Anyspace rakentaa vuokraamisesta palvelua ja skaalaa toimintansa yhdessä Lime Technologiesin kanssa

Uusi toimintamalli on nopeuttanut sisäänajoa ja vähentänyt manuaalista työtä

Anyspace on suomalainen toimitilojen vuokraustoimija, joka on ollut markkinoilla vasta kolme vuotta. Yritys on kasvanut kahdeksan hengen tiimiksi ja tähtää siihen, että se on viiden vuoden sisällä alan suurin riippumaton vuokraustoimija. Kasvun taustalla on ajatus vuokraamisesta palveluna, jossa vuokralaisen kokemus ja arki ohjaavat tekemistä.

Kiinteistöalalla vuokraus on perinteisesti keskittynyt neliöihin, sopimuksiin ja teknisiin ominaisuuksiin. Samalla prosessit ovat usein hitaita ja tieto hajallaan. Anyspace halusi rakentaa toimintamallin, jossa palvelun laatu pysyy tasaisena ja tekeminen skaalautuu kasvun mukana. Kumppaniksi valittiin Lime, jonka kanssa uusi tapa toimia vietiin käytäntöön.

“Me halutaan tehdä asioita eri tavalla ja tehdä ne hyvin. Me ei haluta tinkiä palvelusta meidän vuokralaisille, ei mistään”, sanoo Anyspacen liiketoiminnan kehitysjohtaja Benjamin Sundberg.

Anyspacen mallissa vuokrasopimukset ovat joustavia ja kuukauden mittaisia. Kun sopimus ei itsessään lukitse asiakasta, pysyvyys syntyy kokemuksesta. Vuokralaisen pitää saada apua nopeasti, tiedon pitää olla helposti saatavilla ja seuraavien vaiheiden täytyy edetä ajallaan. Tällöin palvelun laatu ja prosessin hallinta ovat koko liiketoiminnan perusta.

“Kiinteistönomistajat olivat rakentaneet itselleen paljon kaupallisia kynnyksiä vuokrata tiloja. Pitäisi uskaltaa muotoilla tilaa käyttäjän mukaan, myös jakaa isoa pintaa useammalle toimijalle, ja reagoida nopeammin”, Sundberg sanoo.

Ratkaisu: ensin toimintamalli, sitten alusta

Anyspace aloitti kuvaamalla asiakaspolun, määrittelemällä vastuut ja rakentamalla yhteisen tavan toimia. Vasta sen jälkeen etsittiin alusta, joka tukee mallia. Tavoitteena oli koota asiakastieto yhteen, tehdä työnkulusta ohjattu ja varmistaa, että palvelu toimii samalla tavalla tilanteesta ja tekijästä riippumatta.

“Me haluttiin työskennellä järjestelmässä, joka on rakennettu ihmisen ympärille, ei pelkän kiinteistön”, Sundberg kertoo.

Yhteistyössä Limen kanssa Anyspace rakensi ohjatut työnkulut vuokralaisen elinkaaren keskeisiin vaiheisiin. Kun tekeminen on vakioitu, rutiinit voidaan automatisoida ja ihmisille jää aikaa vuokralaisen kohtaamiseen. Samalla toiminta pysyy ennustettavana myös silloin, kun volyymi kasvaa.

“Meille oli tärkeää, että Lime kuunteli meidän liiketoimintaa eikä tarjonnut valmista pakettia. Saimme ehdotuksia, jotka oikeasti sopivat meille”, Sundberg sanoo.

Tulokset näkyvät arjessa ja luvuissa

Anyspace kertoo, että uuden asiakkaan sisäänajo on nopeutunut parhaimmillaan puolestatoista tunnista kahteen minuuttiin, kun työvaiheet etenevät ohjatusti. Yrityksen mukaan manuaalinen työ on vähentynyt noin puolella. Lisäksi Anyspace kertoo dokumentoineensa yli 10 000 merkintää ensimmäisen kuuden kuukauden aikana. Liikevaihto on ennusteen mukaan kolminkertaistumassa kuluvana vuonna.

“Puolessa vuodessa järjestelmästä tuli meille korvaamaton työntekijä. Me puhutaan siitä välillä omana kollegana, jota ei näy toimistolla mutta hoitaa valtavasti asioita”, Sundberg sanoo.

Limen avulla Anyspace sai uuden arjen

• Yli 10 000 dokumentoitua merkintää ensimmäisen 6 kuukauden aikana.

• Manuaalinen työ vähentynyt noin 50 prosenttia, kun rutiinit etenevät ohjatusti.

• Uuden asiakkaan sisäänajo nopeutunut parhaimmillaan 90 minuutista 2 minuuttiin.

• Liikevaihto ennusteen mukaan 3-kertaistumassa kuluvana vuonna.

• Yksi yhteinen näkymä vuokralaisiin ja vuokrausprosessiin, joka tukee kasvua ja palvelun tasalaatuisuutta.