Husk at en succesfuld implementering af et HR-system også kræver en del menneskelige ressourcer til blandt andet stakeholder management, intern projektledelse, processafklaring og Change Management. Selvom leverandøren vil stå for størstedelen af det tekniske arbejde der skal gøres, vil I stadig få brug for en eller flere personer til følger hele projektet, fra start til slut.

Det kan være hensigtsmæssigt at nedsætte en projektgruppe, som består af forskellige stakeholders, som alle har interesse I at systemet bliver en succes. F.eks. bør IT være involveret i processen, da der kan være IT-tekniske krav som kan være afgørende for om systemet opfylder jeres behov til IT-sikkerhed, compliance, system integrationer osv.

Der vil antageligvis også være brug for at lave intern træning og oplæring i systemet, både af slutbrugere, lederer, HR og administratorer - så I skal huske at afsætte tid og ressourcer til dette.

Der kan også være stor forskel på hvor kompleks systemet er og hvor stor en rolle leverandørerne kan tage i forbindelse med oplæring og træning. Snak derfor leverandørerne om hvor mange interne ressourcer I skal forvente at afsætte til implementeringen og oplæringen, så I på forhånd har en god ide om dette.

Hvor stort et budget skal I afsætte til et HR-system?

Pas på med at på forhånd at afsætte et budget som jeres HR-system skal matche, men gå i stedet ud og tag en dialog med nogle af de relevante leverandører for at få et billede af prisniveauet. Der kan være meget store forskelle på prisen, funktionalitet, service og kvalitet, så derfor kan man ende med at blive tvunget til at vælge en billigere leverandør (og en lavere kvalitet) hvis man på forhånd har fastsat en pris.

Det er altid afgørende at man sammenligner Total Cost of Ownership (TCO) i forhold til kvaliteten og serviceniveauet. Hvis man kan spare ved at slå forskellige software systemer sammen kan der være en betydelig besparelse, eller hvis man kan spare ressourcer igennem effektivisering. Pas derfor på med at vælg udelukket ud fra indkøbsprisen, da det gamle ordsprog stadig gælder: "Hvis det virker for billigt til at være sandt...".

Man får altid hvad man betaler for, så måske er det på support og serviceområdet der er sparet? Måske er det på IT-sikkerheden eller fremtidsmulighederne i systemet der er begrænset? Kig derfor hellere på om der er en god balance imellem prisen, systemet og den service som leverandøren tilbyder.

Dette var afslutningen på del 2, hvis du gik glip af del 1 - så kan du læse det her

Forhåbentligt har disse punkter givet jer inspiration til hvilke overvejelser I bør gøre jer, inden I vælger jeres næste HR-system? Hvis I har nogle spørgsmål, omkring købsprocessen eller implementeringen af et HR-system, så er I velkommen til at kontakte os - Vi er klar til at hjælpe.