Fremtiden er nu!

Eksperter taler om, at Coronakrisen har forandret vores arbejdspladser. At vores vaner i forhold til kontorarbejde er ændret for altid.

TDC er én af de danske virksomheder, som har rakt ud efter fremtiden og gjort den til sin nutid.

Danmarks største telekommunikationsvirksomhed har introduceret fleksible kontormiljøer, hvor alle kontoransatte dagligt reserverer det skrivebord, de har brug for. Eller i systemet noterer, at der i dag bliver arbejdet hjemmefra.

Platformen – som gør den digitale optimering af TDC-arbejdspladserne mulig – er danske MyDesk.

”Vi har implementeret MyDesk i fuld skala hen over sommeren. Det betyder i praksis, at samtlige 2.800 skriveborde i TDC nu er at finde inde i systemet. Her booker vi hver især den arbejdsplads, vi behøver,” fortæller Michael Bundgaard, der er afdelingsleder i Aarhus-afdelingen af TDCs ejendomsadministration.

Ansatte har taget godt imod

De 2.800 skriveborde er fordelt på TDCs fire lokaliteter i Aarhus, Odense og to i hovedstaden med hovedkvarter i Teglholmsgade i Københavns Sydhavn.

”Det er obligatorisk for alle kontoransatte at bruge systemet. Også de kørende medarbejdere, som kun i ny og næ arbejder på kontor, er med. Vi kan reservere skriveborde helt ned på timebasis og 14 dage frem i tiden,” forklarer Michael Bundgaard.

Det ville være nærliggende at tro, at online booking af skrivebord og kontorstol kunne være et irritationsmoment for mange, som tidligere har været vant til at have deres eget faste skrivebord, men kollegerne i TDC har taget meget positivt imod et nyt system og nye vaner.

”Jeg tror, systemet er blevet en succes på grund af brugervenligheden. Oprindeligt brugte vi en platform, vi selv havde udviklet, men den rummede ikke alle de funktioner, vi havde brug for. En af vores begrundelser for at vælge MyDesk er brugerfladen, som er ens, uanset om en kollega reserverer via webbrowser, på sin mobiltelefon eller inde i kalenderen i Microsoft Outlook,” fortæller Michael Bundgaard.

En anden forklaring på succesen kan være en tendens i tiden, hvor vi stadigt oftere arbejder i tidsbegrænsede projekter, som gør det relevant at sidde tæt på mange forskellige kolleger over tid. Tiden er så at sige løbet fra faste pladser.

Hjemmearbejde er populært

Ud over den positive modtagelse er en af de foreløbige erfaringer i den store telekommunikationsvirksomhed, at arbejde fra hjemmekontoret er meget mere populært og udbredt end først antaget.

”Derfor har vi også indført den spilleregel i TDC, at det skal specificeres i mødeindkaldelsen, hvis et møde kræver fysisk tilstedeværelse,” forklarer Michael Bundgaard.

Den digitale optimering af kontormiljøerne begyndte under Coronakrisen, hvor TDC i forbindelse med både nedlukning og gradvis genåbning af kontorerne havde behov for at tilrettelægge et arbejdsmiljø, hvor der blev taget størst muligt hensyn til de ansattes sikkerhed og sundhed.

”I første omgang ønskede vi et præcist overblik i forbindelse med smitteopsporing. Senere kunne vi benytte digital planlægning i genåbningen af vores kontormiljøer og dermed sikre, at der var tilpas afstand mellem kontorpladserne til at overholde de aktuelle krav og anbefalinger fra sundhedsmyndigheder”.

Fleksibilitet er den nye normal

Ret hurtigt stod det dog klart for Michael Bundgaard og andre TDC-kolleger involveret i implementeringen af den digitale optimering af kontormiljøerne, at platformen også ville være relevant efter krisen:

”Det er selvfølgelig meget individuelt, hvordan vi har det med fleksible arbejdsmiljøer, som på rekordtid er blevet den nye normal. Mange sætter stor pris på muligheden for hjemmearbejde, hvilket for dem er et højt skattet personalegode. De fleste er samtidig enige i, at det er godt, at vi nu er tilbage i en hverdag, hvor vi kan være sammen med vores kolleger på arbejdspladsen”.

Selv om TDC har lagt alle 2.800 skriveborde ind i den digitale platform fra MyDesk, er det ikke alle funktioner i MyDesk, virksomheden gør brug af. Mulighederne for at booke mødelokaler, parkeringsplads til sin bil og frokost i kantinen er nogle af de funktioner, TDC for nuværende ikke har valgt til.

Til gavn for klimaet

”Vi ser nærmere på mulighederne for at udvide antallet af funktioner. Det er klart, at det er interessant for en virksomhed som TDC at kunne bruge digitale værktøjer til at effektivisere daglig drift. Lige nu er data fra vores analyser lidt usikre. Vi er i en fase, hvor der i forhold til eksempelvis hjemmearbejde nok stadig er eftervirkninger af Coronakrise og nedlukning. Efterhånden som vi får valideret data og analyserne bliver mere præcise, vil det helt sikkert være interessant at udforske, hvad vi derudover kan bruge den digitale optimering af kontormiljøerne til – det kunne være energibesparelser, reducering af madspild i kantinen og mere intelligent styring af rengøring,” fortæller Michael Bundgaard.

Han slår til sidst fast, at selv om alle 2.800 skriveborde er lagt ind i MyDesk-platformen, så er der også arbejdsstationer, som ikke alle og enhver i TDC kan reservere.

”Nogle kolleger har et handicap, der betyder, at de skal sidde ved en bestemt plads. Andre kolleger arbejder med to skærme eller en bestemt type mus. Der er også TDC-ansatte, som skal passe deres job med en fast IP-adresse. Ingen regler uden undtagelser – det gælder også i det fleksible kontormiljø,” slutter Michael Bundgaard.