Taushetsplikt i koronahjemmekontoret

En hverdag med hjemmekontor gir ekstra utfordringer for advokater. Advokat Knut Boye ved Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS gir deg noen gode råd for å ivareta regelverkets krav med hensyn til taushetsplikt. Dette er kanskje også av interesse for andre med hjemmekontor og taushetsplikt?

En ny arbeidshverdag

Mange advokater har lenge brukt en form for hjemmekontor, ved enkelte ganger å arbeide fra bærbar PC hjemme om kvelden eller fra hytta i ferier. Slik bruk har likevel vært sporadisk for de fleste og har som regel vært mulig å innpasse i husstandens rutiner ved at andre husstandsmedlemmer sover eller går ut. Når hjemmekontor blir pålagt som et tiltak mot spredning av koronavirus, blir plutselig hele arbeidsdagen flyttet hjem.

Hjemmekontor innebærer at PC-en er påslått, at omfattende saksdokumenter på papir kan ligge fremme, og at det gjennomføres rettsmøter (fjernmøter) og tele(fon)konferanser med hørbar tale (bilde). Dette er ikke bare utfordrende for konsentrasjon og brukbare arbeidsforhold. For advokatens virke reiser det også særlige problemstillinger til advokaters taushetsplikt og fortrolighetsplikt, som ikke lett kan ivaretas når hjemmet på dagtid må deles med ektefelle og barn eller andre husstandsmedlemmer som også må holde seg hjemme.

Taushets- og fortrolighetsplikt

Advokater er underlagt taushetsplikt og fortrolighetsplikt, jf. Regler for God Advokatskikk (RGA) pkt. 2.3.2. og 2.3.1. Det er grunn til å minne om at fortrolighetsplikten ikke bare omfatter det advokaten får kjennskap til om forhold som er betrodd av klienten, men også opplysninger om andre som advokaten blir kjent med i sitt virke. Advokaters taushetsplikt og fortrolighetsplikt omfatter plikten til å sørge for at opplysninger advokaten får, uansett form, ikke kommer til utenforståendes kunnskap fra advokatens virksomhet. Fortrolighetsplikten er i noen grad relativ: dersom for eksempel et offentlig anbud er kjent, er det å ha gitt et anbud kanskje ikke underlagt taushetsplikt. Men man skal ikke gå langt inn i detaljer i anbudet før man er inne på områder som er strengt fortrolige. I noen saker er selve klientforholdet fortrolig.

Rekkevidden av taushetsplikt

I motsetning til advokatkollegaer og kontorpersonale på advokatens kontor har familiemedlemmer ingen taushetsplikt. Det er ingen hjemmel for å søke å omgå de problemer situasjonen kan gi opphav til ved å pålegge dem taushetsplikt, siden advokater (bare) kan kreve taushetserklæring av "fullmektiger, personale og enhver person som han engasjerer i forbindelse med advokatvirksomheten", jf. RGA pkt. 2.3.4. Tvistelovens bestemmelse om taushetsplikt (tvl. § 21-5) omfatter i tillegg til advokater og noen andre angitte yrkesutøvere bare "underordnede og medhjelpere som i stillings medfør er kommet til kunnskap om det som er betrodd de nevnte personer". Hustandsmedlemmer, enten de er familiemedlemmer eller ikke, er ikke omfattet av dette. Det kan også komme utenforstående på besøk ved eventuell gradvis oppmyking av selv-karantene-rådene, og disse vil kunne ha en kommersiell eller annen interesse i de saker vedkommende måtte se at advokaten holder på med.

Taushetsplikt og fortrolighet må derfor i utgangspunktet ivaretas overfor hustandsmedlemmer på samme måte som overfor utenforstående.

Knut Boye. Foto: SVW

Kommunikasjonskanaler

Mye av advokatarbeidet fra hjemmekontor vil bli utført på internett, ofte med en sikker tilkobling til advokatfirmaets elektroniske arkiv eller andre databaser. Advokatforeningens råd om IKT-verktøy og nettsikkerhet gjelder også for hjemmekontor. Det er viktig å være oppmerksom på at det er få områder som er i raskere utvikling enn kommunikasjonsverktøy, og man bør derfor rådføre seg med eksperter på området. Det bør også undersøkes om internettilkoblingen man har hjemme har den beste sikkerhetsmur, og at virusbeskyttelsesprogrammer er oppdatert. Oppkobling bør skje ved bruk av enten VPN eller en Citrix-løsning (virtuell PC) med tofaktorautentisering slik som ved innlogging i Altinn og Aktørportalen. Domstolen har nå også et videokonferanseverktøy som gjør det mulig å gjennomføre rettsaker digitalt. Et godt råd er å sjekke om bilde og lyd fungerer før saken starter.

Det er tryggest å benytte den PC-en advokaten har tatt med hjem fra kontoret, da mange advokatvirksomheter sørger for regelmessig oppdatering av programmer, gjerne om natten. PC-en bør derfor slås helt av en gang i døgnet slik at oppdateringer automatisk lastes inn ved neste oppstart. Ved å arbeide gjennom en sikker kobling til kontorets datasystemer, eksempelvis for søk på internett, vil man nyte godt av de sikkerhetssystemer som advokatvirksomhetens elektroniske infrastruktur har. Det er også mulig å arbeide i portaler hvor dokumenter overføres mellom advokater og parter på en sikker måte. Vær oppmerksom på at det har oppstått en ny svindelindustri hvor informasjon (og av og til morsomheter) om korona blir spredt på e-post og internett fra det som fremstår som nasjonale eller internasjonale myndigheter. Det er ikke bare fysiske virus som er farlige!

Fysisk sikring

Advokatforeningens Etikkutvalg har i flere uttalelser behandlet spørsmålet om advokaters taushetsplikt i åpne kontorlandskap. Ifølge utvalget kan advokatens fortrolighets- og taushetsplikt vanskelig la seg forene med åpent kontorlandskap, og de samme hensyn gjør seg gjeldende for hjemmekontor. Likevel må situasjonen håndteres når hjemmekontor blir pålagt slik som under koronapandemien.

Dette innebærer først og fremst at advokatens PC må være sperret for bruk av andre familiemedlemmer med (sterkt og regelmessig endret) passord som bare advokaten kjenner. PC-en må også ha systemer som medfører at den går i dvalemodus og må gjenåpnes med passord dersom advokaten fjerner seg fra plassen. Det må påregnes at advokaten hjemme får flere avbrudd enn ellers og må gå til et annet rom for å hjelpe et barn, ta en telefon eller lignende. PC-en skal da ikke stå åpen for innsyn for hustandsmedlemmer, selv om det kanskje gjøres på kontoret. Der er man tross alt omgitt av personer som er pålagt taushetsplikt etter reglene nevnt ovenfor, selv om heller ikke disse skal ha innsyn i saker de ikke er involvert i. Det finnes også "skjermbeskyttere" som hindrer innsyn i skjermen for alle som ikke sitter rett foran den. Disse er kjent for advokater som er vant til å bruke PC på offentlige kommunikasjonsmidler, men som kan være viktig også i hjemmet, avhengig av hvor mye plass som kan avsettes til hjemmekontoret.

Når arbeidsdagen er avsluttet skal PC-en være slått av, og eventuelle dokumenter skal være ryddet vekk og ikke ligge åpent fremme. Å dekretere fysisk nedlåsing i hjemmet er å oppstille den ideelle fordring som neppe vil bli etterlevd i praksis.

I praksis vil vel nettbrett og smarttelefoner bli brukt på samme måte som under normale omstendigheter, men regelverket gjelder også for disse – ikke alle synes å være klar over det.

Telefon- og møtevirksomhet

Telefon- og videokonferanser bør avholdes i et eget rom i hjemmet, slik at hustandsmedlemmer ikke kan overhøre samtalene. Det er ingen grunn til å legge skjul på at man her setter regelverket i spenn for advokater med utstrakt telefonkontakt, og som ikke har flere rom i boligen enn de som blir brukt daglig. Likevel må man gjøre det beste ut av situasjonen også med tanke på taushets- og fortrolighetsplikt. Når man snakker i telefonen bør man helst bruke høretelefoner med innebygget mikrofon slik at hustandsmedlemmer ikke kan høre det de andre partene i samtalen sier, og man kan som regel snakke lavere inn i mikrofonen – i den grad barneskrik gjør det mulig! På noen hjemmekontor vil barn være så små at de verken skjønner hva som blir sagt eller forstår betydningen av det. Men å vurdere det mot taushets- og fortrolighetsplikt er en balansegang som ikke har dekning i regelverket og som ikke kan anbefales annet enn for helt små barn.

Fysiske møter med klienter eller andre – i den grad det i det hele tatt er tilrådelig av smittevernhensyn – bør foregå utendørs med behørig avstand mellom møtedeltagerne og med enda større avstand til utenforstående som skulle kunne overhøre det som blir sagt.

--

Også advokater blir stilt overfor utfordringer i koronatiden med hensyn til frykt for å smitte seg selv og andre, rettsvernsspørsmål for klienter ved endringer i vedkommendes rettslige og økonomiske situasjon og ved innføring av endrede rettsprosedyrer, frykt for egen omsetningsnedgang i advokatvirksomheten og kostnadsøkning ved mer tungvint driftsmåte. I dette kompliserte bildet må advokaten kunne lempe noe på den ideelle oppfyllelse for å fortsatt kunne utføre den mest grunnleggende plikt: å yte klienten bistand. Advokaten må imidlertid ikke glemme at en viktig forutsetning for arbeidet som advokat er ivaretagelse av taushetsplikten så godt som mulig under de rådende forhold.

Nasjonal Sikkerhetsmyndighet har gitt råd om bruk av hjemmekontor i Koronatiden: https://www.nsm.stat.no/NCSC/ncsc-varsler/ncsc-varsel-i-forbindelse-med-koronaviruset/ .

Domstolenes virtuelle møterom: https://spark.adobe.com/page/T8a8vMATRRfi1/ og https://meet.video.domstol.no/webapp/.

Noen av de følgende linker kan kreve innlogging som medlem av Advokatforeningen:

Advokatforeningens artikler om Koronasituasjonen: https://www.advokatforeningen.no/aktuelt/artikler-i-forbindelse-med-koronaviruset/

Advokatforeningens hjemmeside om etiske regler: https://www.advokatforeningen.no/advokatetikk/ og https://www.advokatforeningen.no/radgivning/oppstart-drift-og-avvikling/krav-til-drift/taushetsplikt/

Advokatforeningens Etikkutvalg uttalelse nr. 22: https://www.advokatforeningen.no/advokatetikk/god-advokatskikk/uttalelser-fra-etikkutvalget/apent-kontorlandskap---taushetsplikt-mv/

Advokatforeningens Etikkutvalg uttalelse nr. 36: https://www.advokatforeningen.no/advokatetikk/god-advokatskikk/uttalelser-fra-etikkutvalget/36.-advokat-i-apent-kontorlandskap--taushetsplikt/

Advokatforeningens råd om IKT-verktøy og nettsikkerhet:https://www.advokatforeningen.no/radgivning/oppstart-drift-og-avvikling/rutiner-og-anbefalinger/advokaters-bruk-av-moderne-teknologi/ og https://www.advokatforeningen.no/aktuelt/Nyheter/2020/mars/koronaviruset-videokonferanselosninger-for-advokater/