Datan määrä räjähtää ja arkistot ovat sekaisin – nyt on korkea aika kesyttää kaaos ja laittaa dokumentinhallinta kuntoon

Asiakirjat ovat hukassa, tiedonhaku tuloksetonta ja järjestelmiä riittää joka sormelle – kuulostaako tutulta? Pärjätäkseen kilpailussa yritysten tulee huolehtia järjestelmiensä ajanmukaisuudesta ja pitää samalla tietoturvasta visusti huolta. Canonin tiedonhallinnan päivässä kuultiin innostavia esimerkkejä onnistuneista järjestelmähankkeista sekä paperikaaoksen kesyttämisestä.

Datan määrä kasvaa jatkuvasti ja yrityksille kertyy teknistä velkaa vanhentuneiden, monimutkaisten tietojärjestelmien muodossa. Tulevaisuudessa tiedon- ja dokumentinhallinta korostuukin kilpailutekijänä entistä useammin.

”Parin vuoden kuluttua jokaisella organisaatiolla pitää olla asiaan ratkaisu”, ennustaa Canon Oy:n toimitusjohtaja Tommi Laitinen.

Digitalisaation toinen aalto haastaa yritykset

Canon järjesti 21.5. tiedonhallinnan päivän jo kymmenettä kertaa. Juhlavuoden teemana oli turvallinen tiedonhallinta. Laitinen käsitteli puheenvuorossaan digitalisaation nyt meneillään olevaa toista aaltoa, jossa legacy-järjestelmien kuorma, hybridityö sekä lisääntyvien tekoälyominaisuuksien vaatimukset näkyvät yhä enemmän tietojärjestelmien uudistamisessa. Moni yritys on ajautunut jopa ”järjestelmähelvettiin”, mikä koettelee myös työntekijöiden jaksamista. Pärjätäkseen kilpailussa yritysten pitää huolehtia järjestelmien ajanmukaisuudesta ja pitää samalla tietoturvasta visusti huolta.

Tilaisuudessa puhunut tietoturva-asiantuntija Jarno Limnéll muistutti datan roolista monimutkaistuvassa maailmassa. Data on hänen mukaansa ”maailman tärkein pääoma”: sen luotettavuus, säilöminen ja tiedonhallinta ovat äärimmäisen strategisia kysymyksiä sekä kansainvälisessä turvallisuuspolitiikassa että yritysmaailmassa.

Sensitiivinen data on itsessään arvokasta. Sen lisäksi hybridiuhkat tulevat tulevaisuudessa kohdistumaan yhä useammin datan eheyteen ja luotettavuuteen, sillä mis- ja disinformaatio ovat omiaan levittämään epäluottamusta. Ratkaisut, joilla arkaluonteista dataa hallitaan, tulevat olemaan entistä tärkeämpiä tulevaisuudessa.

Limnéll painotti puheenvuorossaan luottamusta ja luotettavien kumppaneiden tärkeyttä. ”Aivan keskeisenä tehtävänä yritysten johdolla on valita luotettavat kumppanit. Kumppanuuksien merkitys ja luotettavuus vain korostuvat jatkossa”, hän painottaa.

Käytännön esimerkkejä onnistuneista uudistuksista

Tiedonhallinnan päivässä kuultiin myös muun muassa henkivakuutusyhtiö LähiTapiolan johtajan Veera Lammin puheenvuoro käynnissä olevasta järjestelmähankkeesta. Arkaluontoiset vakuutustiedot, tiukka regulaatio ja vanhojen järjestelmien taakka asettavat yrityksen historian suurimmalle uudistukselle omat haasteensa, ja tavoitteena hankkeelle on entistä parempi asiakastyytyväisyys.

Versowoodin tietohallintopäällikkö Antti Kari taas kertoi, kuinka yritys luovi itsensä paperikaaoksen haasteista digitaaliseksi modernin dokumentinhallintajärjestelmän avulla. Puunjalostusyrityksessä syntyy paljon dokumentaatiota, jota hallittiin aiemmin manuaalisesti. Paperiaineiston käsittely oli työlästä ja tietojen hakeminen arkistoista hidasta. Tiedonhallinnan uudistamisen projekti on ollut yritykselle suuri askel eteenpäin.

Canon Oy on panostanut tiedonhallinnan ratkaisuihin erityisen voimakkaasti viimeisten kolmen vuoden ajan. Tiedonhallinnan päivä osoitti, että järjestelmien modernisointi ja tietoturva eivät ole enää valinnaisia – ne ovat elinehto menestykselle.

Lisätietoja: Canon Oy, tuotemarkkinointipäällikkö Hanna Lumenkoski, hanna.lumenkoski@canon.fi, p. +358 400 342175