Tiedonhallinta: kriittinen pilari liiketoiminnan kasvulle

Kaikki organisaatiot tarvitsevat korkealaatuista ja helposti saatavilla olevaa tietoa toimiakseen tehokkaasti. Tutkimusten mukaan tiedon ja dokumenttien määrä on kasvanut yli 500 % viimeisen seitsemän vuoden aikana. Tämä johtuu erityisesti datan määrän kasvusta ja järjestelmien lisääntyvästä integraatiosta. Tarve vahvalle tiedonhallinnalle kasvaa edelleen, kun organisaatiot tuottavat yhä enemmän tietoa ja yhdistävät järjestelmiään toisiinsa.

Tiedonhallinta tuottaa arvoa monella tasolla

Kun organisaatiot lähtevät avaamaan tiedon todellista arvoa, on tärkeää tarkastella tiedonhallintaa kokonaisvaltaisesti. Vahva tiedonhallintajärjestelmä ei ainoastaan tue tietoturvaa ja sääntelyn noudattamista, vaan myös vahvistaa asiakassuhteita ja parantaa työntekijäkokemusta.

Tiedon kulun ymmärtäminen on keskeistä

Tiedon kulun ymmärtäminen organisaation sisällä on yksinkertainen mutta olennainen tehtävä. Se varmistaa, että tietoa käsitellään säädösten mukaisesti. Erityisesti tiukasti säännellyillä toimialoilla, kuten terveydenhuollossa ja rahoituspalveluissa, on jo laajasti otettu käyttöön kehittyneitä tiedonhallintaratkaisuja. Näillä aloilla hallitaan suuria määriä arkaluonteista tietoa, kuten potilastietoja ja henkilötunnisteita, mikä on vauhdittanut ratkaisujen käyttöönottoa.

Canonin tutkimus: tiedonhallinnan tila Euroopassa

Canon toteutti vuonna 2024 laajan tutkimuksen tiedonhallinnan tilasta Euroopassa. Tutkimuksessa kartoitettiin organisaatioiden tiedon- ja dokumenttienhallintaan liittyviä haasteita ja mahdollisuuksia.

Tulokset osoittavat, että vahva tiedonhallintajärjestelmä voi tuottaa merkittäviä liiketoimintahyötyjä. Lähes kaikki automaatiota hyödyntäneet organisaatiot (99 %) raportoivat hyötyneensä siitä enemmän kuin pelkän sääntelyn noudattamisen näkökulmasta:

• 37 % kertoi työskentelevänsä tehokkaammin
• 35 % koki työntekijäkokemuksen parantuneen
• 34 % havaitsi asiakaskokemuksen vahvistuneen

Potentiaalisten hyötyjen maksimoimiseksi tarvitaan kuitenkin lisäinvestointeja tiedonhallinnan ratkaisuihin [1].

Dokumentinhallinta osana kokonaisuutta

Dokumentinhallintajärjestelmät ovat keskeinen osa tiedonhallinnan arkkitehtuuria. Ne toimivat automaation mahdollistavina alustoina, jotka kattavat dokumentin koko elinkaaren – luonnista ja haltuunotosta aina vaatimustenmukaiseen hävittämiseen saakka. Tehokkaiden työnkulkuominaisuuksien ansiosta dokumentinhallintaa voidaan hyödyntää monipuolisesti eri toiminnoissa.

Dokumentinhallinnan ostajan opas

Canonin vuosikymmenten kokemus dokumenteista kiteytyy uudessa dokumentinhallinnan ostajan oppaassa. Opas tarjoaa käytännönläheisiä näkökulmia dokumentinhallinnan haasteisiin ja ratkaisuihin. Mukana on vertailutaulukko ja muistilista järjestelmän hankintaa varten sekä katsaus dokumentinhallinnan trendeihin.

Katse tulevaisuuteen: tekoäly ja tiedonhallinta

Ilman vahvaa tiedonhallintastrategiaa monet organisaatiot epäonnistuvat uusien teknologioiden, kuten tekoälyn ja data-analytiikan, käyttöönotossa. Canonin tutkimuksen mukaan 94 % yrityksistä on jo ottanut käyttöön jonkinlaista automaatiota. Lisäksi 78 % päättäjistä uskoo organisaationsa olevan kypsä digitaalisten prosessien ja tietoturvan osalta [2].

Silti vain 53 % on toteuttanut konkreettisia ensiaskeleita automaation saralla. Yleisimmin käytössä oleva ominaisuus on käyttöoikeuksien hallinta [3]. Tämä osoittaa, että kehityspotentiaalia on edelleen runsaasti.

Kun tekoälyä otetaan käyttöön, vahva tiedonhallintajärjestelmä toimii perustana. Kun tiedon elinkaari, laatu ja rakenteisuus huomioidaan, uusista teknologioista saadaan paras mahdollinen hyöty. Muuttamalla näkökulmaa tiedonhallinnan perusteista kohti tiedon arvon ymmärtämistä, organisaatiot voivat asemoitua hyödyntämään tulevaisuuden teknologioita tehokkaasti.

[1] ims_report_fi_hr_8d3592faf8004f7996ac3990090a996e

[2] ims_report_fi_hr_8d3592faf8004f7996ac3990090a996e

[3] ims_report_fi_hr_8d3592faf8004f7996ac3990090a996e

Tervetuloa Tiedonhallinnan päivään 2025

Tervetuloa kuulemaan lisää vuoden merkittävimpään tiedonhallinnan tapahtumaan, jossa luvassa on ajankohtaista tietoa teknologian kehityksestä ja useita puheenvuoroja sekä liiketoiminnan että teknologian näkökulmasta. Puhujina ovat mm. Jarno Limnell, tietoturvallisuuden asiantuntija ja dosentti, Aalto yliopisto sekä Veera Lammi, johtaja, LähiTapiola Keskinäinen Henkivakuutusyhtiö.

Paikka: Scandic Helsinki Hub, Annankatu 18, 00120 Helsinki

Aika: Keskiviikkona 21.5.2025, saapuminen klo 11.30 alkaen, puheenvuorot klo 12.15–16.30

Lisätiedot tapahtumasta: https://www.canon.fi/business/insights/events/tiedonhallinnanpaiva2025/

Median ilmoittautuminen

Canonin viestintä: Teija Tamminen-Saremaa, teija.tamminen-saremaa@canon.fi, 040 717 5604