Beredskapsuken: Fem grep alle ansatte selv kan ta for å stå sterkere mot digitale kriser

Forberedt på det uforutsette

Når Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) oppfordrer folk til å bygge opp et beredskapslager med vann og tørrmat, handler det om å være forberedt på det uforutsette. Den samme tankegangen bør gjelde for norske virksomheter, enten trusselen er et svindelforsøk, et strømbrudd eller at en nøkkelperson plutselig blir utilgjengelig.

Digitale kriser kan føre til at hele virksomheten stopper opp, og de starter ofte hos én enkelt ansatt. Et klikk på feil lenke, en betaling til feil konto eller en kapret brukerkonto kan få konsekvenser for kunder, leveranser og økonomi. Samtidig er mange av de viktigste forsvarstiltakene også de enkleste å innføre, og de krever ikke at man er ekspert på IT.

Digital beredskap bør være en naturlig del av arbeidsdagen

Den største utfordringen er sjelden teknologien, men å få gode vaner på plass. Vi anbefaler alle å gjøre digital beredskap til en naturlig del av arbeidsdagen gjennom enkle opplæringstiltak, tydelige rutiner og praktisk hjelp. Sett av 15 minutter i et avdelingsmøte, forklar hvorfor tiltakene er viktige, og hjelp ansatte med å aktivere totrinnspålogging eller oppdatere rutiner der og da. Når ledelsen går foran og viser at digital beredskap er en del av det daglige arbeidet, blir terskelen lavere for at alle bidrar.

Når ansatte forstår hvordan et enkelt feilklikk kan påvirke kunder, kolleger og virksomheten, blir motivasjonen for å ta nødvendige grep langt større.

Lime anbefaler følgende grep for å øke beredskapen:

1. Bekreft før du betaler

Svindelforsøk lykkes ofte fordi noen har det travelt. Ring tilbake på et kjent nummer før du endrer bankkonto eller godkjenner en betaling, også når meldingen ser ut til å komme fra sjefen. Et kort anrop kan spare virksomheten for store beløp.

2. Slå på totrinnspålogging

Bruk det på e-post, bank og andre jobbtjenester, og kombiner det gjerne med en passordhåndterer slik at du unngår å gjenbruke passord. Totrinnspålogging gjør det vesentlig vanskeligere for angripere å kapre kontoen din, selv om passordet er kommet på avveie.

3. Tenk før du klikker

Lenker og vedlegg i uventede e-poster og SMS-er er en vanlig inngangsport for angrep. Er du usikker, gå til tjenesten via adressen du kjenner fra før, eller spør en kollega, i stedet for å bruke lenken i meldingen.

4. Dokumenter det du gjør

Jobb i godkjente fellesløsninger, ikke på privat PC eller i private filtjenester. Skriv ned faste rutiner, og ha en kontaktliste tilgjengelig også på papir. Da kan kolleger fortsette arbeidet dersom du er borte, eller hvis systemene er nede i en periode.

5. Si fra med én gang

Har du klikket på noe mistenkelig, sendt penger til feil konto eller mistet en enhet med jobbdata, meld fra til IT-avdelingen eller nærmeste leder umiddelbart. Raske varsler begrenser skaden, og feil som skjules blir nesten alltid verre.

– Digital beredskap er ikke bare et IT-ansvar. Den starter hos hver enkelt ansatt, og det er der de fleste kriser kan stoppes på et tidlig stadium. Når alle kjenner rutinene og vet hvem de skal kontakte, står virksomheten langt sterkere, sier Øyvind Lohne, markedssjef i Lime Technologies Norway.

For ledere og IT-ansvarlige er de neste stegene å kontrollere at sikkerhetskopiering skjer automatisk og lagres isolert, samt at tilgangen til systemer og filer er begrenset til det den enkelte faktisk trenger. Den som har ansvar for IT bør også teste gjenoppretting av data jevnlig, og ikke bare ta for gitt at sikkerhetskopiene fungerer.

Om Lime Technologies

Lime Technologies er et europeisk programvareselskap grunnlagt i Lund i 1990 og notert på Nasdaq Stockholm. Selskapet utvikler bransjespesifikk CRM-programvare for blant annet energi og forsyning, eiendom, grossistvirksomhet og medlemsorganisasjoner. Lime har rundt 600 ansatte, over 7 500 kunder og kontorer i seks markeder, inkludert Norge.