Nyt bookingsystem har givet medarbejderne i Orifarm mere tryghed og på sigt mindre madspild

Hjemmearbejde efter corona og en stigende vækst fik Orifarm til at tænke i nye muligheder for medarbejdernes siddepladser på kontorerne i Odense og Søborg. En pilottest af to systemer resulterede i massiv opbakning til Mydesks intuitive løsning, der blandt andet har givet medarbejderne mere ro og som langsigtet vil sikre mindre madspild i kantinen, forklarer projektleder i Orifarm

Hjemmearbejde har for alvor vundet indpas, og det har resulteret i tomme skriveborde på mange arbejdspladser. Men hjemmearbejdet giver også en fleksibilitet, der tiltrækker de rette kandidater og giver medarbejderglæde, oplever projektleder i Orifarm, Camilla Westermark. Dog kræver den fleksible arbejdsplads styring, så medarbejderne er sikre på en kontorplads, de dage de er på kontoret. Derfor valgte Orifarm, at medarbejderne skulle teste to forskellige bookingsystemer for kontorpladser, der endte i en klar sejr til Mydesks app. Det har ifølge projektlederen givet et bedre overblik og mere tryghed for medarbejderne hos Orifarm, der forventer at udbrede løsningen til alle medarbejdere i administrationen i Søborg og på hovedkontoret i Odense inden udgangen af fjerde kvartal.

Intuitiv løsning overbeviste flertal af medarbejderne
En tom kontorplads koster i gennemsnit en virksomhed 60.000 kroner om året. Og dem er der mange af hos virksomheder, der nu fast har implementeret hjemmearbejde. Faktisk stod en kontorplads ifølge Mydesk tom 40 procent af tiden allerede inden coronanedlukningen ramte.

I Orifarm ved de, at hjemmearbejde giver medarbejderglæde, men der er ingen grund til at spilde plads eller penge på tomme kontorpladser - omvendt skal medarbejderne vide sig sikre på, at de kan få en kontorplads, når de møder ind på kontoret, understreger Camilla Westermark, der har stået i spidsen for projektet, de har valgt at kalde ‘Future Workplace’ i Orifarm:

“Med vores nye fleksible ordning er vores mål at kunne dække 70 procent af belægningen med kontorpladser. Vores teams arbejder meget projektorienteret, og de har behov for at kunne arbejde fysisk på tværs af afdelinger. Alle medarbejdere bruger samme set-up, så de nemt kan arbejde fra et andet skrivebord. Men vi havde et behov for, at medarbejderne kunne sikre sig en kontorplads, der hvor de ønskede det. Vi igangsatte test af to forskellige bookingsystemer, og efter testperioden stod det klart, at Mydesk var den foretrukne løsning for hele 95 procent af medarbejderne.”

Mindre madspild, mere data
Det er ikke kun blandt medarbejderne, at Mydesks løsning har givet positive resultater. Orifarm har også et ønske om, at løsningen kan mindske madspild fra kantinen. Derfor vil de implementere, at kantinen hver morgen modtager en opdatering på, hvor mange medarbejdere der er på kontoret, når løsningen er rullet ud på hovedkontoret i udgangen af fjerde kvartal. På den måde kan antallet af portionsanretninger tilpasses, hvilket vil bidrage reducering af madspild.

“Den data, vi får fra appen, vil ikke kun reducere madspild. Den har også givet os et bedre overblik over belægningen på kontoret. Før vi fik løsningen, klagede mange over, at de syntes, der manglede kontorpladser. Men nu kan vi faktisk se, at vi har nok siddepladser til alle,” forklarer Camilla Westermark og fortsætter: “Jeg tror det handlede om, at medarbejderne heller ikke havde et overblik. Det giver selvfølgelig en utryghed, ikke at vide om der er plads, der hvor man ønsker at sidde. Bookingsystemet har virkelig været med til at give en tryghed til medarbejderne, der i appen kan se med navn og billede præcis hvem, der har booket siddepladserne omkring deres kontorplads.”

Et super samarbejde
“Vores samarbejde med Orifarm har vist, at det kan give pote på flere parametre, at systematisere sine kontorpladser. Vi er selvfølgelig stolte og taknemmelige over, at medarbejderne valgte vores løsning, men mest af alt er vi bare glade for, at vi har været med til at bidrage til en kontorplads med mere tryghed og på sigt mindre madspild,” indrømmer Jesper Bo Larsen, Co-founder i Mydesk, der også har hjulpet en række andre virksomheder som TDC, Codan og Sundhed.dk med at optimere kvadratmetre, kantine, rengøring, økonomi og ikke mindst medarbejdertrivsel.

Orifarm benytter også MyDesks mødebooking-modul. Det giver medarbejderne mulighed for at booke mødelokaler i samme system som pladsbooking og via opsatte skærme foran modelokalerne på kontoret.

Mydesk arbejder desuden kontinuerligt med at udvikle nye funktioner til appen. I løbet af de næste par måneder vil nye funktioner såsom reservation af elbilsladestandere, gæsteregistreringer, forplejning til mødelokaler med mere blive implementeret i Orifarms løsning.