Så lyckas ni med styrelsemöten online

Med anledning av den pågående spridningen av coronaviruset undrar många styrelser hur styrelsemötena ska hanteras. Det är viktigt att inte styrelsearbetet blir lidande i onödan. Istället för att ställa in möten finns det goda möjligheter att hålla dem på distans. Allabrf ger er tips på hur styrelsen håller smittfria videomöten.

– Det viktigaste just nu är att försöka hejda spridningen av Covid-19. Men det betyder inte att styrelsemöten behövs ställas in. Styrelsearbetet bör inte behöva avstanna alls. Utöver mail- och telefondialog så kan styrelsen enkelt hålla möten online, menar Fredrik Johansson, affärsområdeschef på Allabrf.
– Det kan möjligtvis kännas lite ovant i början. Men när man väl vant sig så kan det t.o.m. i vissa fall bli smidigare än fysiska möten.

Här har vi sammanfattat några enkla tips för att lyckas med styrelsemöten online:

1. En enkel åtgärd är att hålla styrelsemöten på distans via videolänk. Det finns flera kostnadsfria digitala tjänster som styrelsen kan använda sig av. Google Hangouts, Skype och Microsoft Teams är tre klassiska verktyg för möten online. Dessa är kostnadsfria och erbjuder gruppkommunikation via chatt, videosamtal och/eller röstsamtal. Inga förkunskaper krävs.
2. Förbered en tydlig agenda inför styrelsemötet. Som alla andra styrelsemöten är en tydlig agenda minst lika viktig när det sker online, om inte viktigare. Skicka ut en agenda innan mötet börjar och informera om syftet och tidsram för att undvika att ert samtal svävar iväg eller drar ut på tiden.
3. Be alla som inte pratar stänga av sina mikrofoner. När flera sitter i ett videosamtal kan minsta lilla ljud bli ett störningsmoment och det är även lätt hänt att vi pratar i munnen på varandra.
4. Se till så att alla blir hörda. Vi är alla olika bekväma med att ha videomöten. För att undvika att någon känner sig exkluderad bör den som håller i mötet gå laget runt så alla deltagare får säga sin åsikt.
5. Avaktivera video vid behov. När möten sker med många deltagare samtidigt kan video ibland bli påfrestande för internetuppkopplingen. I dessa sammanhang kan det vara enklare att avaktivera video och bara hålla mötet via tal.
6. Testa tekniken innan. Den ledamot som är osäker på hur programmet fungerar bör testa funktionen innan mötet, för att undvika trassel vid själva mötestillfället. I de flesta fall är det väldigt enkelt att komma igång.
7. Presentation via skärmdelning. Många videosamtalstjänster erbjuder möjligheten att ”presentera”, d.v.s. dela ut sin skärmvy. Det innebär att en ledamot exempelvis kan visa upp offerter för övriga styrelsen direkt på skärmen.
8. Juridiskt korrekt tillvägagångssätt. När styrelsemöten och styrelsebeslut fattas på distans är det viktigt att fastställa att hela styrelsen har fått underlag och att alla har teknisk möjlighet att delta. Styrelsen ska även vara beslutsför och upprätta protokoll som sedan undertecknas av åtminstone en protokollförare, ordförande och ytterligare en ledamot.